排版是讓許多人頭疼的問題，尤其是論文需要多次修改時更加令人頭疼。本文將給你提供一些用Microsoft Word 2003進行論文排版的技巧，使你的論文排版更加方便和輕松，以便把更多的精力放在論文的內(nèi)容上而不是文字的編排上。這些技巧不只在論文寫作中可以使用，在寫其他文檔時也可以使用。本文將分五個專題來講解論文排版過程中共存問題的解決方法，第六部分是一些小技巧。

　　一.圖表和公式的自動編號

　　二.制表位的使用

　　三.目錄的制作4

　　四.參考文獻的編號和引用5

　　五.頁眉頁腳的制作6

　　六.其他技巧：分頁符(Ctrl+ Enter)換行符(Shift+Enter)雙擊圖標居中和右對齊

　　一、圖表和公式的自動編號

　　在論文中，圖表和公式要求按在章節(jié)中出現(xiàn)的順序分章編號，例如圖1-1，表2-1，公式3-4等。在插入或刪除圖、表、公式時編號的維護就成為一個大問題，比如若在第二章的第一張圖(圖2-1)前插入一張圖，則原來的圖2-1變?yōu)?-2，2-2變?yōu)?-3，…，更糟糕的是，文檔中還有很多對這些編號的引用，比如“流程圖見圖2-1”。如果圖很多，引用也很多，想象一下，手工修改這些編號是一件多么費勁的事情，而且還容易遺漏!表格和公式存在同樣的問題。

　　能不能讓Word對圖表公式自動編號，在編號改變時自動更新文檔中的相應引用?答案是肯定的!下面以圖的編號為例說明具體的作法。

　　自動編號可以通過Word的“題注”功能來實現(xiàn)。按論文格式要求，第一章的圖編號格式為“圖1-×”。將圖插入文檔中后，選中新插入的圖，在“插入”菜單選“題注”，新建一個標簽“圖1-”，編號格式為阿拉伯數(shù)字(如果不是點擊“編號”修改)，位置為所選項目下方，單擊“確定”后Word就插入了一個文本框在圖的下方，并插入標簽文字和序號，此時可以在序號后鍵入說明，比如“形態(tài)學膨脹運算示例”，還可以移動文本框的位置，改動文字的對齊方式等。再次插入圖時題注的添加方法相同，不同的是不用新建標簽了，直接選擇就可以了。Word會自動按圖在文檔中出現(xiàn)的順序進行編號。

　　在文檔中引用這些編號時，比如“如圖1-1所示”，分兩步做。插入題注之后，選中題注中的文字“圖1-1”，在“插入”菜單選“書簽”，鍵入書簽名，點“添加”。這樣就把題注文字“圖1-1”做成了一個書簽。在需要引用它的地方，將光標放在插入的地方(上例中是“如”字的后面)，在“插入”菜單選“交叉引用”，彈出對話框中引用類型選“書簽”，“引用內(nèi)容”為“書簽文字”，選擇剛才鍵入的書簽名后點“插入”，Word就將文字“圖1-1”插入到光標所在的地方。在其他地方需要再次引用時直接插入相應書簽的交叉引用就可以了，不用再做書簽。

　　至此我們就實現(xiàn)了圖的編號的自動維護，當在第一張圖前再插入一張圖后，Word會自動把第一張圖的題注“圖1-1”改為“圖1-2”，文檔中的“圖1-1”也會自動變?yōu)?ldquo;圖1-2”。

　　表格編號的作法與圖相同，唯一不同的是表格的題注在表格上方，且要求左對齊。公式的編號略有不同，插入公式后，將公式單獨放在一個段落，版式為“嵌入式”(Word默認)，光標放在公式之后，不要(注意是“不要”)選中公式，在“插入”菜單選“題注”，由于沒有選中項目，所以“位置”一項為灰色，新建標簽“公式1-”，點擊“插入”，Word就將標簽文字和自動產(chǎn)生的序號插入到光標所在位置。在文檔中引用公式編號的方法與圖相同，此處不在贅述。公式的編號要求在右邊行末，具體的方法在“制表位的使用”一節(jié)詳細說明。

　　這里順便說一下，交叉引用、書簽和題注都是Word的域。域是文檔中可能發(fā)生變化的內(nèi)容，Word使用域來進行文檔自動化。多個域的聯(lián)合使用可以實現(xiàn)更復雜的功能，各個域的具體使用方法請參考Word的幫助。

