1 對外貿(mào)易和商務英語函電概述

　　1.1 對外貿(mào)易

　　對外貿(mào)易是一個國家或者地區(qū)看待它與其他國家和地區(qū)的貿(mào)易活動，主要是商品、勞務和技術的交換活動。對外貿(mào)易不但可以把發(fā)達國家互相聯(lián)系起來，也可以把生產(chǎn)發(fā)展水平低的國家以及地區(qū)加入到交換領域，使這些國家和民族的勞動產(chǎn)品日益具有商品以及交換價值的性質(zhì)，帶動他們的發(fā)展。進行對外貿(mào)易活動就可以參與國際分工，節(jié)約社會勞動，使各國的資源得到最充分的利用，加速社會擴大再生產(chǎn)，保證社會再生產(chǎn)順利進行。按照貨物移動方向可以分為進口貿(mào)易、出口貿(mào)易、凈出口與凈進口貿(mào)易等;按照運輸方式可以分為陸運貿(mào)易、空運貿(mào)易、海運貿(mào)易等;按照交易對象可以分為直接貿(mào)易、間接貿(mào)易與轉(zhuǎn)口貿(mào)易。

　　1.2 商務英語函電

　　商務英語函電是對外貿(mào)易中交流的主要途徑之一。是以英語為載體而進行的函電往來，主要應用電報、電傳、信函、傳真、電子郵件等通訊方式。它是函電發(fā)出者編碼和接受者解碼的過程。只要能順利編碼和解碼，函電交際過程就可以順利進行。商務英語函電包括：商洽函、詢問函、答復函、請求函、告知函、聯(lián)系函。它是公司之間聯(lián)系顧客的工具，在對外貿(mào)易中發(fā)揮著溝通買賣雙方的媒介作用;它涉及的業(yè)務包括建立業(yè)務關系、詢盤、發(fā)盤、還盤、接受、執(zhí)行訂單、裝運、保險、付款、索賠等。商務函電的公函，其寫作格式有多種風格，有專業(yè)式、簡潔式和莊重式。格式自由化主要體現(xiàn)在信頭、呼語和信內(nèi)地址等方面。貿(mào)易雙方業(yè)務聯(lián)系越來越多，彼此間的了解與溝通日益深入，這也是函電存在的原因。

　　2 英語函電在對外貿(mào)易中作用

　　隨著信息技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，人類社會進入了信息社會，很大程度上傳真、互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等更為迅速、方便、經(jīng)濟的通信手段代替了傳統(tǒng)的信函通信手段。商務函電以其體貼、完整、具體、簡潔、準確、清楚、禮貌的特性，在對外貿(mào)易中發(fā)揮著重要的作用，目的是索取傳遞信息，進行有效的交流、處理商務交流中有關事宜，維持良好的業(yè)務關系和進行正常的商務往來。具有效率高、經(jīng)濟性與簡潔性的特點。國際貿(mào)易的操作中，所有函電都有重要的法律依據(jù)。當產(chǎn)生貿(mào)易糾紛時，商務函電可能左右糾紛解決的結果。國際貿(mào)易越來越依賴于單據(jù)交換的過程，商務函電的中心化作用也日漸明顯。筆者經(jīng)過探究總結，提出了商務函電在對外貿(mào)易中的作用：

　　2.1 提高對外貿(mào)易的工作效率、降低成本

　　傳統(tǒng)對外貿(mào)易的通訊方式中，傳統(tǒng)的信函和電報都是以紙文件傳送信息，這樣就造成了有大量相關資料和單據(jù)需要整理，分類和存檔的繁瑣過程。等待客戶回復的時間漫長，這樣使得工作效率非常低，耗時耗力�，F(xiàn)代商務函電的使用，使紙文件逐漸減少，工作量變小，工作變得比較簡單，相關的信息可以通過商務函電快速地傳送給客戶或合作伙伴;同時為企業(yè)降低了成本，尤其在外貿(mào)企業(yè)不斷發(fā)展壯大的當今社會，企業(yè)管理成本降低的幅度就愈加明顯。

　　2.2 為企業(yè)挖掘更多新客戶，加深彼此之間的聯(lián)系

　　商務英語函電的出現(xiàn)和快速發(fā)展，使國際通訊方式更加便捷。許多外貿(mào)企業(yè)可以通過網(wǎng)絡信息或者經(jīng)過他人介紹后得到潛在客戶的聯(lián)系方式，然后就可以使用方便可靠的現(xiàn)代商務英語函電使他們在短短幾分鐘內(nèi)與客戶取得聯(lián)系。在經(jīng)過詢問和相互交流后，就可以與客戶建立長期的合作關系。這樣企業(yè)的客戶會越來越多，業(yè)務量當然也會隨之有很大的提高，企業(yè)就會一步步發(fā)展壯大。建立客戶群以后，平時與客戶的聯(lián)系也會相當簡單，可以隨時了解客戶的需要，解決客戶提出的問題并加深了解。例如，當外貿(mào)企業(yè)業(yè)務員在執(zhí)行合同時，出現(xiàn)任何問題或困難可立即與客戶取得聯(lián)系，并通過商議得到解決途徑使合同得以順利履行;另一方面，常與客戶保持聯(lián)系了解近況、加深感情，為以后能方便順利的合作打下了堅實的基礎。

　　2.3 促進對外貿(mào)易經(jīng)濟的增長

　　近年來，電話和傳真為跨國界的貿(mào)易伙伴提供了快捷的通信。有很多實例說明了這點，而電子郵件、MSN、Skype、黑莓這些先進的全球聊天通話網(wǎng)絡通過信息交換平臺，進一步促進對外貿(mào)易的發(fā)展。有這些快捷的全球通訊方式做后盾，使許多中、小型企業(yè)紛紛進攻國外市場，這樣做來擴大貿(mào)易范圍、規(guī)模從而尋找新的貿(mào)易發(fā)展機會，帶動了我國進出口貿(mào)易的發(fā)展，推動我國的經(jīng)濟發(fā)展，為我國發(fā)展做出了貢獻。

　　2.4 實現(xiàn)貿(mào)易的全球化

　　傳統(tǒng)的貿(mào)易通訊方式是個比較繁瑣的過程，有時還需要貿(mào)易雙方反復進行多次的面對面的洽談和信息交流，而對外貿(mào)易的進行很大程度上受到貿(mào)易雙方地理位置等客觀條件的限制。由于受到空間和時間的限制，貿(mào)易活動過程顯得尤其復雜，而且成本費用很高，速度也很緩慢，安全問題也不能保障，數(shù)據(jù)很容易丟失或者毀壞。現(xiàn)代商務英語函電的迅速發(fā)展，為企業(yè)提供了進入國際市場的快捷通訊工具。外貿(mào)企業(yè)從此沒有了時間和空間等因素的限制，企業(yè)的業(yè)務就可以在全球的范圍內(nèi)進行，尋找貿(mào)易合作伙伴和開展新的業(yè)務，并且可以隨時與客戶進行交流信息意見，就不會出現(xiàn)貿(mào)易雙方洽談和信息交流上的不便。哪里的客戶都是一樣便捷，貿(mào)易全球化勢在必行。