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外貿業(yè)務員工作流程分享

時間:2021-02-17 19:03:20 職場資訊 我要投稿

外貿業(yè)務員工作流程分享

  實際工作與書本知識是有一定距離的,需要在工作中不斷地學習。以下是外貿業(yè)務員工作流程分享,歡迎閱讀。

外貿業(yè)務員工作流程分享

  一.外貿業(yè)務工作流程:

  1. 整理報價:

  針對不同客戶的詢盤,提供相關報價資料。其中,對于出口產品的報價主要包括:產品的質量等級、產品的規(guī)格型號、產品是否有特殊包裝要求、所購產品量的多少、交貨期的要求、產品的運輸方式、產品的材質等內容。所有正式報價單需打印出來,并由經理簽字存檔。

  2. 處理樣品:

  制作詳細樣品單,向工廠索取樣品,以免工廠錯誤打樣。收到樣品之后,應核對樣品尺寸,質量和照片,確保寄出的樣品同報價吻合,可以按照其生產。另,針對有的工廠的樣品費用問題同工廠和客戶協(xié)商。并針對寄樣費用,同客戶協(xié)商,協(xié)商不了的情況下,匯報上級,達成解決之道。寄樣需記錄相關寄件信息,以便及時追蹤和后查。

  3. 訂貨(簽約):

  貿易雙方就報價達成意向后,買方企業(yè)正式訂貨并就一些相關事項與賣方企業(yè)進行協(xié)商,雙方協(xié)商認可后,需要簽訂《購貨合同》。在簽訂《購貨合同》過程中,主要對商品的名稱、規(guī)格型號、數量、價格、包裝、產地、裝運期、付款條件、結算方式、索賠、仲裁等內容進行商談,并將商談后達成的協(xié)議寫入《購貨合同》。合同需由業(yè)務和經理審批,填入“出口合同審核表(訂單跟蹤表)”,盡可能將各種預計費用都列明。通常情況下,簽訂購貨合同一式兩份由雙方蓋本公司公章生效,雙方各自保存一份。

  4. 收取訂金或信用證:

  4.1:如果是L/C付款的`客戶,通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到,收到L/C后應業(yè)務員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯誤,交貨期能否保障,及其它可能的問題,如有問題應立即請客人改正。

  4.2:如果是T/T付款的客戶,要確認定金已經到賬。

  5. 下國內生產定單:

  在收到信用證或預付款的前提下,開始進行備貨。根據訂單制定生產計劃單,經過審批后,下達到生產部進行生產。如需要,應同時下條碼貼紙的生產單給工廠,此類印刷品應要求工廠提供倍品,并確保掃讀OK,以免影響出貨。

  6. 追蹤和驗貨:

  在備貨過程中,生產部同步進行生產進度匯報,對生產完的產品進行入庫登記,以便業(yè)務人員掌握整個訂單的生產進度。一般在交貨期前一周,通知公司驗貨員驗貨。如客戶指定人員檢驗。一般要在交貨期兩周前與驗貨人聯(lián)系,預約驗貨時間,確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

  注:每次新產品出貨,需有大貨樣品留底。

  7. 租船訂艙:

  7.1.在備貨的同時,如果本票業(yè)務不為客戶指定貨代,則向貨運代理公司詢

  價,確定本次出運的貨代公司。

  7.2、在貨物全部生產、包裝完畢后,生產部制作裝箱單,業(yè)務人員根據報來的裝箱單,結合合同及信用證貨物明細描述,開列出倉通知單。通常在開船

  一周前可拿到定倉紙。

  7.3、單證儲運部門根據出倉通知單、工廠制的裝箱單、信用證統(tǒng)一繕制全套的出運單據。出運單據包括出口貨物明細單、出口貨物報關單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單。

  7.4、單證儲運部門先將出口貨物明細單傳真給貨代公司進行配船訂艙,確認配船和費用后,準備全套報關單據(出口貨物明細單、報關委托書、出口貨物報關單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、出口收匯核銷單等)寄到貨代公司用于報關、出運;

  7.5、在貨代公司確認配船和費用后,收到貨代公司送貨通知單(要求在指定日期前將貨物運至指定倉庫)。

  8. 報檢:

  國家法定商檢產品需拿到商檢證書。一般應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。貨物經檢驗合格,附報檢委托書、外銷合同、信用證復印件、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、紙箱證等單據取得商檢局出具換證憑單,寄到貨代公司用于報關。

  9. 申領核銷單:

  單證人員憑出口貨物明細單在本公司申領核銷單。

  10. 出口報關:

  在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行,委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。

  10.1單證部門拿到核銷單后,將貨代公司報關所需的報關委托書、出口貨物報關單、出口收匯核銷單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、外銷合同用快件寄出。聯(lián)系并確認貨代公司收到上述單據。

  10.2公司負責商檢的人員將商檢換證憑單寄給貨代公司,貨代公司憑收到的商檢換證憑單,到出入境檢驗檢疫局換取出境貨物通關單。

  10.3公司根據貨代公司的送貨通知按時將貨物送到貨代公司指定的倉庫。報關通過后,貨代公司安排集裝箱拖貨至船公司指定的碼頭。

  11. 收款:

  11.1.準備文件:督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后,向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認后再要求船公司出正本。并同時準備其他相關文件(商業(yè)發(fā)票/一般原產地證/裝箱單等)。

  11.2. 交單:

  采用L/C收匯的,應在規(guī)定的交單時間內,備齊全部單證,并嚴格審單,確保沒有錯誤,才交銀行議付。

  采用T/T收匯的,在取得提單后馬上傳真提單給客人付款,確認受到余款后再將提單正本及其它文件寄給客人。

  12.核銷退稅:

  一般在報關之日起90天內核銷,核銷后公司方可到稅務局申報退稅。

  13.業(yè)務登記/存檔:

  每單出口業(yè)務在完成后要及時做登記,包括電腦登記及書面登記,便于以后查詢,統(tǒng)計等。

  14.售后問題的處理:

  因出口產品供貨方原因產生的出口產品錯發(fā)/漏發(fā)/質量不合格導致客戶提出質量、數量索賠的,業(yè)務人員應及時處理。

  注:以上業(yè)務處理事宜:1/2/3/4/5/6/12/13/14,并應同單證報關人員緊密配合工作,處理好相關交接工作,以免產生問題。

  二.現(xiàn)有客戶維護和新客戶開發(fā):

  1.現(xiàn)有客戶關系維護

  1)處理好定單和索賠問題,保證交貨期和產品質量,協(xié)調與客戶之間的關系

  2)適時對重點客戶制定相應的促銷和優(yōu)惠政策,并提供一定程度的廣宣支持,塑造良好的企業(yè)和品牌形象。

  3)在國外的重要節(jié)假日里,需發(fā)送電子賀卡以示問候。

  4)及時向客戶提供我司最新產品信息和產品目錄。

  2.新客戶開發(fā)

  通過展會、網絡、走訪市場及其他途徑努力開拓市場,尋找新的客源。

  三.其他相關職責:

  1.外事接待

  2.建立客戶檔案,產品檔案,質量信息反饋表和制定出口貨物統(tǒng)計臺帳。并對每筆定單的技術狀態(tài)表、形式發(fā)票、銷售合同及附件進行備份,以備查用。

  3.留意市場動態(tài)并收集相關產品和市場信息,統(tǒng)計、整理、歸檔。

  4.提交月/季度報表和年度總結。

  5.注意不斷提高業(yè)務員自身知識和素養(yǎng)。


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