HR你真的懂得溝通交流嗎
在如今的時(shí)代，無(wú)論什么公司，都離不開(kāi)員工的交流。而作為HR，你的交流渠道更加重要。
無(wú)論規(guī)模大小、發(fā)展階段，國(guó)內(nèi)不少企業(yè)，在下列問(wèn)題上表現(xiàn)出驚人的一致：內(nèi)部溝通機(jī)制雖，但卻并不健全，溝通渠道雖具備，但卻并不全面，結(jié)果，造成這些企業(yè)的管理層無(wú)法在第一時(shí)間內(nèi)聽(tīng)到來(lái)自底層的聲音。
究其原因，通常有兩種：
第一，溝通渠道太簡(jiǎn)單，員工即使有意見(jiàn)，也無(wú)法及時(shí)表達(dá)，就算表達(dá)出來(lái)，也無(wú)法傳遞到管理層;
第二，正因?yàn)闇贤ㄇ捞�，員工認(rèn)為根本就沒(méi)有必要從正式的渠道上提出，因?yàn)?ldquo;管理層本來(lái)就不會(huì)認(rèn)真對(duì)待”，還有可能帶來(lái)更壞的后果。這樣，企業(yè)人力資源管理工作中本應(yīng)具備的溝通任務(wù)，就成了“走走過(guò)場(chǎng)”，原本存在的問(wèn)題不僅沒(méi)有得到及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，反而因?yàn)槿辗e月累導(dǎo)致大量人才的流失。
這一局面的形成固然有其長(zhǎng)遠(yuǎn)背景原因，但如果HR能夠通過(guò)合理渠道，了解企業(yè)員工真實(shí)想法，及時(shí)對(duì)之進(jìn)行相應(yīng)協(xié)調(diào)和調(diào)整，就能夠最大限度地避免并不必要的員工流失。
想要建立企業(yè)內(nèi)部全面、完整、有效的溝通渠道，要從以下方面入手：
第一，建立多方位的溝通機(jī)制
幾乎每個(gè)企業(yè)在其發(fā)展和壯大的過(guò)程中，都會(huì)出現(xiàn)溝通渠道不通暢的情況。一般而言，當(dāng)企業(yè)機(jī)構(gòu)越來(lái)越復(fù)雜，管理層次越來(lái)越多，人事管理的職能就會(huì)模糊化，溝通效果就會(huì)變差。同時(shí)，由于溝通渠道的欠缺，當(dāng)高層指令還沒(méi)有傳導(dǎo)到執(zhí)行層的時(shí)候，就已經(jīng)變形走樣，而底層員工的建議和意見(jiàn)也無(wú)法傳遞到高層，即使傳到部門(mén)經(jīng)理層次，其真正意義和作用也已經(jīng)所剩無(wú)幾。
因此，HR所應(yīng)該建立的全方位溝通機(jī)制，必須摒棄那種單向溝通模式的習(xí)慣，不能將溝通渠道看做是“下命令”的方式，更不能只是由上司向下屬發(fā)布命令、HR向各個(gè)部門(mén)要數(shù)據(jù)要資料，但員工的反饋和意見(jiàn)卻不需要有人傾聽(tīng)。這種思維下，溝通渠道不可能多想花，也無(wú)助于對(duì)員工進(jìn)行監(jiān)督管理。
打造全面立體的溝通渠道，HR必須要擁有多角度、雙向和多級(jí)的溝通理念，在企業(yè)內(nèi)部，讓溝通網(wǎng)絡(luò)能夠積極，覆蓋管理層和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)到普通員工、管理層和普通員工、普通員工和普通員工之間的多層次交流溝通渠道，要讓員工因?yàn)檫@種多向化的體制而認(rèn)識(shí)到，管理層愿意聆聽(tīng)他們的想法，他們所做所想的一切都會(huì)被關(guān)注，這樣，每個(gè)員工都會(huì)有參與到企業(yè)發(fā)展變化中的機(jī)會(huì)。
第二，正式溝通
正式溝通，是指在企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部，按照一定的組織原則來(lái)進(jìn)行內(nèi)部信息傳遞和交流。例如，部門(mén)和部門(mén)之間的文件來(lái)往、上下級(jí)之間的.文件傳達(dá)、會(huì)議召開(kāi)、上下級(jí)之間定期的談話(huà)等等。
采用正式溝通來(lái)搭建企業(yè)內(nèi)部主要的溝通渠道，是因?yàn)槟軌颢@得較好的溝通效果，正式溝通的形式嚴(yán)肅、具有較強(qiáng)的約束力，容易保密，也能夠讓信息溝通始終保持應(yīng)有的權(quán)威性。因此，在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行重要信息傳達(dá)、組織決策的傳遞等等，通常都應(yīng)該采取這種方式。當(dāng)然，其缺點(diǎn)在于正式溝通依靠組織系統(tǒng)的層層傳遞，因此這樣的溝通渠道比較刻板，速度也較慢。
