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有效溝通在企業(yè)管理中的作用及策略論文
【摘要】現(xiàn)代企業(yè)管理中，只有不斷加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部和外部的溝通，員工才能清楚地知曉、理解企業(yè)的決策、政策和形勢，才能與企業(yè)同舟共濟(jì)，形成強(qiáng)大的凝聚力，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)和員工的共贏。溝通在企業(yè)管理工作中有著重要的地位和作用。要主動(dòng)從溝通策略入手，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)外部溝通，以建立一支團(tuán)結(jié)協(xié)作、凝心聚智、戰(zhàn)斗力強(qiáng)健的員工隊(duì)伍，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力和凝聚力。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)管理;溝通;傾聽
企業(yè)管理是通過發(fā)揮管理中計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等基本職能，盡最大可能調(diào)動(dòng)員工的工作主動(dòng)性和積極性，以達(dá)到企業(yè)目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)的過程。目前，越來越多的企業(yè)管理者意識到，面對企業(yè)之間的社會(huì)競爭日趨激烈，企業(yè)目標(biāo)能否順利實(shí)現(xiàn)，只有不斷加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部和外部的溝通，才能使員工清楚地知曉、理解、掌握企業(yè)的方針、政策和形勢，才能更多地獲得員工的共識，形成合作的凝聚力，才能最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)和員工的共贏�？梢�，溝通在企業(yè)管理工作中有著重要的地位和作用�？梢哉f，有效、良好的溝通是企業(yè)成功的金鑰匙，它不僅有助于企業(yè)管理，還會(huì)使組織成員感受到尊重和信賴，而產(chǎn)生責(zé)任感、歸屬感和認(rèn)同感，從而心甘情愿為企業(yè)效力。
1何謂溝通
為了實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)，將一定的信息、思想和情感在個(gè)人與個(gè)人、個(gè)人與組織、組織與組織之間傳遞與交流，并達(dá)到理解的過程，即為溝通。溝通時(shí)，發(fā)送者要根據(jù)溝通對象的不同，內(nèi)容的不同，目標(biāo)的不同等，選擇特定的、有效的渠道與方式傳遞信息、思想和情感，并達(dá)到相互理解。據(jù)相關(guān)調(diào)查表明，現(xiàn)代企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，工作中用于溝通所花費(fèi)時(shí)間、精力占到了70%，而企業(yè)中約70%的問題也是由溝通直接間接造成的，如效率低下、落實(shí)不到位、與目標(biāo)偏差等大多與溝通不足、溝通不良相關(guān)。日常工作中我們常用常見的溝通形式有很多，如開會(huì)、談判、談話、做報(bào)告、撰寫報(bào)告、拜訪、約見、約談等等。
2有效溝通應(yīng)具備的要素
2.1內(nèi)容傳遞清晰準(zhǔn)確
信息、思想、情緒情感通過特定的渠道發(fā)送與接收時(shí)是否足夠的清晰與準(zhǔn)確，會(huì)直接影響到溝通的效果。工作任務(wù)的目標(biāo)、內(nèi)容、成效一般都是通過特定的溝通渠道進(jìn)行傳遞的，任何一位工作人員都希望得到簡單、直接、明確的指令、指示與指導(dǎo)，否則，員工就很難及時(shí)地知曉、把握要進(jìn)行的工作任務(wù)、流程和要求，這不單會(huì)影響到溝通的效果，關(guān)鍵是會(huì)直接影響到員工的心情、行為積極性、工作主動(dòng)性以及效率。
2.2傾聽意識強(qiáng)
