外貿(mào)新手如何應(yīng)對(duì)老外電話
大部分的外貿(mào)工作者，有很多英語(yǔ)并沒(méi)有多少級(jí),也不是英語(yǔ)專(zhuān)業(yè)，由于中國(guó)目前的應(yīng)試教育所“培養(yǎng)”出來(lái)的學(xué)生，大多數(shù)只有英語(yǔ)證書(shū)，聽(tīng)力和口語(yǔ)并不好。只能看郵件，回郵件，卻害怕接到老外電話(我剛做外貿(mào)的時(shí)候就是一直擔(dān)心客戶(hù)打電話過(guò)來(lái)，第一個(gè)月居然就有一個(gè)國(guó)外一個(gè)外貿(mào)公司的業(yè)務(wù)員打電話過(guò)來(lái)叫我投標(biāo)，說(shuō)是時(shí)間就要到了，很急。至今還記得巴基斯坦的，口音很怪，哪是說(shuō)的英語(yǔ)啊，完全是說(shuō)的阿拉伯語(yǔ))。可能有不少人有一些經(jīng)歷，老外打電話過(guò)來(lái)聽(tīng)不太懂他在講什么，自己當(dāng)然也沒(méi)有適當(dāng)?shù)脑拺?yīng)對(duì)，電話完了后還不知道是誰(shuí)。這樣種情況會(huì)產(chǎn)生兩種后果：一是讓客戶(hù)覺(jué)得你不夠?qū)I(yè)或說(shuō)英語(yǔ)不夠好，對(duì)你公司的實(shí)力產(chǎn)生一定負(fù)面影響，二是很可能錯(cuò)失一個(gè)機(jī)會(huì)。
所以很多網(wǎng)友可能是抱著求佛的心態(tài)，希望老外能規(guī)矩的透過(guò)郵件來(lái)聯(lián)系。但是做外貿(mào)久了還是會(huì)碰到有些老外打電話過(guò)來(lái)的，如果對(duì)方本身英語(yǔ)很好至少能知道他講的大概關(guān)于哪方面內(nèi)容，如果對(duì)方也是英語(yǔ)一般(就像我的接到的第一個(gè)電話，帶有"地方口音")，加上自己對(duì)自己的英語(yǔ)沒(méi)有信心,基本上是無(wú)法溝通.如何能夠有效改進(jìn)??
本人也是英語(yǔ)很一般,但是接聽(tīng)電話多了,有一點(diǎn)點(diǎn)小領(lǐng)悟.希望能夠幫到部分網(wǎng)友走出心里擔(dān)憂
1、在看到有+19...電話時(shí),第一時(shí)間準(zhǔn)備好紙筆,方便記錄.(這個(gè)是避免手忙腳亂)
2、接聽(tīng)后,禮貌的問(wèn)候"HELLO",然后通常他會(huì)首先說(shuō)他要找誰(shuí),你聽(tīng)到你的名字就說(shuō)"THIS IS xxx SPEAKING"(禮節(jié)性問(wèn)候,表示出親切友好,并確認(rèn)他沒(méi)找錯(cuò)人)
3、接下來(lái)他會(huì)連續(xù)性的講他要講的話,這個(gè)時(shí)候很可能你沒(méi)有思想準(zhǔn)備或者尚未進(jìn)入狀態(tài).那么你最好將他引導(dǎo)按照你的提問(wèn)方式來(lái)回答,而不是敘述.你可以等他講完一句時(shí)馬上插進(jìn)去說(shuō):"Excuse me,who is that speaking?"他會(huì)回答你名字,你記下來(lái),然后問(wèn)他"Where are you from,please?"知道他是哪國(guó)人.然后問(wèn)他"What is the matter with you?"然后他會(huì)說(shuō)關(guān)于哪方面的,通常打電話過(guò)來(lái)的都是最近和你電郵聯(lián)系過(guò)的,極少是新客人.如果名字和國(guó)家你能想起或者馬上在郵箱查找出是和你聯(lián)系過(guò)的,你就能馬上知道他會(huì)講哪方面問(wèn)題啦,如果想不起來(lái),那就聽(tīng)他講一下是關(guān)于哪個(gè)問(wèn)題的,如果你聽(tīng)到了,但是不太明白講的什么,你重復(fù)他的'話給他聽(tīng),那他會(huì)對(duì)你說(shuō)的表示出"YES"或"NO"然后你再繼續(xù)提問(wèn).(為找到這個(gè)人聯(lián)系的相關(guān)郵件來(lái)了解他可能要講的內(nèi)容,以及引導(dǎo)他按照你的思路談下去)