下面是正式溝通的主要類(lèi)型：
1、縱向溝通
HR首先應(yīng)該關(guān)注的是企業(yè)中的縱向溝通，即順著企業(yè)的命令方向所進(jìn)行的向上或向下的溝通，其中，向下溝通是從企業(yè)最高管理層開(kāi)始的，通過(guò)不同的管理層次向下流動(dòng)，內(nèi)容類(lèi)型包括命令、指導(dǎo)、通知、建議、評(píng)價(jià)等等，通過(guò)這樣的溝通，能夠?qū)⑵髽I(yè)整體的目標(biāo)和相關(guān)支持信息提供給每名應(yīng)該指導(dǎo)的員工。
與此相對(duì)應(yīng)，向上溝通，是指信息從企業(yè)的執(zhí)行層向較高的管理層流動(dòng)，其內(nèi)容包括建議、解釋、報(bào)告、請(qǐng)求等等。HR要幫助企業(yè)管理層認(rèn)識(shí)到，在組織之類(lèi)，上行溝通和下行溝通也同樣重要，通過(guò)上行溝通，員工才能有機(jī)會(huì)向上級(jí)反映問(wèn)題，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者也可以因此更準(zhǔn)確地了解員工在想什么、在做什么。這樣，有效的上下行溝通才能一起形成共同發(fā)揮作用的雙向溝通渠道。
2、橫向溝通
在企業(yè)中，橫向溝通，又名為水平方向的溝通，這是指組織結(jié)構(gòu)中，處于同一層次的部門(mén)、員工之間所應(yīng)有的信息溝通。通過(guò)這樣的溝通，組織內(nèi)部的協(xié)調(diào)與合作才能擁有足夠的信息支持。
橫向溝通，能夠產(chǎn)生組織內(nèi)部不同部門(mén)、不同崗位之間應(yīng)有的信息交流共享，此外，通過(guò)橫向溝通渠道的開(kāi)辟，還能有助于對(duì)組織內(nèi)部可能的沖突隱患加以消除。
和縱向溝通相比，橫向溝通的信息交流不會(huì)過(guò)于緩慢，能夠充分減輕管理層的溝通負(fù)擔(dān)，并幫助員工提升對(duì)組織集體的感情，增加他們的忠誠(chéng)度和滿(mǎn)意度。
3、交叉溝通
除了縱向溝通和橫向溝通之外，HR還有必要在企業(yè)內(nèi)部建立交叉的溝通渠道，交叉溝通，即在位于不同組織、不同層次之間，沒(méi)有直接隸屬關(guān)系的部門(mén)和崗位上，信息獲得有效溝通。這種交叉溝通是根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目發(fā)展需要而來(lái)的，具有對(duì)公司事務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)的作用。
第三，非正式溝通
和正式溝通相比，非正式溝通是指企業(yè)內(nèi)正式途徑以外的一切溝通方。，HR在企業(yè)中，除了利用應(yīng)有的正式溝通來(lái)完成工作外，更應(yīng)該多去嘗試抓住一切可能的機(jī)會(huì)，通過(guò)個(gè)人之間、集體之間的接觸，以非正式的形式來(lái)傳遞信息。
之所以選擇非正式溝通的渠道，是因?yàn)檫@種方式主要傳播對(duì)象所關(guān)心的有關(guān)信息，它體現(xiàn)出了員工個(gè)人的興趣和利益，而不是直接體現(xiàn)組織的利益所在，甚至?xí)憩F(xiàn)得和工作毫無(wú)關(guān)系。因此，HR在這樣的渠道中能夠掌握更大的空間和自由度，也便于獲得更多的資源與支持。
另外，HR還有必要將注意力集中到非正式溝通渠道的優(yōu)勢(shì)上。首先，非正式溝通渠道有著較快的信息交流速度，這不僅因?yàn)榉钦?溝通所傳遞的信息令員工更為有興趣，而且也因?yàn)榍辣旧頉](méi)有那么多需要遵守的程序，因此大大加快了信息傳播速度，也減少了信息產(chǎn)生效果的阻力。
其次，非正式溝通能夠很好地滿(mǎn)足員工的需要，這是因?yàn)闊o(wú)論在哪種企業(yè)，員工總是有從非正式溝通中獲得信息的愿望、需要，如果HR不能積極采用這種渠道，那么，員工們自然會(huì)尋找其他來(lái)源的非正式溝通。而HR打造的非正式溝通渠道，一旦積極而有成效，就能滿(mǎn)足員工類(lèi)型的實(shí)際需要。
當(dāng)然，非正式溝通也容易產(chǎn)生片面性，例如其中的信息有可能被誤讀如夸大、曲解等等，因此需要HR加以慎重對(duì)待。
第四，信息化溝通渠道
在互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，HR和員工的溝通工具早已不限于傳統(tǒng)的電話(huà)、書(shū)面或者會(huì)議形式，信息化溝通已經(jīng)無(wú)處不在、無(wú)時(shí)不在，重視這樣的渠道，也能為HR工作帶來(lái)很大便利。