問題的解決依賴于找到問題的根源，而在組織中管理者重視傾聽員工的意見和建議，能夠更多更準(zhǔn)確更及時(shí)地發(fā)現(xiàn)組織中目前存在問題的根源以及有可能出現(xiàn)的問題的苗頭，有助于把握員工的情緒情感以有利于問題的解決。
2.3溝通渠道暢通、全方位
企業(yè)中普遍存在這樣的現(xiàn)象:跟員工溝通花費(fèi)精力和時(shí)間比較多，其中不乏解釋、說明、指示、指導(dǎo)，效率卻依然不高。其實(shí)在工作布置中，我們看到的更多的是安排布置、指示指導(dǎo)性溝通語言，無意中形成了單向溝通模式，而在此過程中員工到底準(zhǔn)確接收到了多少信息，往往是不被關(guān)注的。企業(yè)內(nèi)部暢通的全方位溝通渠道的建立，不只使得上下級、各部門的溝通與交流更加流暢，信息的清晰度、準(zhǔn)確性提高了，也能及時(shí)得到員工意見、建議的反饋，增加了員工主人翁意識的同時(shí)有助于促進(jìn)企業(yè)的有序、良好發(fā)展。
2.4溝通方式多樣化
隨著網(wǎng)絡(luò)與信息化手段的不斷進(jìn)步，先進(jìn)的信息化手段介入企業(yè)管理、流程監(jiān)控的比例越來越高，尤其是一些程序化、流程式的管理工作，管理層通過信息傳播媒介向員工發(fā)布企業(yè)的最新動(dòng)態(tài)，甚至進(jìn)行當(dāng)天、當(dāng)月工作任務(wù)的下達(dá)并監(jiān)測任務(wù)的進(jìn)展、進(jìn)度、完成情況，同員工在網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行信息互動(dòng)，進(jìn)行任務(wù)進(jìn)行過程中困難與問題的交流與反饋，甚至可以進(jìn)行工作事項(xiàng)的指導(dǎo)、指示，真正實(shí)現(xiàn)了溝通無處不在，溝通的效果不再受到時(shí)間、空間的制約，無形中實(shí)現(xiàn)了管理效率的提升。
3溝通如此重要
溝通在企業(yè)管理中主要從四個(gè)方面發(fā)揮作用:一是控制�，F(xiàn)代企業(yè)管理中，只有不斷加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部和外部的溝通，才能使員工清楚地知道企業(yè)的方針、政策和企業(yè)目前面臨的形勢，才能對企業(yè)管理者的決策給予更多的理解，才能更好地執(zhí)行政策、更好地落實(shí)決策。企業(yè)中目標(biāo)的制定、計(jì)劃的完成等都需要通過有效的溝通上傳下達(dá)，管理者注意到成員的行為有失偏頗時(shí)可以隨時(shí)通過各種溝通渠道、運(yùn)用合適的溝通方式進(jìn)行必要的溝通并進(jìn)行控制，這樣才能最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)和員工的共贏。二是激勵(lì)。管理者與成員充分而真誠地溝通能夠使得員工感覺到自己受到組織、管理者的關(guān)心關(guān)注，從而產(chǎn)生對企業(yè)的忠誠感，增強(qiáng)了為企業(yè)工作的主動(dòng)性和積極性。同時(shí)，管理層與成員在工作中，如果沒有進(jìn)行充分的溝通，一般互相都不太清楚對方在做什么、想什么，所以溝通能夠幫助雙方互相了解信息、掌握必要的動(dòng)態(tài)，適時(shí)解決問題，從而達(dá)到激勵(lì)員工的效果。三是情感互動(dòng)。工作過程中，員工之間、上下級之間出現(xiàn)意見相左、管理不到位的情況會(huì)時(shí)有發(fā)生，如果雙方都能抱著對事不對人，本著有利于問題解決的原則、本著有利于組織發(fā)展的原則主動(dòng)溝通，勢必會(huì)達(dá)到相互理解，產(chǎn)生良性的情感互動(dòng)，而這恰恰是員工更關(guān)注、更重視的感覺。四是信息交流。新老交替、工作交接、工作創(chuàng)新等都需要通過溝通交流傳遞信息，有實(shí)踐證明，充分、有效的溝通有助于信息的交流與傳遞，而信息的交流與傳遞又有助于企業(yè)效率的提升。因此，可以毫不夸張地說，在一個(gè)高效率、充滿生機(jī)的企業(yè)中，內(nèi)部上通下達(dá)，部門之間互通有無，甘苦共知，共同為企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而努力，其中，溝通起著決定性的重要作用。
4實(shí)現(xiàn)有效溝通的策略與技巧
