學(xué)位論文是為申請(qǐng)學(xué)位而撰寫(xiě)的學(xué)術(shù)論文，是評(píng)判學(xué)位申請(qǐng)者學(xué)術(shù)水平的主要依據(jù)，也是學(xué)位申請(qǐng)者獲得學(xué)位的必要條件之一。一篇論文應(yīng)該包括內(nèi)容與格式。內(nèi)容是指作者用來(lái)表達(dá)自己思想的文字、圖片、表格、公式等;格式則是指論文頁(yè)面大小、邊距、段落、字體設(shè)置等。內(nèi)容是論文的主體，但格式也是不可忽視的一個(gè)方面，可以說(shuō)，規(guī)范的格式在一定程度上能夠提高論文的質(zhì)量。為了提高研究生學(xué)位論文的質(zhì)量，規(guī)范書(shū)寫(xiě)格式，做到學(xué)位論文在內(nèi)容和格式上的規(guī)范化與統(tǒng)一化，學(xué)位授予處一般都會(huì)印發(fā)統(tǒng)一的論文格式。然而，當(dāng)論文的篇幅較長(zhǎng)的時(shí)候，很多作者在論文的排版上浪費(fèi)了大量的時(shí)間和精力。事實(shí)上，如果在寫(xiě)論文之前，做了各方面的準(zhǔn)備，并按照一定的規(guī)律來(lái)編寫(xiě)和排列，就會(huì)起到事半功倍的效果。
現(xiàn)在大家主要使用,Microsoft Word來(lái)編輯論文各個(gè)版本的基本功能都是一致的，在此簡(jiǎn)稱(chēng)Word;充分Word的一些強(qiáng)大功能，可以使冗余繁瑣的排版工作變得很輕松。
1、樣式
樣式是指一組已經(jīng)命名的字符和段落格式。為了方便用戶使用，Word內(nèi)置了許多樣式，用戶可以修改這些樣式，此外，還可以根據(jù)需要自定義樣式。
在進(jìn)行較長(zhǎng)文檔編輯時(shí)，不僅要追求質(zhì)量，而且還要求編輯效率要高。如需要對(duì)較多文字和段落進(jìn)行相同格式設(shè)置時(shí)，如果一步步都使用“格式”菜單、“格式”工具欄，速度將會(huì)很慢，而且容易出錯(cuò)。所以，對(duì)于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅(jiān)持使用統(tǒng)一的樣式。如果要對(duì)排版格式做調(diào)整，只需一次性修改相關(guān)樣式，原來(lái)應(yīng)用該樣式的文本就更新為新定義的格式。這樣，可以大大減少工作量和出錯(cuò)機(jī)會(huì)。另外，應(yīng)用樣式之后，還可以自動(dòng)生成各種目錄和索引。
一般情況下，不論撰寫(xiě)學(xué)術(shù)論文或者學(xué)位論文，相應(yīng)的雜志社或?qū)W位授予機(jī)構(gòu)都會(huì)根據(jù)其具體要求，給論文撰寫(xiě)者一個(gè)清楚的格式要求，比如字體、字號(hào)、段落間距等。這樣，論文的撰寫(xiě)者就可以在撰寫(xiě)論文前對(duì)樣式先進(jìn)行一番設(shè)定，就可以很方便地編寫(xiě)論文了。
2、目錄
目錄是用來(lái)列出文檔中的各級(jí)標(biāo)題及標(biāo)題在文檔中相對(duì)應(yīng)的頁(yè)碼。Word的目錄提取是基于大綱級(jí)別和段落樣式的。目錄的制作分3步進(jìn)行。
(1)修改標(biāo)題樣式的格式。通常Word內(nèi)置的標(biāo)題樣式需要手動(dòng)修改，以符合論文格式的要求。在菜單欄上點(diǎn)“格式——樣式”，在列表下拉框中選“所有樣式”，點(diǎn)擊相應(yīng)的標(biāo)題樣式，然后點(diǎn)“更改”�？尚薷牡膬�(nèi)容包括段落、字體、制表位和編號(hào)等，按論文格式的要求分別修改標(biāo)題1—3的格式。
(2)在各個(gè)章節(jié)的標(biāo)題段落應(yīng)用相應(yīng)的格式。章的標(biāo)題使用“標(biāo)題’”樣式，節(jié)標(biāo)題使用“標(biāo)題“”，第三層次標(biāo)題使用“標(biāo)題3”。使用樣式來(lái)設(shè)置標(biāo)題的格式還有一個(gè)優(yōu)點(diǎn)，就是更改標(biāo)題的格式非常方便。假如要把所有一級(jí)標(biāo)題的字號(hào)改為小三，只需更改“標(biāo)題’”樣式的格式設(shè)置，然后自動(dòng)更新，所有章的標(biāo)題字號(hào)都變?yōu)樾∪?hào)，而不用手工去一一修改。