4、在你判斷出你是否能夠了解他說(shuō)的,如果可以繼續(xù),如果不可以你就說(shuō)"我了解您講的,但是請(qǐng)你再發(fā)一封郵件確認(rèn)一下"I understand what you said,but could you send an email to me to confirm,please?"然后問(wèn)他是否知道郵箱地址,不知道你就告訴他,請(qǐng)他發(fā)過(guò)來(lái).(這個(gè)其實(shí)也是不懂裝一下懂,如果你聽(tīng)不懂不要不停的說(shuō)NO,I DON'T KNOW或否定的詞,你就聽(tīng),然后要求他發(fā)郵件.目的當(dāng)然是郵件能夠看得更清楚他要表達(dá)的,也是避免客人流失)
5、如果你對(duì)對(duì)方的名字沒(méi)有印象，或者沒(méi)找到相關(guān)郵件,問(wèn)一句他是否先前有發(fā)過(guò)郵件給你"Have you sent the email to me before?"然后注意聽(tīng)"YES"還是"NO"(這個(gè)是方便查找,即使當(dāng)時(shí)沒(méi)找到,現(xiàn)在找到他的郵件也不遲,回復(fù)時(shí)不要忘記加上一句"THANKS FOR YOUR CALLING")
6.最后要說(shuō)上一句GLAD TO SPEAK WITH YOU,GOOD BYE.(最后是禮節(jié)性的了)
講話中，要注意的問(wèn)題:1、你不要自己心里有包袱，認(rèn)為自己英語(yǔ)不好(其實(shí)很多老外的英語(yǔ)也不好，但是為什么人家敢說(shuō)呢?)，從而沒(méi)辦法認(rèn)真聽(tīng)對(duì)方講的。(反正英語(yǔ)是不好，你就當(dāng)是聽(tīng)不懂，能聽(tīng)一個(gè)是一個(gè)，就算全聽(tīng)不懂沒(méi)人知道這通電話對(duì)吧)2、你的語(yǔ)速很重要，你最好一個(gè)詞一個(gè)詞吐出來(lái)，一是方便對(duì)方聽(tīng)二是他會(huì)有意識(shí)的將語(yǔ)速放慢。3.以上的用詞都很簡(jiǎn)單，但是自己大腦要有一定的條理。
平時(shí)要做的:
1、郵件最好用OUTLOOK能夠按國(guó)家或按人名分類(lèi)，這個(gè)時(shí)候就大有用場(chǎng)了。
2、幾個(gè)簡(jiǎn)單的英語(yǔ)單詞還是要會(huì)的吧。平時(shí)多讀一下這幾個(gè)常用單詞，爭(zhēng)取發(fā)音十分準(zhǔn)確。
3.當(dāng)然是用SKYPE多練，買(mǎi)個(gè)耳麥，找?guī)讉�(gè)愿意聊天的老外在線聊。一是了解人家能不能聽(tīng)懂你講的二是熟能生巧，聽(tīng)多了保證你會(huì)想聽(tīng)到老外的電話。
4.抓住每個(gè)進(jìn)來(lái)的電話練習(xí),找出一個(gè)適合自己聽(tīng)電話的方式。
當(dāng)然，聽(tīng)力還是要鍛煉的，關(guān)于英語(yǔ)聽(tīng)力的其他練習(xí)方法，我將在以后的時(shí)間給出。
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