溝通既是一門科學(xué)，也是一門藝術(shù)。面對不同的溝通對象、不同的溝通內(nèi)容、不同的情境和背景，溝通語言、溝通方式的選擇可以適時(shí)變化，不必過于拘泥、過于刻板化。其實(shí)我們可以看到，實(shí)踐中還存在不重視溝通、單方面主觀臆斷，管理者憑個(gè)人感覺、喜好來決定是否進(jìn)行溝通，出了問題、發(fā)現(xiàn)問題才倉促進(jìn)行溝通的現(xiàn)象，這樣的溝通無章可循、無規(guī)律可循、沒有規(guī)范和制度約束，結(jié)果往往會(huì)影響管理效率，甚至影響企業(yè)形象。提高溝通的有效性可以考慮從以下幾方面做起。
4.1塑造開放溝通的良性企業(yè)文化
企業(yè)文化是企業(yè)中長期以來潛移默化積淀、鞏固形成的傳統(tǒng)、價(jià)值、行為規(guī)范等的總和。企業(yè)文化對組織的溝通方式有極大的影響力，平等交流、開放溝通的企業(yè)文化，有利于信息在組織內(nèi)部傳遞的暢通。平等、開放的文化根基，才可能造就高質(zhì)量的溝通，才可能保證溝通的順利、有效進(jìn)行。這就要求在企業(yè)中，首先領(lǐng)導(dǎo)者要有開放的思想，廣開言路，善于聽取和借鑒他人的意見、建議。還要考慮建立健全內(nèi)部相關(guān)制度，倡導(dǎo)并鼓勵(lì)員工積極、主動(dòng)、正向溝通，其中包括公平合理的用人制度、工資制度、獎(jiǎng)懲制度、考評制度等，還包括正常有序、運(yùn)行良好的正式溝通渠道。再次，在企業(yè)中要樹立平等溝通的榜樣，開拓多樣化的公開平等溝通渠道。
4.2加強(qiáng)對企業(yè)工作人員的溝通培訓(xùn)
4.2.1做好前期工作
在溝通前期準(zhǔn)備工作中，首先要有一個(gè)正確、良好的心態(tài)，心態(tài)是保證溝通順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。沒有正確的心態(tài)，有再多的溝通技巧也是徒勞，如寬容、空杯、換位的心態(tài)等都有助于溝通的完成，而戴著有色眼鏡、先入為主地看待溝通對象及溝通內(nèi)容，則會(huì)在很大程度上產(chǎn)生溝通障礙。其次要事先議定好溝通目的及內(nèi)容。還有，最好要注意和把握溝通的藝術(shù)。溝通時(shí)，要充分考慮到對方性格特征、年齡特征及其心理承受能力。有研究表明，“三明治”溝通方式———開始和結(jié)束肯定成績和好的方面，中間部分指出其不足，更容易被人接受。還有溝通環(huán)境的選擇，有些問題選擇非正式場合去談可能比較容易接受，而在會(huì)議室或辦公室去談，就容易造成如臨大敵的壓力。
4.2.2溝通方式不拘一格
因存在性別、年齡、原生家庭、教育背景、經(jīng)驗(yàn)、閱歷等方面的不同，面對同一個(gè)問題時(shí)，考慮問題、解決問題、承受力、出發(fā)點(diǎn)、立場不同以及出現(xiàn)理解偏差都是正�，F(xiàn)象。根據(jù)溝通對象變換語言方式、語氣、語調(diào)等有助于拉近心理距離，達(dá)到深入主動(dòng)交流，實(shí)現(xiàn)溝通目標(biāo)的目的。
4.2.3重視并有意識訓(xùn)練“聽”的能力
這里所說的“聽”并不僅僅指具備聽的生理功能，而是指傾聽。傾聽是對信息進(jìn)行主動(dòng)積極搜尋的行為，是用耳朵聽，用眼睛觀察，用嘴巴提問，用大腦思考，用心靈感受的過程。傾聽能夠幫助我們了解對方的真正意圖。而現(xiàn)實(shí)中人類的天性是在溝通時(shí)都想聊自己，所以傾聽在溝通中是最容易被人忽視的。一個(gè)重視傾聽的管理者，會(huì)有意識地將自己注意力集中在對方的談話內(nèi)容、面部表情、語氣語調(diào)上，且在交談中會(huì)盡可能不打斷對方的談話、不主觀過快地做決斷等。對于管理者來說，傾聽不只體現(xiàn)在聽懂聽清對方要傳遞的信息，還是一個(gè)情緒情感交流的過程。作為一個(gè)優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者，首先應(yīng)該是一位出色的傾聽者，現(xiàn)實(shí)中不難發(fā)現(xiàn)，任何一個(gè)下屬在表達(dá)意見時(shí)，如果自覺得到了對方的認(rèn)真傾聽及極大的理解和認(rèn)同，就會(huì)有被尊重的感覺。
4.2.4掌握說話技巧
