歸檔文件整理的組織工作要求探析
[摘 要]歸檔文件整理工作涉及到機(jī)關(guān)形成文件的各個(gè)部門(mén)，因此這項(xiàng)工作必須進(jìn)行周密的組織和有效的監(jiān)督，以保證這項(xiàng)工作能夠高質(zhì)高效地完成。
[關(guān)鍵詞]歸檔文件;組織工作;整理
一、確定整理環(huán)節(jié)
要根據(jù)本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，以最大限度地保證歸檔文件的齊全完整，便于及時(shí)整理和利用，保證整理質(zhì)量，節(jié)省人力、時(shí)間，提高工作效率為前提。
(一)文書(shū)處理部門(mén)立卷制度
文書(shū)部門(mén)立卷制度是我國(guó)機(jī)關(guān)文書(shū)工作中實(shí)行的一項(xiàng)基本制度。所謂“文書(shū)部門(mén)立卷”是與機(jī)關(guān)檔案室直接擔(dān)負(fù)立卷工作任務(wù)相對(duì)而言的。“文書(shū)部門(mén)”有時(shí)也稱(chēng)“文書(shū)處理部門(mén)”，是一個(gè)比較籠統(tǒng)的概念，實(shí)際上，機(jī)關(guān)中的歸檔文件整理工作是由機(jī)關(guān)、部門(mén)內(nèi)從事文書(shū)處理工作的人員具體承擔(dān)的。因此，我們所說(shuō)的文書(shū)部門(mén)在實(shí)際工作中有可能是一個(gè)專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)，也有可能是某些文書(shū)、業(yè)務(wù)工作人員。
1、檔案室整理的弊端
由檔案室整理歸檔文件會(huì)產(chǎn)生以下弊端：由檔案室整理該歸檔的文件，整理工作幾乎成了檔案室的全部工作。盡管檔案人員花費(fèi)了大量的精力，但由于他們不熟悉、不了解檔案業(yè)務(wù)工作和文件處理過(guò)程，不掌握文件之間的聯(lián)系，因此立卷的工作難度大、案卷質(zhì)量也難以保證。同時(shí)，文件由業(yè)務(wù)部門(mén)隨辦隨歸檔是不可能的，這勢(shì)必造成文件的散失，歸檔文件不能保證齊全完整、另外，當(dāng)年形成的文件要經(jīng)常使用，如果辦完后就歸檔，每次需要時(shí)要到檔案室查閱，這就給文件的利用者帶來(lái)不便。所以往往有些人為了使用方便，到年終才將文件清理上交。這樣就加大了檔案室年終接收歸檔文件和分類(lèi)歸卷的工作量。同時(shí)文件存在個(gè)人手里，極易丟失，他人又無(wú)法利用。
2、文書(shū)部門(mén)整理的優(yōu)點(diǎn)
(1)可以充分發(fā)揮文書(shū)部門(mén)熟悉本機(jī)關(guān)、業(yè)務(wù)工作情況，了解文書(shū)處理過(guò)程的長(zhǎng)處，提高整理的質(zhì)量和工作的效率。(2)文件在本部門(mén)隨時(shí)歸卷、可以防止文件散失，有利于文件的安全保管，有利于歸檔文件材料的齊全、完整和保密。(3)文件部門(mén)暫存當(dāng)年文件，方便了本部門(mén)工作人員對(duì)文件的查閱，也便于平時(shí)文件的收集。(4)有利于檔案室工作的全面開(kāi)展。
(二)整理環(huán)節(jié)的選擇
1、集中式
即將歸檔文件整理工作集中在綜合部門(mén)或檔案部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行：這種形式一般適用于小機(jī)關(guān)和基層單位;小機(jī)關(guān)因內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和層次少，辦公地點(diǎn)集中，文件形成數(shù)量不多，工作人員少，文件處理和檔案工作都集中在綜合部門(mén)(辦公室，秘書(shū)處、科)，有的往往由同一人承擔(dān)。這種機(jī)關(guān)的歸檔文件整理工作自然集中在綜合部門(mén)或檔案部門(mén)，各部門(mén)辦理完畢的文件材料定期或不定期交由綜合部門(mén)的文書(shū)或檔案人員統(tǒng)一整理。
2、分散式
即將整理工作分散在形成歸檔文件的各部門(mén)進(jìn)行。此種形式一般適用于大中型機(jī)關(guān)和單位。這些機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)有二三層機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)分工明確，文件形成量也較大，而且各部門(mén)往往沒(méi)有收發(fā)或秘書(shū)人員，可以承擔(dān)起歸檔文件整理工作。采用分散式整理工作的優(yōu)點(diǎn)是：
