公司會議管理制度范文

公司會議管理制度(一)

　　1、目 的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。
　　2、適用范圍：本制度適用于廣州市百利文儀實業(yè)有限公司廣州總部會議管理。
　　3、管理權(quán)責：
　　3.1 總經(jīng)辦負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。
　　3.2 會議提擬人或主辦部門(含各中心/部門)負責會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。
　　3.3 會議的審批權(quán)限詳見“5.1會議提擬與審批”。
　　4、會議分類：

序 號	會議名稱	主題/特點	類 別	主 持 人	參 加 人
1	例 會 （含早會）	固定時間、固定匯報程序， 盡量解決即席提出的問題。	公司例會	主辦中心/部門 負責人	部門/中心或公司 全體人員
2	動員會	發(fā)言固定、沒有討論程序	公司臨時 行政會議	主辦中心/部門 負責人	會議提擬人提擬
3	研討會	對某一課題或問題切磋、探 討，不一定有結(jié)果	公司臨時 行政會議	中心/部門 負責人	會議提擬人提擬
4	鑒定/評審會	對某事物的價值、性能，質(zhì) 量鑒別，必須有結(jié)論	公司臨時 行政會議	集團總經(jīng)理或其指定	會議提擬人提擬
5	專題會	為某一專題而開，必須有結(jié) 論	公司臨時 行政會議	提擬人指定	會議提擬人提擬
6	評比會	一般在年底或某一重大活動 結(jié)束后召開	公司例會	人力資源中心 總監(jiān)	會議提擬人提擬
7	總結(jié)會	總結(jié)前一段工作，研究、部 署下階段工作	公司例會	中心/部門 負責人	會議提擬人提擬
8	匯報會	下級向上級或有關(guān)人員匯報 工作情況	公司臨時 行政會議	會議提擬人指定	會議提擬人提擬
9	調(diào)度會	任務安排，人員派遣，設備 物資情況的調(diào)動	公司臨時 行政會議	會議提擬人提擬	會議提擬人提擬
10	部門例會	各中心/部門固定匯報程序	部門會議	中心/部門負責人	自定

　















　　5、管理內(nèi)容：
　　5.1 會議提擬與審批。
　　5.1.1 公司月度例會無須提擬和審批。
　　5.1.2 公司臨時行政會議、公司年度例會由集團總經(jīng)理直接提擬或由議題涉及業(yè)務的主辦部門負責人提擬、集團總經(jīng)理批準。
　　5.1.3 部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。其中，中心/部門會議屬非例會性質(zhì)且需另行核給專項費用的，應向上一級主管部門報批同意;屬例會性質(zhì)的，由本中心另行提擬方案呈報集團總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
　　5.2 會議計劃與統(tǒng)籌。
　　5.2.1 每月28日前，總經(jīng)辦應與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的臨時行政會議，統(tǒng)一報集團總經(jīng)理審批后，匯同公司月例會編制《月度會議計劃》，于月底前發(fā)放至各部門負責人。
　　5.2.2 凡總經(jīng)辦已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應提前2天完成會議提擬和報批手續(xù)，并報請總經(jīng)辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總經(jīng)辦同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。
　　5.2.3 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。
　　5. 3 會議準備。
　　5.3.1 會議通知遵照以下規(guī)定：
　　1、已列入月度會議計劃表的會議，月中無調(diào)整的，不再另行通知，由中心/部門按計劃表直接通知與會人;
　　2、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進行會議通知：
　　(1)未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議;
　　(2)雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明;
　　(3)其它提擬人認為應另行通知的情況。
　　3、會議通知期一般應提前一天以上，通知對象為與會人、會務服務提供部門;
　　4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知;涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關(guān)部門。
　　5.3.2 會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定：
　　1、會議提擬部門應提前做好會議資料(如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等)準備的組織工作;
　　2、會務服務提供部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等;
　　3、公司總部召開的公司級會議會務服務統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負責。
　　4、部門在總部召開的會議需用公共會場的，應向會議室管理部門(人力資源部)書面提出，由會議室管理部門(人力資源部)統(tǒng)籌安排。
　　5.4 會議組織。
　　5.4.1 會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。
　　5.4.2 會議主持人須遵守以下規(guī)定：
　　1、主持人應不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。
　　2、主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。
　　3、會議進行中，主持人應根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率。
　　4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見;對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。
　　5、主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人(部門)、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。
　　5.4.3 與會人須遵守以下規(guī)定：
　　1、應準時到會，并在《會議簽到表》(詳見附件3)上簽到。
　　2、會議發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題。
　　3、遵循會議主持人對議程控制的要求。
　　4、屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言。
　　5、遵守會議紀律，與會期間應將手機調(diào)到振動或?qū)⑹謾C呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。
　　6、做好本人的會議紀錄。
　　5.4.4 多個部門參加的臨時行政會議原則上由集團總經(jīng)理主持，集團總經(jīng)理另有授權(quán)的，從集團總經(jīng)理授權(quán)。
　　5.4.5 公司月度例會、臨時行政會議一般應控制在2小時以內(nèi)，根據(jù)會議進行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意。
　　5.4.6 主持人為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄員負責。
　　5.5 會議記錄。
　　5.5.1 公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。
　　5.5.2 公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規(guī)定：
　　1、各部門應常設一名會議記錄員(一般為本部門的內(nèi)務文員，名單報總經(jīng)辦備案)，負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。
　　2、會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務的需要，臨時指定會議記錄員。
　　3、集團總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由集團總經(jīng)理秘書負責會議記錄工作，集團總經(jīng)理另有指定的，從集團總經(jīng)理指定。
　　5.5.3 會議記錄員應遵守以下規(guī)定：
　　1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀要。
　　2、會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性。
　　3、對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。
　　4、會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。
　　5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準的.《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。
　　5.5.4 下列情況下，應整理會議紀要：
　　1、公司各類臨時行政會議;
　　2、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議;
　　3、其它主持人要求整理會議紀要的會議。
　　5.5.5 會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀要須報總經(jīng)辦一份存檔備查。 　　5.5.6 會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：
　　1、本部門負責組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應作為機要檔案及時轉(zhuǎn)總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。
　　2、本部門會議記錄由本部門常設會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。
　　5.5.7 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應嚴格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
　　5.6 會議跟進。
　　5.6.1 會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰跟進”的原則;會議主持人另有指定的，從主持人指定。
　　5.6.2 集團總經(jīng)理主持的會議的會后跟進工作原則上由總經(jīng)辦負責落實，集團總經(jīng)理另有指定的，從集團總經(jīng)理指定。
　　5.6.3 會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準。
　　5.7 獎懲。
　　5.7.1 獎勵。按《獎懲管理制度》執(zhí)行。
　　5.7.2 遲到、早退、缺席。
　　1、遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到。
　　2、早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前5分鐘提前離開會場的，計為早退。
　　3、缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。
　　5.7.3 處罰。
　　1、無正當理由遲到、早退每次處10元的罰款。
　　2、無正當理由缺席每次處以20元的罰款。
　　3、凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。
　　6、 附則。
　　6.1 本制度由集團總經(jīng)辦負責解釋。
　　6.2 凡本制度未明確規(guī)定的獎懲，按《獎懲管理制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
　　6.3 本制度由集團總經(jīng)理批準后生效，自頒布之日起執(zhí)行。
 

