怎樣完善公司規(guī)章制度抵御勞動糾紛風(fēng)險

　　引言

　　公司規(guī)章制度，又稱公司內(nèi)部勞動規(guī)則，在有些國家被稱為雇傭規(guī)則或工作規(guī)則，是指公司依法制訂并在本單位實施的組織勞動和進行勞動管理的規(guī)則。[][1]公司規(guī)章制度的內(nèi)容包括勞動合同管理、工資管理、社會保險、福利待遇、工時休假、職工獎懲以及其他勞動管理等。

　　公司規(guī)章制度對公司具有重要意義，它可以規(guī)范管理，使公司經(jīng)營有序，增強公司競爭實力，可規(guī)范員工的行為，提高管理效率。同時，公司的規(guī)章制度也是公司行使用工自主權(quán)，最大限度減少勞動糾紛或在勞動糾紛中占據(jù)主動地位的重要依持。然而，勞動法頒布實施多年來，公司的規(guī)章制度制定和實施并未得到企業(yè)應(yīng)有的重視。很多單位往往隨意或籠統(tǒng)地按照自己的標(biāo)準(zhǔn)制定和實施本公司規(guī)章制度，并據(jù)此對其員工進行管理、違紀(jì)處罰直至解除勞動合同。但當(dāng)勞動爭議發(fā)生時，公司所依據(jù)的這些規(guī)章制度有效性卻又往往得不到仲裁委員會或法院的認(rèn)可，敗訴成為各個用人單位最常面臨的結(jié)局。那么，如何才能真正發(fā)揮公司規(guī)章制度中預(yù)防和抵御勞動糾紛風(fēng)險的作用呢？筆者即從公司規(guī)章制度的制定和實施角度試就此問題進行探討：

　　一、公司規(guī)章制度的制定 《勞動法》第4條和《勞動合同法》第4條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動規(guī)章制度，保障勞動者享有勞動權(quán)利、履行勞動義務(wù)�！薄蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第19條規(guī)定：“用人單位根據(jù)《勞動法》第4條之規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)�！笨梢�，規(guī)章制度的建立和完善既是用人單位的權(quán)利，也是用人單位的義務(wù)。用人單位的規(guī)章制度只有符合法律的規(guī)定，才能保證勞動者在享有某些勞動條件和勞動待遇的同時，約束其在單位內(nèi)部的勞動行為，從而起到建立和維護公司正常管理和運作的作用。

　　公司規(guī)章制度具有法律效力，應(yīng)當(dāng)具備三個構(gòu)成要件：一為主體要件，二為內(nèi)容要件，三為程序要件。只有同時符合這三個要件，公司規(guī)章制度才能對用人單位和勞動者具有約束力。[][2]

　　（一）主體要件，即制作主體要合法。 有權(quán)制定公司規(guī)章制度的，應(yīng)當(dāng)是單位行政中處于高級層次，對用人單位的各個組成部分和全體職工有權(quán)實行全面統(tǒng)一管理的機構(gòu)，而非單位中的任何一個管理機構(gòu)，而且規(guī)章制度應(yīng)以用人單位名義予以制定，這樣才能保證所制定的制度對本單位具有統(tǒng)一性和權(quán)威性。當(dāng)然，具體的制定主體，法律并沒有強制性規(guī)定，用人單位可通過本公司章程或職工民主程序等予以確定，進而充分發(fā)揮其自主經(jīng)營權(quán)。

　�。ǘ�）內(nèi)容要件，即公司規(guī)章制度的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)合法。 首先，公司的規(guī)章制度不得違反國家法律、法規(guī)及政策的規(guī)定。公司規(guī)章制度的內(nèi)容必須符合法律法規(guī)在勞動管理方面的各項強制性規(guī)定，如關(guān)于懲戒違紀(jì)員工或者解除勞動合同的規(guī)定，必須與法定的情形相符；在安排員工工作時，必須執(zhí)行國家對勞動者工作時間和休息休假的規(guī)定，即每天工作時間不超過8小時，每周不超過 40小時；若有加班加點，應(yīng)當(dāng)與工會或員工協(xié)商，每天加班不超過3小時，并依照法律給予勞動者足額的加班費，合理制定公司勞動紀(jì)律和相應(yīng)獎懲制度等。對于任何超出現(xiàn)行法律法規(guī)框架的規(guī)章制度，均被視為無效。對此，《勞動合同法》第80條規(guī)定：“用人單位直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度違反法律、法規(guī)的，由勞動行政部門責(zé)令改正，給予警告；給勞動者造成損害的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。”勞動合同法第38條規(guī)定“用人單位規(guī)章制度違反法律、行政法規(guī)的規(guī)定，損害勞動者權(quán)益的，勞動者可以隨時通知用人單位解除勞動合同。”

