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文控文員工作內(nèi)容

時(shí)間:2021-03-11 14:19:51 職場(chǎng)資訊 我要投稿

文控文員工作內(nèi)容

  文控文員ISO指管理者代表,企業(yè)請(qǐng)求咨詢是為了按照GB/T19000一IS09000系列標(biāo)準(zhǔn)建立本廠適用的質(zhì)量體系,編制質(zhì)量手冊(cè),掌握內(nèi)部質(zhì)量審核的方法,從而確保產(chǎn)品質(zhì)量持續(xù)穩(wěn)定地滿足規(guī)定的要求,并獲得認(rèn)證資格。下面是小編為你帶來(lái)的 ,歡迎閱讀。

文控文員工作內(nèi)容

  工作職責(zé)

  主要負(fù)責(zé)文件與資料的簽收發(fā)放和登記工作;過(guò)期無(wú)效文件的作廢銷(xiāo)毀工作,受控文件的電腦化管理;定期對(duì)文件進(jìn)行有效性檢查;文檔的日常管理和保管工作。

  也就是文件、辦公室日常事務(wù)管理

  1文件的制定、修改與廢止權(quán)責(zé)

  2文控中心負(fù)責(zé)文件的編號(hào)和所有 質(zhì)量體系文件原件管理工作。

  注意的是 辦公軟件的熟練操作,打字速度快(視工作崗位、業(yè)務(wù)范圍不同而要求不同),電腦的維護(hù)和保養(yǎng)。

  文控中心既是公司文件、資料工作的行政職能管理部門(mén),又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu),同時(shí)又是開(kāi)發(fā)利用文件資料資源的.信息交流中心。

  文控中心的主要職責(zé)

  1.負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作,對(duì)各部門(mén)文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

  2.制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

  3.負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系文件的收集、整理、分類(lèi)、存檔、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

  4.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

  5.開(kāi)展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng),做好文件、資料的利用工作,主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

  6.開(kāi)展文件資料編研工作和信息開(kāi)發(fā)交流工作,發(fā)揮文件資料的信息源作用。

  7.做好防火、防盜、防蟲(chóng)等工作,確保文件資料安全。

  文件資料的歸檔、立卷與管理:

  1.區(qū)分全宗,確定立檔單位。

  2.分類(lèi):依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類(lèi)別。分類(lèi)除按大類(lèi)外,同時(shí)按部門(mén)、是否保密、保密程度來(lái)分。

  2.1大類(lèi)分為:質(zhì)量文件:A;技術(shù)文件:B;制度/規(guī)定:C;參考資料:D;檔案:E;合同:F。

  2.2部門(mén)拼音縮寫(xiě):

  采購(gòu)部:CG;生產(chǎn)技術(shù)部:SJ;倉(cāng)儲(chǔ)部:CC;品管部:PG;研發(fā)部:YF;LED事業(yè)部:NE;產(chǎn)品部:CP;項(xiàng)目部:XM;客戶服務(wù)部:KF;燈桿分廠:DG;表面分廠:BM;庭園燈分廠:TY;裝配分廠:ZP;銷(xiāo)售部:XS;營(yíng)銷(xiāo)辦:YX;設(shè)備維修部:SB;財(cái)務(wù):CW;綜合辦:ZH;華體安裝公司:AZ;昆明辦事處:KM;重慶辦事處:CQ;陜西辦事處:SX;廣西辦事處:GX;貴陽(yáng)辦事處:GY;

  2.3保密用Y表示,非密級(jí)則用N表示。

  2.4密級(jí):絕密:AS;機(jī)密:CS;秘密:PS;無(wú):OP

  2.5編碼原則:編碼共為十二位數(shù),□(文件資料大類(lèi))□□(部門(mén)前兩位拼音縮寫(xiě))□(是否保密)□□(密級(jí)程度)□□(年份)□□□□(流水號(hào))。如綜合辦2010年某份制度編碼為:SZHNOP100001。

  3.歸檔前將資料分類(lèi),分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

  4.案卷排列:立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷,卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起,編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

  5.整理案卷,使之厚度適宜,控制在25px至50px之間,材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊;材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊;字跡難辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件;以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。

  6.對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列,確定保管期限,編制文件資料目錄(卡片),按一定次序排列和存放。

  7.每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的材料;對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

  8.對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并定期上報(bào)主管部門(mén)。各部門(mén)文件管理員應(yīng)定期(每月兩次,分別于月初、月中)報(bào)送相關(guān)資料至文控專(zhuān)員。

  9.公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。

  10.公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施,防止文件資料失密和泄密。

  文件資料的保管

  1.防止文件資料的損壞,延長(zhǎng)資料的壽命,維護(hù)資料的安全;

  2.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)或?qū)S梦募䦷?kù)保存文件資料;

  3.做好文控中心的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作,門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。


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