(3)提取目錄。按論文格式要求，目錄通常放在正文的前面。在正文前插入一新頁(yè)，光標(biāo)移到新頁(yè)的開(kāi)始，添加“目錄”二字，并設(shè)置好格式。新起一段落，菜單欄選“插入——引用——索引和目錄”，點(diǎn)“目錄”選項(xiàng)卡，“顯示級(jí)別”為3級(jí)，確定后Word就自動(dòng)生成目錄。此后若章節(jié)標(biāo)題改變，或頁(yè)碼發(fā)生變化，只需更新目錄即可。
3、使用分節(jié)符
節(jié)是一段連續(xù)的文檔塊，同節(jié)的頁(yè)面擁有相同的邊距、頁(yè)面邊框、頁(yè)眉和頁(yè)腳、紙型、方向、打印機(jī)紙張來(lái)源、垂直對(duì)齊方式、分欄、頁(yè)碼編排、行號(hào)及腳注和尾注。如果沒(méi)有插入分節(jié)符，Word默認(rèn)整個(gè)文檔只有一個(gè)節(jié)，所有頁(yè)面都屬于這個(gè)節(jié)。學(xué)位論文一般由以下部分組成，依次為：論文題目和封面、聲明、內(nèi)容摘要、關(guān)鍵詞、目錄、前言、正文、注釋及參考文獻(xiàn)、附錄、后記、致謝等，如果希望在一篇文檔里得到不同的頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼格式，可以插入分節(jié)符，并給每一節(jié)設(shè)置不同的格式。
首先介紹頁(yè)眉的制作方法。學(xué)位論文通常要求，同一章的頁(yè)面采用該章標(biāo)題作為頁(yè)眉，不同章的頁(yè)面頁(yè)眉不同，這可以通過(guò)將每一章作為一個(gè)節(jié)，每節(jié)獨(dú)立設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。在各個(gè)章節(jié)的文字都排好后，設(shè)置第一章的頁(yè)眉。然后跳到第一章的末尾，菜單欄上選“插入——分隔符”，選擇分節(jié)符類(lèi)型。這樣就在光標(biāo)所在的地方插入了一個(gè)分節(jié)符，分節(jié)符下面的文字屬于另外一節(jié)了。光標(biāo)移到第二章，這時(shí)可以看到第二章的頁(yè)眉和第一章是相同的，鼠標(biāo)雙擊頁(yè)眉，就會(huì)彈出頁(yè)眉頁(yè)腳工具欄，工具欄上有一個(gè)“同前”按鈕，把該按鈕調(diào)整為“彈起”狀態(tài)，即設(shè)置各章的頁(yè)眉互相獨(dú)立，然后修改頁(yè)眉為第二章的標(biāo)題，完成后關(guān)閉工具欄。同理，設(shè)置其余各章的頁(yè)眉。
頁(yè)腳的制作方法相對(duì)比較簡(jiǎn)單。論文頁(yè)面的頁(yè)腳只有頁(yè)碼，要求從正文開(kāi)始進(jìn)行編號(hào)，但是，在正文前還有扉頁(yè)、中英文摘要和目錄、授權(quán)聲明，這些頁(yè)面不需要編頁(yè)碼，頁(yè)碼從正文第一章開(kāi)始編號(hào)。首先，確認(rèn)正文的第一章和目錄不屬于同一節(jié);然后光標(biāo)移到第一章，點(diǎn)擊“視圖——頁(yè)眉和頁(yè)腳”彈出頁(yè)眉頁(yè)腳工具欄，切換到頁(yè)腳，確保“同前”按鈕處于彈起狀態(tài)，插入頁(yè)碼。這樣，正文前的頁(yè)面都沒(méi)有頁(yè)碼，頁(yè)碼從第一章開(kāi)始編號(hào)。
4、對(duì)齊
不要通過(guò)敲空格的方式來(lái)達(dá)到對(duì)齊的目的。所有的對(duì)齊都應(yīng)該利用對(duì)齊方式、段落縮進(jìn)及字符間距等來(lái)進(jìn)行。同理，不要敲回車(chē)調(diào)整段落間距，應(yīng)該通過(guò)設(shè)置段前、段后間距來(lái)進(jìn)行。
5、繪圖
統(tǒng)計(jì)圖建議使用Excel生成，框圖和流程圖建議使用Visio。等其他工具完成。如果使用Word的繪圖工具繪圖，請(qǐng)適當(dāng)使用組合，以免排版時(shí)混亂。
6、及時(shí)保存和備份
及時(shí)保存可以通過(guò)設(shè)置自動(dòng)保存，讓系統(tǒng)在一定的時(shí)間間隔中自動(dòng)執(zhí)行保存操作。此外，還需要多做備份，最好將每天的工作都按日期命名。另外，論文中用到的圖片和公式也最好單獨(dú)保存到文件里另做備份。論文的排版是讓許多人頭疼的問(wèn)題，尤其是論文需要多次修改時(shí)更加令人頭疼。本文提供了一些用Microsoft Word進(jìn)行論文排版的技巧，使你的論文排版更加方便和輕松，以便把更多的精力放在論文的內(nèi)容上而不是文字的編排上。這些技巧不只在論文寫(xiě)作中可以使用，在寫(xiě)其他文檔時(shí)也可以使用。