　　其次，公司規(guī)章制度不得違反公序良俗，不得侵犯勞動者作為公民的基本權(quán)利。勞動關(guān)系的從屬性決定了勞動者作為用人單位的.員工，應(yīng)當(dāng)接受用人單位的管理和領(lǐng)導(dǎo)。在勞動過程中，勞動者的某些基本權(quán)利，如會客權(quán)、出入權(quán)等，必然會受到某種程度的限制。但是，用人單位不應(yīng)以此為由無限擴大自身對勞動者的組織權(quán)，從而使公司規(guī)章制度侵害勞動者作為公民的基本權(quán)利，如在規(guī)章制

　　度中規(guī)定勞動者在勞動期間不得結(jié)婚生育，上下班要搜身檢查等。用人單位對勞動者作為公民的基本權(quán)利的限制必須界定在為工作性質(zhì)和實現(xiàn)工作目標(biāo)所證明是的必要的和必需的范圍，而且必須是適當(dāng)?shù)摹?/p>

　　再次，公司規(guī)章制度不得與勞動合同和集體合同相沖突。《最高人民法院關(guān)于勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋（二）》第16條明確規(guī)定：“用人單位制訂的內(nèi)部規(guī)章制度與集體合同或者勞動合同約定的內(nèi)容不一致，勞動者請求優(yōu)先適用合同約定的，人民法院應(yīng)予支持。”勞動合同和集體合同都是用人單位與勞動者就勞動權(quán)利義務(wù)達成的協(xié)議，分別代表著勞動者的個人意志和群體意志，是一種雙方行為。而公司規(guī)章制度是用人單位單方制定的，是一種單方行為，不論從法律權(quán)利性質(zhì)還是從保護弱勢群體角度，雙方行為的效力都是高于單方行為。同時，也有用人單位將公司規(guī)章制度化為勞動合同的附件以增強規(guī)章的有效性，但這些規(guī)章制度實際上仍是用人單位單方制定的格式條款。根據(jù)合同法上格式條款的規(guī)定，當(dāng)格式條款與非格式條款的解釋不一致時，適用非格式條款。

　�。ㄈ�） 程序要件，即有效的公司規(guī)章制度必須經(jīng)過民主程序制定和完善，并向勞動者公示。

　　《勞動合同法》第4條第2款規(guī)定“用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定�！笨梢�，公司規(guī)章制度的制定過程是一個民主表決和集體協(xié)商的過程。當(dāng)然，并非所有的公司規(guī)章制度都需要經(jīng)過職工代表大會或全體職工討論。需經(jīng)職工等討論通過是涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度，如薪酬福利制度、違紀(jì)處罰制度等。對于那些非涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度的制定，目前法律并未規(guī)定具體程序，應(yīng)當(dāng)理解為非涉及勞動者切身利益的事項的制定程序由用人單位自行規(guī)定。[][6]同時，還應(yīng)注意：對于上述民主程序，法律側(cè)重強調(diào)了全體職工或職工代表大會的參與和意見征求，而非最終決定權(quán)。公司規(guī)章制度的制定最終需通過用人單位與工會或職工代表平等協(xié)商確定。

　　此外，制定后的公司規(guī)章制度還應(yīng)當(dāng)對勞動者進行公示。公示原則是現(xiàn)代法律法規(guī)生效的一個要件。公司的規(guī)章制度，只有經(jīng)過公示才能具有法律效力。

　　這是其作為約束公司內(nèi)部員工行為的規(guī)范的性質(zhì)所決定的，只有將公司規(guī)章制度的內(nèi)容對其適用的人群予以公開，才能使員工們對他們各自的行為后果有預(yù)見性，從而依規(guī)行事�！秳趧雍贤�法》第4條第4款規(guī)定“直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)公示，或者告知勞動者�！薄蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于勞動爭議適用法律若干問題的解釋》第19條也明確規(guī)定只有向勞動者公示的規(guī)章制度才能作為審判案件的依據(jù)。公示的方式有很多，比如在單位公告欄內(nèi)張貼、電話或短信通知閱讀，以電子郵件或者規(guī)定的網(wǎng)頁上公布等。目前比較行之有效的方式是將公司規(guī)章制度寫入公司的員工手冊內(nèi)，并讓員工簽收；或?qū)�員工進行規(guī)章制度培訓(xùn)，并簽收閱讀等。[][7]公司規(guī)章制度的公示不僅可以讓勞動者對其自身的權(quán)利義務(wù)有所了解，同時也可提高規(guī)章的執(zhí)行力，避免不必要的糾紛。

