地勘單位會議管理中存在的問題及改進措施論文

　　摘要：高質(zhì)、高效的會議管理在企業(yè)內(nèi)部各領(lǐng)域發(fā)揮著不可替代的積極作用。地勘單位受工作特殊性影響，會議管理亟需改進。本文主要通過克服客觀條件限制，加強與會人員的溝通力度，抓好會后落實等三方面措施來完善地勘單位的會議管理。

　　關(guān)鍵詞：地勘單位 會議管理 問題 改進措施

　　會議是指與會者聚集在一起，通過交流和探討，就某件事或某些事集思廣益、達成共識，從而達到統(tǒng)一思想、統(tǒng)一行動的目的。會議管理是為了保證會議正常運行，而對會議的籌備、組織、保障等工作實施有效協(xié)調(diào)的一種管理活動。

　　一、地勘單位會議管理的重要性

　　高質(zhì)、高效的會議管理能夠在公司傳達精神、生產(chǎn)運營、作業(yè)指導(dǎo)、學(xué)術(shù)交流、意見征集等領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的積極作用，對于促進地勘單位的各項工作的順利開展意義重大。

　　二、地勘單位會議管理存在的問題

　　目前，地勘單位在會議管理方面出現(xiàn)三大主要問題：一是，因大部分員工長期在野外異地工作，或報告評審日期不定，臨時性會議安排較多等客觀條件限制的問題；二是，技術(shù)人員與行政管理人員之間工作內(nèi)容理解程度不夠，會上討論不充分等溝通不足的問題；三是，會后未形成會議紀(jì)要，會上形成的決策或決議落實不到位的問題。這三大主要問題，給地勘單位在會議管理方面帶來了會議組織不易，會議進行不順暢，會議效果不佳等影響，影響企業(yè)會議效率，影響企業(yè)整體的工作開展。

　　三、地勘單位會議管理改進措施

　　1.克服客觀條件限制

　�。�1）明確會議目的。企業(yè)進行會議，絕大部分是為了三件事：一是宣布事情；二是討論議案；三是獲取與會者的建議與意見。在此基礎(chǔ)上，地勘單位的重要會議還包括精神傳達會、經(jīng)營任務(wù)分解會、報告評審會等。在會前，要根據(jù)會議的不同目的，明確會議主旨與議題。

　�。�2）選擇會議形式。根據(jù)會議目的靈活選擇適合的會議形式。例如：宣布事項，傳達精神，野外工作人員請求作業(yè)指導(dǎo)，行業(yè)內(nèi)進行學(xué)術(shù)交流等可采用視頻會議。運用高科技和現(xiàn)代信息技術(shù)進行高效會議管理是提高企業(yè)工作效率的一個非常有效的方法。討論類、征集意見類、經(jīng)營任務(wù)分解會、報告評審會等需要參會人員現(xiàn)場討論的會議，可采用傳統(tǒng)會議形式。

　�。�3）多頭同時開展會議工作。臨時性會議，會議準(zhǔn)備時間倉促，不能按照標(biāo)準(zhǔn)會議流程來準(zhǔn)備。臨時性會議的會務(wù)準(zhǔn)備工作及會議流程，應(yīng)多頭同時開展，靈活應(yīng)對。對會中的突發(fā)情況，要在不影響會議繼續(xù)開展的前提下，能夠自行處理的迅速、冷靜的處理；需要暫時休會或需要通過請示或協(xié)助后處理的，要及時匯報上級領(lǐng)導(dǎo)。特別是，對于因野外工作特殊性導(dǎo)致關(guān)鍵人無法及時參會的情況，及時請示是否繼續(xù)召開會議。

　　2.加強與會者的溝通力度

　　（1）確定參會人員。對于需要野外工作人員參會的`情況，需要根據(jù)工程進展情況，野外工作地點交通情況及路程所需時間，確保在不影響工程進度的情況下，提前商議安排會議關(guān)鍵人員參會。

　　（2）提前發(fā)放會議資料。將會議須知事項以及會議資料等，至少提前2日前發(fā)放于參會人員，保證參會人員在會前能夠進行充分的思考與討論，確保會議有效進行。會議資料包含技術(shù)資料時，負(fù)責(zé)組織會議的行政部門要與技術(shù)部門反復(fù)溝通，確保技術(shù)資料準(zhǔn)確無誤。

　�。�3）充分進行會議討論。會議的最大優(yōu)點就在于集思廣益，而這依賴于與會者的積極參與。會議是進行討論的地方，與會者要克服“傷和氣、破壞團結(jié)、不出頭”等不對的傳統(tǒng)思維，要針對會議議題，簡潔清晰的表達觀點，提出有效建議，對不同的意見提出反對的理由，進行探討分析；涉及需要技術(shù)部門與行政部門配合完成的工作時，更要進行充分討論，深層次的溝通，保證與會人員在理解及日后工上不形成偏差，達成真正可行、統(tǒng)一認(rèn)可的思想認(rèn)識。

　　3.會后落實

　　在會議結(jié)束后2日內(nèi)，將會上形成的統(tǒng)一決議或決策等重要會議內(nèi)容，簡潔精煉的概括，分層次歸納出來，采用固定格式形成會議紀(jì)要，并印發(fā)于所有與會者，對于會后要立即返回野外工作的與會人員要及時發(fā)送會議紀(jì)要電子版，提醒與會者按照會上形成的決議或決策執(zhí)行工作；便于相關(guān)部門監(jiān)督會議決議或決策等的落實情況。此外相關(guān)人員要及時跟蹤會議執(zhí)行情況，并對最終落實情況及時反饋。

　　四、結(jié)論

　　高質(zhì)、高效的會議管理在企業(yè)內(nèi)部各領(lǐng)域發(fā)揮著不可替代的積極作用。受地勘單位工作特殊性影響，要提高會議效率，提升企業(yè)效率，會議管理亟需改進�？偟膩碚f，地勘單位應(yīng)結(jié)合單位工作實際，主要通過明確會議目的、選擇會議形式、多頭同時開展會議工作等來克服客觀條件限制；通過確定參會人員、提前發(fā)放參會資料、充分會上溝通來加強與會人員的溝通力度；通過規(guī)范會議紀(jì)要、跟蹤及反饋會議落實情況等抓好會后落實等三方面措施，本著實事求是，注重效率的理念，積極完善會議管理方法，全面提升單位會議效率，推動單位各項工作順利開展。

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