　　注：

　　題注中新建標簽時，Word會自動在標簽文字和序號之間加一個空格，看起來不那么舒服，可以在插入題注后將空格刪除，然后再將文字做成書簽。

　　書簽名最好用圖(表、公式)的說明文字，盡量做到見名知“圖”。²

　　圖(表、公式)的編號改變時，文檔中的引用有時不會自動更新，可以鼠標右擊引用文字，在彈出的菜單中選“更新域”。關(guān)閉文檔再打開Word會更新所有的域。

　　二、制表位的使用

　　制表位是指水平標尺上的位置，它指定了文字縮進的距離或一欄文字開始的位置，使用戶能夠向左、向右或居中對齊文本行;或者將文本與小數(shù)字符或豎線字符對齊。用戶可以在制表符前自動插入特定字符，如句號或劃線等。默認情況下，按一次Tab鍵，Word將在文檔中插入一個制表符，其間隔為0.74厘米。

　　制表位的類型包括：左對齊，居中對齊，右對齊，小數(shù)點對齊和豎線對齊等，這些制表位的使用方法大致相同，這里僅根據(jù)論文中公式排版的要求和目錄的制作為例說明制表位的使用方法和效果，更詳細的說明請參閱Word的幫助文檔。

　　論文里的公式要求單獨放在一個段落，公式居中;按章節(jié)進行編號，編號用小括號括起來放在右邊行末。首先輸入公式和編號，公式的版式選擇“嵌入式”，編號用小括號括起來。然后把光標放在公式所在的段落里，點擊頁面左上角的制表位圖標，切換到居中制表位，用鼠標在水平標尺上大約中間的位置點一下，這樣就放置了一個居中制表位在點擊的地方，如果位置不合適還可以用鼠標拖動進行調(diào)節(jié)。再把左上角的制表位圖標切換到右對齊制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一個右對齊制表位在行末。

　　設(shè)置好制表位后，把光標放在公式的前面，按一下Tab鍵，這樣就在公式的前面插入了一個制表符，此時公式以居中制表位為中心居中對齊，再把光標移到公式和左括號之間，再按Tab鍵插入一個制表符，編號就跑到行末了。

　　用制表位的方法來處理公式的排版，很簡單也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到中間，編號推到行末。還有一個好處，若公式或編號的長度發(fā)生變化時，Word會自動調(diào)節(jié)以使公式始終在頁面的中間，編號始終在行末，不會因為公式或編號變長而換行。更簡單的作法是把公式段落的設(shè)置保存為樣式，所有的公式段落應用此樣式，即簡單又方便，而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。手工設(shè)置制表位，你能保證每次居中制表位的位置都一樣嗎?!

　　涉及到制表位還有一個概念：前導符。前導符是填充制表符所產(chǎn)生的空位的符號，一般有實線、虛線、點劃線等，在目錄中經(jīng)常見到(就是標題和頁碼之間的圓點)。制作目錄時，敲入標題和頁碼后，在行末設(shè)置一個右對齊制表位。點擊“格式|制表位”，制表位對話框顯示了光標所在段落的制表位信息。選擇右對齊制表位，前導符選擇圓點(Word默認無前導符)，確定后在標題和頁碼之間插入一個制表符，可以看到頁碼跑到行末了，而且頁碼和標題之間用圓點進行了填充。當頁碼或標題長度變化時，Word會自動增加或刪除圓點。這里用目錄做例子只是想說明前導符的使用方法，其實制作目錄還有更好的方法，下文詳述。

　　注：

　　1)按一次Tab鍵插入的是一個制表符，因此不要在文檔中用制表符代替空格來產(chǎn)生空白間隔。不然若把這段文字粘貼到其他存在不同制表位的段落，或文檔的制表符默認設(shè)置變化時，版面就會混亂。

　　2)有時候按Tab鍵后Word會產(chǎn)生一個灰色箭頭，這實際上是Word的制表符格式標記，格式標記還有段落標記(拐彎的箭頭)、空格(灰色圓點)等。這些格式標記在打印文檔時是不會打印出來的，格式標記是否顯示以及顯示哪些可以在“工具|選項”的“視圖”選項卡里進行設(shè)置。