公司會議管理制度(二)

　　一、目的
　　為規(guī)范公司各項會議及各類培訓流程，統(tǒng)一會議管理模式，減少會議數(shù)量、縮短會議時間，提高會議質(zhì)量，特制定本制度。
　　二、職責
　　(一)行政管理部負責會議管理，所有重要會議要在公司領(lǐng)導批準后到綜合部登記備案。
　　(二)會務工作主要由行政管理部承辦;其他部門主辦或召集的會議，行政管理部應予協(xié)助。
　　(三)除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政管理部整理、分發(fā)、立卷、存檔。
　　三、會議分類
　　(一)、公司部門周會制度
　　1、主持與記錄：各部門助理記錄，由部門主管主持
　　2、召開時間：每周一上午10:00。特殊原因需要延期召開的由部門主管提前通知。
　　3、參加人員：部門主管、部門員工
　　由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向部門主管請假。
　　4、會議內(nèi)容：該部門上周工作總結(jié)、本周工作計劃。
　　(二)、公司員工周會制度
　　1、主持與記錄：由人力資源部召集，總經(jīng)理主持，行政專員進行會議記錄�？偨�(jīng)理未列席會議時，由副總經(jīng)理主持。
　　2、召開時間：每周五下午4點。特殊原因需要延期召開時由行政專員提前通知。
　　3、參加人員：為公司全體員工。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向人力資源部請假。
　　4、會議內(nèi)容：
　　(1)公司日常運作情況的總結(jié)。
　　(2)各部門匯報上周工作任務完成情況，著重介紹在任務執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。
　　(3)全體與會人員就工作中所遇到的問題進行發(fā)言。
　　(三)、公司工作述職會議制度
　　1、主持與記錄：工作述職會議由人力資源部負責召集，總經(jīng)理主持，行政專員進行會議記錄。
　　2、召開時間：每年召開兩次，分別在年中和年末召開，具體時間由人力資源部安排。
　　3、參加人員：公司全體員工。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向人力資源部請假。
　　4、會議內(nèi)容：各與會人員各自總結(jié)、匯報半年來的工作情況，如工作具體內(nèi)容、工作任務執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績或成效等。
　　(四)、其他會議
　　1、公司年終總結(jié)表彰大會
　　總結(jié)全年工作情況，布署下一年度工作任務，表彰獎勵先進集體及個人。此項會議由行政管理部具體組織實施。
　　2、各專題會議
　　相關(guān)部門根據(jù)實際工作需要不定期地召開。會議的內(nèi)容主要是針對運營管理、招商工作、企劃工作、物業(yè)管理工作、預算管理及合約事宜等專項工作進行討論、布署和總結(jié)。
　　3、員工發(fā)起的會議
　　公司員工可以發(fā)起一定級別的會議，員工對公司的某一制度，或者工作中出現(xiàn)的問題提出解決方案，需要多個部門協(xié)同時，可以提請適當級別的會議。由行政管理部門將會議納入臨時會議的范圍，并由主經(jīng)理批準。
　　四、會議召開
　　(一)會議安排：
　　1、凡涉及到多個部門人員參加的會議或由于階段工作需要臨時召開的會議，會議召集部門應在召開前1-2天將總經(jīng)理批準后的.會議通知單報行政管理部，由行政管理部進行統(tǒng)一安排，方可召開。
　　2、行政管理部每月統(tǒng)一編制例會會議計劃，與月排班表同時公布。
　　3、凡公司已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需臨時安排其它會議，組織部門應提前2天報總經(jīng)理審批并報請行政管理部調(diào)整會議計劃，未經(jīng)行政管理部調(diào)整的，任何人(部門)不得隨意調(diào)整正常會議計劃。
　　4、各部門工作例會必須服從公司的統(tǒng)一安排，各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。