(1)可以充分發(fā)揮各部門(mén)內(nèi)收發(fā)或承辦人員熟悉本部門(mén)業(yè)務(wù)工作、了解文件處理情況的長(zhǎng)處，提高整理工作質(zhì)量和效率。(2)歸檔文件在本部門(mén)可以隨時(shí)辦理完畢隨時(shí)整理，既可以防止文件散失，又可以減輕年終集中整理的壓力;(3)集中歸檔之前，由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)暫存當(dāng)年形成的文件，方便部門(mén)內(nèi)查閱利用;(4)檔案部門(mén)可以有更多的時(shí)間進(jìn)行編錄、提供利用等工作，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作的全面開(kāi)展。
歸檔文件整理工作采用分散式組織形式時(shí)，應(yīng)特別注意明確綜合性會(huì)議文件和跨部門(mén)聯(lián)合承辦的文件由誰(shuí)負(fù)責(zé)整理。
3、集中與分散結(jié)合式
即將整理工作一部分集中在綜合部門(mén)或檔案部門(mén)，一部分分散在業(yè)務(wù)部門(mén)。此種形式一般適用于中型機(jī)關(guān)和單位。這樣的單位有一定的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，形成的文件較多，文件處理及檔案人員多為兼職人員。具體做法是：行政、綜合性的文件集中在辦公室或秘書(shū)部門(mén)，年終在檔案室的協(xié)助下，進(jìn)行整理編目：對(duì)一些業(yè)務(wù)件比較特殊的部門(mén)，如紀(jì)檢、人事、信訪(fǎng)、會(huì)計(jì)等形成專(zhuān)門(mén)檔案的部門(mén)，由其自行整理，向檔案室歸擋。
二、重視平時(shí)積累
(一)嚴(yán)格登記
收發(fā)文件的登記是文件來(lái)往的必經(jīng)關(guān)口。因此，把好這一關(guān)，就能保證機(jī)關(guān)單位主要文件的齊全完整。通過(guò)登記，對(duì)來(lái)往于機(jī)關(guān)內(nèi)部文件、會(huì)議文件等均逐件登記建賬，可以做到“家底清楚”、有據(jù)可查，是保證機(jī)關(guān)單位文件齊全完整的一項(xiàng)重要措施。登記時(shí)，不僅要對(duì)通過(guò)正常渠道傳送的文件逐件登記，而且要對(duì)外出開(kāi)會(huì)、檢查工作等有關(guān)人員帶回本單位的文件材料也要認(rèn)真登記，以使“賬外文件”也能及時(shí)收回，免出漏洞。
(二)及時(shí)收集
及時(shí)收集是確保歸檔文件齊全完整的關(guān)鍵。收集工作不要等到年底要整理了才進(jìn)行，而應(yīng)區(qū)分不同情況，明確歸檔時(shí)限。因?yàn)橛行┪募牧显谵k文部門(mén)中留存時(shí)間太長(zhǎng)，遇上機(jī)構(gòu)變化、人事變動(dòng)、工作調(diào)整時(shí)，很容易散失，造成歸檔文件不齊全、不完整。對(duì)辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，應(yīng)做到辦完―件收集―件;也可以采取定期清理的辦法，按月或按季度進(jìn)行;此外還可進(jìn)行一些臨時(shí)性的收集工作，如與保密檢查、節(jié)日清點(diǎn)文件以及人員、機(jī)構(gòu)變動(dòng)等相結(jié)合;對(duì)于一些臨時(shí)性的大型活動(dòng)，特則是跨部門(mén)舉辦的會(huì)議、展覽等，在活動(dòng)結(jié)束時(shí)，應(yīng)將歸檔的文件及時(shí)收集起來(lái)：
(三)嚴(yán)格檢查
對(duì)收集來(lái)的各種文件材料，應(yīng)針對(duì)以下各方面情況進(jìn)行撿查。首先，同一事因的文件是否辦理完畢，包括每份文件是否已完成公文處理的每個(gè)程序，是否是生效文件。其次，文件材料是否齊全完整。同一事由的文件是否收集在一起，包括機(jī)關(guān)內(nèi)部所有機(jī)構(gòu)的文件種類(lèi)、類(lèi)型是否齊全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齊全完整。再次，這些文件材料的字跡、用紙是否符合歸檔要求。
(四)隨辦隨歸
這里的“辦”是指辦理完畢，“歸”是指整理后歸入檔案盒。收集來(lái)的文件材料經(jīng)過(guò)檢查后，應(yīng)按照整理工作的具體要求，或進(jìn)行完整的整理工作，或進(jìn)行裝訂、蓋章等前期基礎(chǔ)性工作，使收集來(lái)的零散文件系統(tǒng)化，以便于日常工作的查閱，并為年終整理歸檔打下基礎(chǔ)�？梢允孪雀鶕�(jù)機(jī)關(guān)檔案部門(mén)統(tǒng)一的分類(lèi)方案，準(zhǔn)備好不同檔案盒，分別存放已辦理完畢但未整理的文件。
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