1、網(wǎng)絡(luò)溝通
互聯(lián)網(wǎng)溝通是HR并不陌生的，但用于企業(yè)中同員工的溝通，應(yīng)有必要區(qū)分“內(nèi)網(wǎng)”和“外網(wǎng)”兩方面。
首先是內(nèi)網(wǎng)，內(nèi)網(wǎng)是企業(yè)組織內(nèi)部的“私有”互聯(lián)網(wǎng)，在內(nèi)網(wǎng)中，裝有防火墻，組織外部的互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)。使用內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行溝通的方式包括發(fā)布信息、共享信息、電子郵件、文件發(fā)送等等。由于是真正內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)，在這樣的平臺(tái)上進(jìn)行信息溝通，HR可以更加直接、更加明顯地表達(dá)自己的看法。
外聯(lián)網(wǎng)，這種網(wǎng)絡(luò)可以看做企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)向互聯(lián)網(wǎng)延伸而出的鏈接，將公司內(nèi)部員工和管理者，再加上供應(yīng)商和戰(zhàn)略合作伙伴等多個(gè)利益方，都能在同一個(gè)官方網(wǎng)站上進(jìn)行連接交流。
2、電子郵件
利用電郵溝通，已經(jīng)成為企業(yè)內(nèi)部主要的溝通媒介，這種方式降低了信息傳播的成本，并能夠減少紙張等辦公成本的支出，同時(shí)提高了溝通的時(shí)效性、靈活性。當(dāng)然，使用電郵也可能出現(xiàn)浪費(fèi)時(shí)間、信息超載和影響其他溝通媒介重要性的缺點(diǎn)，HR需要著力加以預(yù)防。
例如，HR可以用人力資源管理部門(mén)的名義，專(zhuān)門(mén)注冊(cè)一個(gè)名為goutong@的郵箱，郵箱地址可以用企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，也可以用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上的，這樣，員工就能夠在不通知任何領(lǐng)導(dǎo)的情況下，直接通過(guò)發(fā)送電郵的方式，和HR進(jìn)行溝通。
需要注意的是，并非所有的溝通話(huà)題都適合采用電郵這種形式進(jìn)行溝通，對(duì)那些比較復(fù)雜的話(huà)題，HR有必要采用電話(huà)或者當(dāng)面溝通討論，效果會(huì)比電郵更好。
3、視頻會(huì)議
通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)軟件，利用小型攝像頭、麥克風(fēng)和電腦顯示器，就能夠輕而易舉地實(shí)現(xiàn)不同地點(diǎn)的人進(jìn)行溝通會(huì)議。采用這種形式，HR能夠遠(yuǎn)程和出差、調(diào)研的員工進(jìn)行溝通，既能夠相當(dāng)有效，同時(shí)也顯著降低了組織的差旅費(fèi)用。
4、智能手機(jī)
利用智能手機(jī)，今天的企業(yè)員工已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)移動(dòng)化辦公，例如在手機(jī)上進(jìn)行電子表格設(shè)計(jì)、電子郵件管理和提供照片、視頻等資料方面的支持，一些公司甚至還采用微信等智能手機(jī)軟件進(jìn)行內(nèi)部聯(lián)系。對(duì)于HR來(lái)說(shuō)，手機(jī)也是很好的溝通方式，對(duì)于豐富他們的管理手段有深刻影響。
HR可以將自己辦公電話(huà)的號(hào)碼以“員工關(guān)愛(ài)電話(huà)”熱線(xiàn)的方式加以公布，當(dāng)員工需要獲得溝通機(jī)會(huì)時(shí)，他們只需要撥打改電話(huà)，就能夠獲得來(lái)自HR的意見(jiàn)。同樣，HR還能夠?qū)�(gè)人微信二維碼印刷在自己的名片上，或者采取統(tǒng)一方式集體提供給員工，當(dāng)員工希望獲得溝通機(jī)會(huì)時(shí)，他們能夠自己掃描二維碼，并和HR成為微信好友，之后尋求溝通機(jī)會(huì)。
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