　　5、會議一經(jīng)確定，與會人員應預先做好各項工作安排，原則上不可請假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向總經(jīng)理請假，獲得批準后方可指派專人代為參加，會后應主動詢問會議內(nèi)容及交辦事項，確保會議布署的各項工作按時保質(zhì)完成并對工作結(jié)果負責。
　　(二)、會議的準備：
　　1、公司有專項主題的會議或需有投影設備演示說明的會議，應由行政管理部提前做好投影設備連接調(diào)試工作;
　　2、會議之前，行政管理部應有專人負責會議會標的制作和設置，并根據(jù)會議級別或性質(zhì)準備好會議飲用水或其他招待用品;
　　3、特別重大會議，應由行政管理部專人負責各項準備工作，具體包括以下內(nèi)容：
　　3.1會議議程安排(應提前報交公司領(lǐng)導或主要參會者);
　　3.2會議資料準備(如需分發(fā)應在入場前登記分發(fā));
　　3.3會議場所布置;
　　3.4會議服務人員的安排;
　　3.5會議簽到;
　　3.6會后事項安排。
　　3.7會議需要留存資料的應提前通知相關(guān)部門做好拍照、攝像工作。
　　(三)、會議召開及傳達：
　　1、應明確公司會議的目的，公司會議的目的是解決問題提高效率，因此會議應明確主題，不開無邊際的會議。
　　2、參會人員在會前應明確會議要研究的議題以便準備好相關(guān)文件材料。
　　3、與會者的發(fā)言要言簡意駭，一般發(fā)言不可過長，會議組織者或主持人在開會前應該就每個人的發(fā)言時間予以統(tǒng)計和控制，時間到后，無特殊情況不予延長。每次開會中應該強調(diào)發(fā)言的時間要求。
　　4、重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內(nèi)容。
　　5、與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細的會議記錄，以便于會后向部門員工準確傳達會議精神，落實各項工作任務，行政管理部將不定期抽查與會人員的會議記錄。
　　6、公司會議的會議紀要由行政管理部專人負責整理并由公司領(lǐng)導審閱簽發(fā)，會議紀要應分發(fā)給與會人員，必要時，分發(fā)給相關(guān)部門。其它會議由召集部門責成專人負責記錄整理，由主管領(lǐng)導審閱簽發(fā)并編號存檔。
　　7、會議結(jié)束后行政管理部或其它會議組織部門負責將問題進行匯總、分類，并將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發(fā)。公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由行政管理部專人負責，根據(jù)規(guī)定的時間節(jié)點逐項跟進，并在下一次例會前將各部門完成情況報公司領(lǐng)導。
　　(四)、會議紀律
　　1、要嚴格遵守會議的開始時間，提前3分鐘到達會議現(xiàn)場。不得缺席、遲到、早退，會議記錄人員登記到會情況。遲到則贊助10元，遲到每超過一分鐘增加10元，依次累加。如需請假需經(jīng)會議召集人批準。無故缺席者，贊助50元。
　　2、管理級別以上人員共同參加的為中層會議，中層會議應至少提前一天通知。遲到的則繳納100元贊助費，遲到每超過一分鐘增加10元，依次累加。
　　3、決策層人員共同參加的為高層會議應至少提前一天通知。參會人必須到場，遲到的則繳納500元贊助費，遲到每超過一分鐘增加10元，依次累加。
　　4、所有參會人員在開會期間應將手機等通訊設備設置為無聲或震動狀態(tài)。會議期間，所有與會人員不得看報紙雜志、聽音樂、接聽手機等做與會議無關(guān)的動作。發(fā)現(xiàn)有以上情況者，一次贊助10元，成長10次。
　　5、會議需要表決時，原則上采取少數(shù)服從多數(shù)的方法，特殊情況可集中，一經(jīng)會議決議之事，應按期完成。管理級別未能兌現(xiàn)承諾的每次贊助100元。對于需要在會議上討論的問題，提前與會議發(fā)起人溝通，以便于及時通知所有參會人，在提出問題的時候應該同時提交對該問題的解決方案。
　　五、附則
　　本制度由行政管理部負責解釋，如有未盡事宜，將按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行

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