根據(jù)《湖北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評辦法》,我局對照檔案管理省一級考評條件和要求,進(jìn)行了嚴(yán)格自查。通過自查,認(rèn)為我局檔案工作自1996年12月經(jīng)省二級認(rèn)定以來,嚴(yán)格對照評審組提出的整改意見,積極采取有效措施,及時進(jìn)行了整改完善,在檔案質(zhì)量、檔案開發(fā)利用和現(xiàn)代化管理等方面均取得了新的成效,已達(dá)到省一級標(biāo)準(zhǔn),F(xiàn)將自查情況報告如下:
一、組織管理
(一)管理體制。水利局黨組高度重視檔案工作。堅持把檔案工作作為全局的基礎(chǔ)性工作,列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程,明確由分管局長主管檔案工作,辦公室具體負(fù)責(zé),并充實(shí)調(diào)整檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確局長為組長,分管局長為副組長,各科室負(fù)責(zé)人為成員,建立和完善了檔案管理網(wǎng)絡(luò),專職和兼職檔案管理人員分工具體、職責(zé)明確,檔案管理網(wǎng)絡(luò)覆蓋水利工作全過程。今年初又成立了以局長為組長的目標(biāo)管理晉升省一級工作領(lǐng)導(dǎo)小組,并組建了工作專班,制定了實(shí)施方案,對各項檔案管理制度進(jìn)行了重新修訂。同時局綜合檔案室不斷加強(qiáng)對機(jī)關(guān)各部門文件材料歸檔工作監(jiān)督和指導(dǎo),從組織上保證了檔案工作的順利開展。
(二)制度建設(shè)。一是加強(qiáng)檔案法規(guī)學(xué)習(xí)。我局認(rèn)真組織學(xué)習(xí)、貫徹《檔案法》、《湖北省檔案管理條例》及相關(guān)法規(guī),積極開展檔案法規(guī)宣傳活動,制作了宣傳展牌,積極參加法制宣傳活動。二是完善了制度體系,同時根據(jù)檔案管理的要求,結(jié)合我局工作實(shí)際,先后完善了《檔案工作人員崗位責(zé)任制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用度》等十多項制度,對檔案管理各個環(huán)節(jié)進(jìn)行了規(guī)范。三是嚴(yán)格考核兌現(xiàn)。將檔案管理作為全局工作的重要內(nèi)容。納入單位和個人績效考核,按月對檔案工作進(jìn)行考核,按季兌現(xiàn),確保檔案管理各項制度落實(shí)到位。
(三)檔案人員。根據(jù)檔案管理規(guī)定和我局實(shí)際,我們配備了一名專職檔案管理人員、每個科室配備了1名兼職管理人員,所配備的兼職檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)好、文化水平高、責(zé)任心強(qiáng)、愛崗敬業(yè),專職檔案管理兼職管理人員都能較好地用任檔案管理工作。
二、設(shè)施建設(shè)
(一)庫房條件。目前局綜合檔案室已擁有檔案用房四間,包括1間檔案庫房、1 間閱覽室、1 間檔案人員辦公室和一間榮譽(yù)室,總面積達(dá)110多平方米。檔案用房布局合理、各具功能,庫房條件可滿足至少20年不落后的要求。
(二)設(shè)施、裝具。我局新增檔案密集架達(dá)到12列48組,檔案裝具規(guī)范統(tǒng)一。符合國家標(biāo)準(zhǔn),還更新添置檔案檔案工作專用計算機(jī)、掃描儀、空調(diào)、除濕機(jī)、防磁柜、打印機(jī)、碎紙機(jī)等,硬件設(shè)施配備齊全,完全滿足檔案管理現(xiàn)代化的要求。
三、檔案業(yè)務(wù)
(一)收集歸檔。我局文書、科技、聲像電子檔案均由綜合檔案室集中統(tǒng)一整理歸檔,建辦的專業(yè)檔案由相關(guān)部門按要求整理移交歸檔,層層審核把關(guān)。各部門文件材料能按時收集歸檔,按規(guī)定辦理接交手續(xù),歸檔文件材料符合歸檔要求標(biāo)準(zhǔn)。
(二)檔案整理。我局各門類文件材料都能按照國家、省規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行整理歸檔。在1996年通過省二級認(rèn)定的基礎(chǔ)上,又對室藏各全宗檔案進(jìn)行了一次全面的技術(shù)性整改,對所有會計檔案進(jìn)行了蓋章、編號、編目。目前,我局綜合檔案室各門類檔案資料分類科學(xué)、整理規(guī)范、排列有序,其整理質(zhì)量符合國家、省規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。另外,圖書、資料分類科學(xué)、管理有序。
(三)檔案保管。我局庫房設(shè)施全部為新建,相關(guān)設(shè)備的配備,庫房溫濕度控制指標(biāo)達(dá)到了省標(biāo)規(guī)定要求。庫房內(nèi)整潔衛(wèi)生、無霉、蟲及雜物堆放現(xiàn)象,無檔案丟失、損壞現(xiàn)象。檔案指引醒目、規(guī)范,全宗卷材料齊全完,檔案裝具排列整齊,其保管條件大為改善。
(四)統(tǒng)計、鑒定。我局能及時、準(zhǔn)確地對所有檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計,并向有關(guān)部門報送信息。建立了檔案移交、銷毀、利用效果、溫濕度記錄、庫房檢查記錄等檔案統(tǒng)計臺帳,堅持定期記載。各《全宗卷》材料進(jìn)行了補(bǔ)充完善,我們還開展了檔案鑒定、銷毀等工作。
(五)檔案管理現(xiàn)代化。為提高我局檔案現(xiàn)代化管理水平,今年又新安裝了科恰檔案管理系統(tǒng)軟件,配備了1臺電腦,添置了防磁柜、消毒柜、除濕機(jī)等設(shè)備,改善了聲像、電子、實(shí)物檔案的保管條件。檔案管理人員能熟練操作便用計算機(jī),對歷年來的檔案進(jìn)行了條目式錄入,共計6507件,檔案工作科技水平明顯提高。
四、開發(fā)利用
(一)利用工作。本局檔案檢索工具齊全,在這次檔案目標(biāo)管理升一級工作中,對目錄進(jìn)行了規(guī)范性改編、重編目錄號等工作,使檔案檢索、查閱更加便捷、規(guī)范,現(xiàn)場調(diào)卷效果較好。我們堅特做好檔案利用工作,有檔案查閱登記,檔案利用效果記錄,還及時編寫檔案利用效果實(shí)例,為日常水利工作提供了方便。
(二)檔案編研與服務(wù)效果。我局利用檔案信息,續(xù)編了全宗介紹、組織沿革、大事記、主要業(yè)務(wù)基礎(chǔ)材料匯編、發(fā)文匯集等參考資料,其編寫體例、內(nèi)容等符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求,編研資料質(zhì)量大為提高,實(shí)用價值大為提升。近幾年,我局檔案部門主動及時地提供檔案資料,為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項工作服務(wù),產(chǎn)生了明顯的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
通過本局自查,我們認(rèn)為本局檔案工作目標(biāo)管理達(dá)到了晉升省一級條件要求。
特此報告