淺析救助中心電子檔案管理存在的問題及優(yōu)化措施
電子檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設(shè)計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。
摘要：本文主要針對民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題進行了詳盡的探討，在此基礎(chǔ)上提出幾點優(yōu)化措施與建議，僅供參考與借鑒。
關(guān)鍵詞：電子檔案管理;問題;民政社會救助中心
所謂民政社會救助中心檔案，指得是社會救助工作中的待遇申請、復(fù)審、停止審批以及日常管理當中產(chǎn)生的具備保存價值的電子數(shù)據(jù)、聲像、圖表以及文字等資料。隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)的不斷普及，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，民政社會救助中心檔案管理工作自然也不例外。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案在創(chuàng)建、儲存以及管理方面都存在較大的差異性，再加上民政社會救助中心檔案資源的復(fù)雜性，導致民政社會救助中心電子檔案管理工作仍然存在許多問題，如何解決這些問題，從而有效推動民政社會救助中心檔案信息化發(fā)展成為當前急需解決的重要課題。
一、民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題
(1)電子檔案歸檔存在缺失。由于民政社會救助中心在以往的工作中保留的紙質(zhì)檔案資料庫極為龐大，再加上紙質(zhì)檔案裝訂、整理的過程中也沒有進行科學分類，導致民政社會救助中心在全面實施電子檔案管理以后，許多紙質(zhì)檔案都沒有得到及時、合理地利用。將紙質(zhì)版的檔案歸納成電子檔案是一件極為復(fù)雜、繁瑣的工作，因為電子檔案歸檔的不完整性，以致電子檔案本身檢索便捷、快速的優(yōu)勢沒有得到充分的發(fā)揮，檔案管理的效率相對較為低下。
(2)電子檔案缺乏資金保障。因為民政社會救助中心檔案管理信息化建設(shè)缺乏有效的資金保障，導致其在硬件設(shè)施方面的投入明顯不足，全國各個地區(qū)的民政社會救助中心檔案管理部門仍舊采用配置相對較為過時的計算機，導致民政社會救助中心電子檔案管理工作的效率大打折扣。民政社會救助中心檔案管理工作如果要實現(xiàn)高效率的信息化管理，先進的硬件設(shè)施是必備的保障，例如：高配置的電腦、掃描儀、打印機以及復(fù)印機等等。
(3)檔案管理人員信息素養(yǎng)有待提升�，F(xiàn)階段，民政社會救助中心檔案管理隊伍的年齡結(jié)構(gòu)不合理，許多年齡較大的檔案管理人員適應(yīng)能力相對較差，其在檔案管理信息化操作方面則存在不精通、不熟練的情況，自然也就難以掌握電子檔案的分類、流程以及歸檔等相關(guān)工作，導致民政社會救助中心電子檔案管理工作受到一定程度的影響。
二、優(yōu)化措施與建議
(1)完善電子檔案管理體系。一套科學、合理的制度是保障電子檔案管理工作能有序開展的先決條件。這就需要民政社會救助中心嚴格按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)范，充分結(jié)合民政社會救助中心的實際情況，制定一套具有科學性、合理性的電子檔案管理體系，使得電子檔案的形成、積累流程的管理工作以及檢查鑒定、歸檔責任等相關(guān)流程更為規(guī)范化、合理化，切實保障各項工作的開展實現(xiàn)有章可循、有矩可循。針對審查完成的電子文件實施統(tǒng)一的'收集管理，要產(chǎn)生對應(yīng)的紙質(zhì)文件，并且要針對紙質(zhì)文件實施集中核查，從而有效保障紙質(zhì)檔案文件能夠與電子檔案保持一致。此外，民政社會救助中心應(yīng)當逐漸規(guī)范電子檔案管理工作所使用的軟件與平臺，從而有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。
(2)加大財務(wù)檔案管理信息化發(fā)展力度。民政社會救助中心電子檔案管理工作要想更好地發(fā)展，就必須要進一步增加硬件方面的投入力度，全面更新電子檔案管理的軟件與硬件，配齊自動打印機、掃描儀、復(fù)印機、照相機以及計算機等，切實滿足現(xiàn)代化電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實現(xiàn)檔案存儲介質(zhì)的多元化發(fā)展。此外，民政社會救助中心還應(yīng)當逐步實現(xiàn)電子檔案自動化管理的目標，必須要改變傳統(tǒng)管理中“重藏輕管”的理念，高度重視民政社會救助中心檔案的“利用”性質(zhì)，比如：構(gòu)建社會救助工作的信息管理系統(tǒng)，使得民政社會救助中心電子檔案工作的檢索更為便捷、內(nèi)容更為準確，從而有效促進民政社會救助中心電子檔案規(guī)范化、科學化的發(fā)展，真正實現(xiàn)民政社會救助中心電子檔案的價值。
(3)提升檔案管理人員專業(yè)能力。隨著信息技術(shù)與科學技術(shù)日新月異的變化，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理工作未來的必然發(fā)展趨勢。所以，民政社會救助中心應(yīng)當依照檔案管理的實際需求，針對檔案管理隊伍進行優(yōu)化，切實保障檔案管理隊伍年齡結(jié)構(gòu)的合理性。進一步加強培訓教育工作，通過開展多門類、多層次的知識體系培訓教育，根據(jù)當前檔案管理隊伍的實際情況，組織多形式、多渠道的培訓教育方式，進一步完善檔案管理人員的知識體系與信息素養(yǎng)，全面提升檔案管理隊伍的電子信息知識，力爭打造一支綜合素質(zhì)過硬、專業(yè)結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)技術(shù)強的檔案管理隊伍。
三、結(jié)語
處在當前這個信息技術(shù)高速發(fā)展的社會，民政社會救助中心電子檔案管理工作要想更好地發(fā)展，就必須要正視當前存在的問題，針對這些問題制定相應(yīng)的優(yōu)化方案，并且要不斷加大電子檔案的管理力度。如此，才能保障民政社會救助中心各項工作的有序開展。
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