　　當(dāng)然，規(guī)章制度的修改和完善也同樣需要經(jīng)過平等協(xié)商程序進行，且修改后須及時向勞動者公示或告知勞動者�！秳趧雍贤�法》第4條第3款規(guī)定：“在規(guī)章制度和重大事項實施過程中，工會或者職工認(rèn)為不合適的，有權(quán)向用人單位提出，通過協(xié)商予以修改完善�！边@就要求公司規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)隨著社會形勢和公司的發(fā)展，根據(jù)勞動法律法規(guī)的不斷調(diào)整以及工會和職工的意見及時修訂和完善。

　　二、公司規(guī)章制度的可操作性。 我國現(xiàn)行的法律法規(guī)調(diào)整和規(guī)范的是勞動方面原則性和普遍性的問題，它不可能面面俱到，這就要求公司在制定本單位的規(guī)章制度時應(yīng)當(dāng)結(jié)合本單位的實際情況和特點，制定具體、詳細、配套的條款，并具有可操作性。例如，《勞動合同法》第39條第（三）項規(guī)定“勞動者嚴(yán)重違反用人單位的規(guī)章制度”和第

　　（四）項規(guī)定“嚴(yán)重失職、營私舞弊，給用人單位造成重大損失的”，用人單位可以解除勞動合同，且無須支付經(jīng)濟補償金。但是對什么是違紀(jì)行為，違紀(jì)行為達到何種程度才構(gòu)成“嚴(yán)重違紀(jì)”，什么是重大損失等，都沒有做出具體規(guī)定。這就需要單位在規(guī)章制度中根據(jù)不同的崗位要求將其細化和量化，從而使之具有實際可操作性。

　　三、公司規(guī)章制度的落實

　　公司的有效管理有賴于完善的公司規(guī)章制度，但是僅僅建立了規(guī)章制度還遠遠不夠，更為重要的是有效落實規(guī)章制度，特別是對違紀(jì)員工的處理，只有符合法律規(guī)定，才能為企業(yè)降低勞動糾紛風(fēng)險。

　　《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第13條規(guī)定：“因用人單位作出的開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬、計算勞動者工作年限等決定而發(fā)生的勞動爭議，用人單位負(fù)舉證責(zé)任。”可見，一旦用人單位與勞動者發(fā)生糾紛，用人單位必須為勞動者的違紀(jì)和失職行為提供證據(jù)，否則用人單位將承擔(dān)不利的后果。因此，保留、固定和收集員工的違紀(jì)證據(jù)具有非常重要的作用，它往往直接關(guān)系著公司規(guī)章制度的合法有效落實。實踐中，有不少用人單位雖然制定了完善的規(guī)章制度，但在具體實施中，因為沒有將日常的處罰通過法律認(rèn)可的形式予以確定，導(dǎo)致單位精心設(shè)計的規(guī)章制度最終成為一紙空文。因此，公司應(yīng)盡量取得違紀(jì)員工簽字的書面材料或其他部

　　門的處理紀(jì)錄，妥善保管其他物證和視聽材料；每次違紀(jì)，都應(yīng)做出相應(yīng)的書面處理材料，要求員工簽字。這樣，才能為公司日后可能做出的違紀(jì)處罰提供法律認(rèn)可的有效的依據(jù)。

　　公司依據(jù)規(guī)章制度對員工的所有處理決定，不論是錄用通知書還是解除通知書或者違紀(jì)通知書，作為一種意思表示，都必須送達給員工才能生效，沒有經(jīng)過送達的處理決定，無論依據(jù)多么完備的規(guī)章而制定，都只是辦公桌上的一張稿件，不發(fā)生任何法律效力。因此，送達程序，是公司規(guī)章制度得以有效落實的必要程序。依照相關(guān)法律規(guī)定，公司的所有處理決定，應(yīng)以書面形式直接送達職工本人。

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