淺究縣級事業(yè)單位檔案管理工作的常態(tài)問題與對策
進行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。
摘要：做好檔案工作是深化事業(yè)單位改革的一個重要保障。但是，縣級事業(yè)單位的檔案管理還存在著認識不足、基礎工作薄弱、管理設施老化和人員素質(zhì)低等問題，文章針對這些問題，提出了創(chuàng)新改革的思路。
關鍵詞：縣級事業(yè)單位;問題;對策;檔案管理
檔案是事業(yè)單位重要的信息資源，它在事業(yè)單位的發(fā)展中起著查考利用、歷史憑證、科學研究和服務社會等重要作用。作為事業(yè)單位的檔案部門和檔案工作者，必須認真學習貫徹十八大精神，圍繞地方經(jīng)濟社會發(fā)展戰(zhàn)略，解放思想，實事求是，最大限度地激發(fā)創(chuàng)新精神，以創(chuàng)新來驅(qū)動檔案工作的改革。在深化改革的進程中，通過做實基礎工作，打造管理網(wǎng)絡化和存儲數(shù)字化，提升管理水平。通過編寫發(fā)展史、大事記匯編、組織沿革等方法，開發(fā)利用檔案的信息資源來服務社會，在服務社會中提升自我價值，實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的科學發(fā)展。
一、檔案管理概述
(1)檔案管理的概念。檔案是機關、企業(yè)、社會組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、聲音、圖像及其它載體的有關文件。檔案管理就是建立檔案實體秩序，使保存的檔案材料實現(xiàn)條理化、有序化的基礎工作。檔案管理工作從微觀的角度看包括收集、整理、統(tǒng)計、保管、鑒定、檢索、編研、提供利用八個部分。從宏觀的角度看有檔案室工作、檔案館工作、檔案教育科研等。
(2)檔案管理應遵循的原理。1.系統(tǒng)原理。系統(tǒng)原理是現(xiàn)代管理科學的一個最基本的原理。檔案管理要遵循的系統(tǒng)原理是指檔案管理工作中，運用系統(tǒng)的觀點、理論和方法對檔案管理活動進行充分的系統(tǒng)分析，以達到檔案管理的優(yōu)化目標，即從系統(tǒng)論的角度來認識和處理檔案管理中出現(xiàn)的問題。事實上，檔案管理的工作對象就是一系列的檔案，對檔案進行管理需要一套系統(tǒng)的方式與原則。只有加強對檔案的系統(tǒng)管理，對檔案信息資源進行大力的開發(fā)，才能夠節(jié)省相應的人力與物力，從而獲得更大的社會效益與經(jīng)濟效益。2.整分合原理。檔案管理整分合原理就是在整體中合理安排檔案管理的八個部分工作，從而在分工上進行綜合利用。使每部分依照自身的責任，制定具體的工作目標，發(fā)揮自身的職能和優(yōu)點，實施計劃和提升工作效率。3.反饋原理。檔案管理反饋原理是指檔案信息輸出時實現(xiàn)的經(jīng)濟效益、社會效益以及存在的問題的反饋與改進。檔案信息在被社會和事業(yè)單位自身利用的同時，也承受著檢驗。檔案管理部門要及時收集檔案使用過程中存在的缺陷反饋意見，及時對檔案管理進行完善與糾正。
二、事業(yè)單位檔案管理的常態(tài)問題分析
(1)對檔案工作的重視程度不夠。從檔案工作的性質(zhì)來說，它是二線甚至三線的工作。一些事業(yè)單位的領導并不把這項工作放在重要議事列程。有的領導說起來重要，做起來想不到，忙起來干脆忘掉。也有個別領導連說起來也不重要。領導不重視又怎么能調(diào)動檔案管理員的工作積極性和創(chuàng)造性呢?難怪有些檔案管理工作人員自己也認為是在做單位的輔助工作，只需簡單重復地做，不需求創(chuàng)新和研究。
(2)檔案管理基礎工作問題多。1.檔案管理標準化有待提高。有些事業(yè)單位檔案管理不夠標準化，沒有形成統(tǒng)一的質(zhì)量標準要求，存在檔案缺失，特別是有些中層部門，他們平時忙于工作，不注重積累資料，到收集檔案材料時，他們就隨意拿一些材料應付，使得好些能反映主題的核心材料丟失;有的檔案員沒有經(jīng)系統(tǒng)培訓，對材料的分類不明確，造成卷宗混亂、檔號無序等管理不規(guī)范問題。筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，縣級許多事業(yè)單位存在檔案案卷標題不規(guī)范，標題缺少基本要素、有標題但不能反映主題內(nèi)容、沒有案卷標題等問題。還有的事業(yè)單位檔案組卷有的按職能部門組卷，有的按時間組卷，也有的按照管轄權限組卷等，真是五花八門。2.檔案管理制度不完善。有些事業(yè)單位在檔案收集、鑒別與歸檔、整理、檢查、查找、保密、轉(zhuǎn)遞等方面的制度建設不夠完善。如《綜合檔案室工作職責》《檔案人員工作職責》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案室管理制度》等不健全;有的單位就是有幾項制度也是寫在紙上，掛在墻上，形同虛設，從來也沒有真正落實，更沒有建立起嚴格的責任追究和獎懲機制。這一切直接影響到檔案管理“質(zhì)”的提升。
(3)檔案室現(xiàn)代化設施缺乏。檔案管理現(xiàn)代化就是指管理者堅持現(xiàn)代管理理念，采取現(xiàn)代管理方式與方法，利用先進的科學設備與技術，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、智能化和系統(tǒng)化。但是，筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，縣級事業(yè)單位檔案室的現(xiàn)代化管理設施相對落后。例如，數(shù)字檔案系統(tǒng)是檔案管理發(fā)展的趨勢，它是利用數(shù)字化手段，對檔案信息進行數(shù)字化收集和管理，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享的數(shù)字信息系統(tǒng)。但是，縣級事業(yè)單位有些沒有建立數(shù)字檔案系統(tǒng)。有的單位甚至連符合要求的檔案專門庫房、檔案箱、固定檔案架、活動式密集架、檔案柜等都沒有。