說話是大多數(shù)的溝通中出現(xiàn)的主要方式，以至于一談到溝通大家就會(huì)不自覺地想到提升說話技巧、表達(dá)能力、演講能力上。以何種方式表達(dá)，如何準(zhǔn)確清晰地表達(dá)自己確實(shí)也是很重要的部分。管理者與員工講話時(shí)，要注意自己的語氣、語調(diào)、重音、表達(dá)的方式、態(tài)度，如果讓對方感覺到明顯的強(qiáng)勢、不耐煩，則會(huì)產(chǎn)生反感，不愿意接受你的觀點(diǎn);盡可能運(yùn)用簡練、簡單、直接的語言來表達(dá);如果覺察到對方有不良情緒產(chǎn)生，要注意適時(shí)停止或轉(zhuǎn)移一下話題。談話時(shí)還要注意表達(dá)后作適當(dāng)?shù)耐ｎD，讓對方表達(dá)意見。當(dāng)然我們還要注意到在溝通中配合適合恰當(dāng)?shù)难凵�、手勢等肢體語言也是相當(dāng)重要的。
4.2.5尊重并允許不同意見的存在
很多管理者會(huì)在不同場合公開表達(dá)歡迎員工通過不同渠道和途徑提出意見和建議，但事實(shí)上，很多管理者并不喜歡接受與自己意見相左的員工，嚴(yán)重的甚至?xí)a(chǎn)生不滿，長此以往，員工不敢也不愿再提出意見和建議，也就不再關(guān)心企業(yè)的問題。所以，管理者要有意識地改變這種想法和做法，要有敢于鼓勵(lì)員工的勇氣和對企業(yè)的責(zé)任感。在馬斯洛需要層次理論中，人的需要被分為生理、安全、愛與歸屬、尊重、自我實(shí)現(xiàn)等，而在企業(yè)管理中廣開言路，尊重并允許不同意見的存在恰恰能夠使員工感受到認(rèn)可，繼而滿足了尊重的需要。所以，真正真誠真實(shí)地尊重并允許不同意見的存在，反而會(huì)爭得員工的支持。
4.2.6善于尋找并創(chuàng)造適當(dāng)?shù)沫h(huán)境條件
影響溝通的因素有很多，其中環(huán)境也是因素之一。適當(dāng)?shù)沫h(huán)境條件、時(shí)機(jī)場合都會(huì)影響溝通能否順利進(jìn)行，能否實(shí)現(xiàn)溝通效果，所以溝通中要注意尋找并創(chuàng)設(shè)適合的環(huán)境，注意溝通方式的選擇、溝通地點(diǎn)的選擇等等。4.3成立專門的企業(yè)溝通部門企業(yè)溝通涉及組織內(nèi)部及外部，因此必要時(shí)，也可以考慮設(shè)立負(fù)責(zé)管理企業(yè)內(nèi)外溝通工作的部門，以確保溝通目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。這一部門可以承擔(dān)發(fā)言人角色，負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)、外部溝通協(xié)調(diào)、發(fā)布政策法規(guī)、進(jìn)行解釋等;進(jìn)行溝通方面相關(guān)制度、規(guī)則的制定;計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制企業(yè)管理溝通;實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)內(nèi)外部信息溝通的效果并及時(shí)反饋、反映;提出改進(jìn)對策等。
4.4建立并不斷創(chuàng)新溝通機(jī)制
溝通效率離不開體制機(jī)制的建立、運(yùn)行與創(chuàng)新，而當(dāng)下信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為不斷創(chuàng)新提供了條件和基礎(chǔ)。企業(yè)可以據(jù)此進(jìn)行溝通機(jī)制的創(chuàng)新，可以利用QQ、MSN、手機(jī)微信、管理信息平臺等新型、快速、高效并能夠被人們接受和采用的渠道來加強(qiáng)各層級、各方面的溝通。當(dāng)然在溝通方式、渠道不斷創(chuàng)新的同時(shí)，也要意識到傳統(tǒng)的溝通方式、渠道依然保有強(qiáng)大的力量和重要的作用，會(huì)議、商談、訪談等可以同時(shí)并用。約翰奈斯比特(美國著名未來學(xué)家)曾經(jīng)這樣表達(dá):“未來競爭必是管理的競爭，競爭的焦點(diǎn)在于每個(gè)社會(huì)組織內(nèi)部成員之間及其外部組織的有效溝通上�！比耍蛘哒f是一支能夠團(tuán)結(jié)協(xié)作、戰(zhàn)斗力強(qiáng)的工作團(tuán)隊(duì)構(gòu)成了企業(yè)的核心要素，而工作團(tuán)隊(duì)的打造離不開真誠有效的溝通，它有助于打破管理者與員工之間的壁壘，繼而有助于增強(qiáng)企業(yè)的競爭力和凝聚力。
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