(4)高層次檔案管理人才缺乏。筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，縣級事業(yè)單位的檔案管理隊伍雖然比較穩(wěn)定，但是，許多從事檔案管理工作的人員年齡偏大，文化程度不高，特別是信息化水平比較低，有些還是被照顧的職工“家屬”。他們不同程度地存在著思想觀念落后、創(chuàng)新能力不強的問題。縣級事業(yè)單位檔案管理更是缺乏具有專業(yè)學歷的、專業(yè)職稱的高層次人才。另外，從事檔案工作的人員少、不專業(yè)、事情雜，整天忙于簡單的瑣碎的工作之中。缺乏培訓與再學習的機會，業(yè)務水平提高受限。
三、加強事業(yè)單位檔案管理的對策
(1)積極推進檔案工作創(chuàng)新。事業(yè)單位從領導到職工都要認真學習十八大精神，堅持創(chuàng)新驅(qū)動，把改革創(chuàng)新作為檔案事業(yè)科學發(fā)展的強大引擎。堅持解放思想、實事求是、與時俱進，積極推進檔案工作改革，不斷為檔案工作注入新的活力與動力。深入研究檔案工作發(fā)展新趨勢，認真總結檔案工作新經(jīng)驗，準確把握工作特點和規(guī)律。特別是充分認識服務創(chuàng)新是檔案工作的重中之重。增強主動服務意識，堅決克服重業(yè)務、輕服務的觀念，真正變關起門來管檔案為打開門來搞服務，努力使檔案工作從“三線”走向“一線”，使檔案部門由“冷部門”變?yōu)椤盁岵块T”，不斷提高檔案工作對社會經(jīng)濟發(fā)展、黨委政府和事業(yè)單位的工作大局、維護職工利益的貢獻度。在服務大局中找到自己的位置、發(fā)揮獨特的作用。積極推進檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。
(2) 做實檔案管理基礎工作。習近平總書記指出：“空談誤國，實干興邦”。我們要做實檔案管理基礎工作，從檔案管理的標準化和制度化入手，實現(xiàn)檔案全程管理的規(guī)范化。一是應用全面質(zhì)量管理思想，積極引入IS09001質(zhì)量管理體系，實現(xiàn)檔案庫、文件柜、辦公、閱覽、庫房等防火、防潮、防光、防塵管理的標準化。對檔案管理的收集、整理、保管、著錄、鑒定等各個環(huán)節(jié)按照統(tǒng)一的標準和程序開展工作。特別注意實行文檔一體化管理。通過文檔一體化管理，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)字化文書信息，使文書檔案工作中文件的收發(fā)、登記、承辦、運轉(zhuǎn)、催辦和文件的整理、收集、立卷與歸檔、統(tǒng)計、利用形成一個有序的整體。還有注意規(guī)范電子文件格式與歸檔標準，對重要電子檔案還要及時進行異質(zhì)異地備份，確保電子檔案長期保存、安全可靠、便于共享。二是科學完善各項管理制度。建立和完善檔案收集、鑒別與歸檔、整理、檢查、查找、保密、轉(zhuǎn)遞各方面的.管理制度。實現(xiàn)各環(huán)節(jié)的管理工作都有章可循。明確職責和獎罰激勵機制。三是要保證電子檔案管理的安全性。通過電子檔案管理的專一性和開啟防火墻模式來提高存儲設備的安全性能。定期對電子檔案進行護理和及時升級，保持存儲設備的穩(wěn)定性。同時，做好檔案信息的更新備份工作，避免發(fā)生檔案丟失不能找回，電子信息再輸送時發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應用的安全性。
(3)實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。隨著信息技術發(fā)展的日新月異，檔案工作迎來了管理網(wǎng)絡化和存儲數(shù)字化的時代。因此，檔案管理必須加大投入，提升硬件，全面革新技術手段，實施數(shù)字化帶動戰(zhàn)略，加快推進檔案存儲數(shù)字化步伐和檔案信息的網(wǎng)絡化步伐，形成一條“信息高速公路”，實現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的跨越。事實上，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，不僅是個技術問題，而且是個戰(zhàn)略問題，關系檔案事業(yè)的長遠發(fā)展，各級事業(yè)單位的領導必須高度重視、花大力氣推進。
(4)打造檔案工作人才隊伍。檔案管理專業(yè)性強、責任性重。要求管理人員既要有高度的工作責任感，懂政策懂法律，又要有扎實的檔案管理專業(yè)知識與基本技能。因此，事業(yè)單位要加強組織學習培訓工作，提高檔案管理員的業(yè)務技能。通過邀請專家講座，走出去與互相交流等方法，提高檔案管理人員對工作重要性的認識。學習現(xiàn)代化管理知識與技能。學懂弄透檔案管理的有關法律規(guī)定、文件制度，比如學習中組部印發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《干部人事檔案工作條例》和《干部人事檔案目標管理考評標準》等規(guī)范性文件。
除此以外，縣級各事業(yè)單位管理機構中，多種檔案信息資源都存在著一定的邏輯關系。因此，我們還要規(guī)范全縣的檔案管理機制，統(tǒng)一管理標準。確保檔案信息網(wǎng)絡的暢通，資源實現(xiàn)共享。
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