《測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》解讀
近日，國家測繪地理信息局、國家檔案局根據(jù)《中華人民共和國測繪法》、《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，在堅持問題導(dǎo)向，加強重點研究、準確把握形勢、繼承與創(chuàng)新并舉，強化規(guī)范性、合法性、前瞻性、指導(dǎo)性原則基礎(chǔ)上，通過精心組織、深入調(diào)研、廣泛征求意見，共同制定印發(fā)《測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)。《規(guī)定》自印發(fā)之日起施行。
《規(guī)定》分為7章35條，從測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理原則、落實檔案管理職能、健全檔案工作機制、完善檔案安全保管制度、豐富優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、推進檔案信息化建設(shè)、促進檔案信息資源共享，依法加大監(jiān)督管理力度等方面，對測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案進行了規(guī)范，為加強測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案真實、完整、安全和有效利用，保障檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和依法治檔提供法規(guī)依據(jù)。
此前，測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理依照1988年頒發(fā)的《測繪科學技術(shù)檔案管理規(guī)定》和1993年頒發(fā)的《測繪科學技術(shù)檔案建檔工作管理規(guī)定》執(zhí)行，兩者實施已20余年，部分內(nèi)容已無法適應(yīng)新形勢下測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理要求。新規(guī)定出臺后，原有規(guī)定同時廢止。
與原有規(guī)定比照，《規(guī)定》新增了以下內(nèi)容：
一、全面界定了測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的范圍。
界定測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的范圍是落實國家檔案管理部門提出的收好、建好、管好、用好專業(yè)檔案要求的基本前提，《規(guī)定》在測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案范圍的界定上，堅持“大測繪”理念和全面性原則，側(cè)重突出“三個特色”。一是以地理信息轉(zhuǎn)型升級中的航空航天遙感影像獲取、基礎(chǔ)測繪、地理國情監(jiān)測(普查)、應(yīng)急測繪保障服務(wù)、測繪成果與地理信息應(yīng)用等測繪專業(yè)和重點業(yè)務(wù)工作為主體，突出專業(yè)特色。二是將具有系統(tǒng)與行業(yè)特色的工程測量、海洋測繪與江河湖水下測量、界線測繪與不動產(chǎn)測繪，公開地圖制作檔案等納入其中，突出行業(yè)特色。三是將與本專業(yè)密切相關(guān)的測繪科學技術(shù)研究等檔案亦一并列入，突出關(guān)聯(lián)性特色。原《測繪科學技術(shù)檔案管理規(guī)定》規(guī)范的管理類、教育類、基建類檔案按照國家有關(guān)要求進行管理。
二、明確了業(yè)務(wù)檔案工作的管理體制與管理職責。
機構(gòu)與職責的明確是加強檔案管理工作的基礎(chǔ)。根據(jù)《中華人民共和國測繪法》確立的四級管理體制，《規(guī)定》將測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理職能延伸到市、縣級測繪地理信息主管部門，并明確了中央與縣級以上地方測繪地理信息主管部門相應(yīng)的管理職責。此外在檔案實體管理機構(gòu)方面，《規(guī)定》還要求省級以上測繪地理信息主管部門及有條件的市、縣測繪地理信息主管部門設(shè)立專門的檔案保管機構(gòu)，測繪地理信息單位設(shè)立檔案資料室，這為加強業(yè)務(wù)檔案管理提供了有力的組織保障，為檔案管理職責落實奠定了基礎(chǔ)。
三、加大檔案驗收監(jiān)管力度，促進業(yè)務(wù)檔案歸檔工作。
當前，測繪地理信息項目管理中存在著不履行檔案驗收程序、未獲得檔案驗收合格意見項目仍通過驗收等制度執(zhí)行不力、行為不規(guī)范等突出問題，為有效解決這一問題，《規(guī)定》在建檔、檔案驗收等環(huán)節(jié)提出了相應(yīng)要求。第十三條規(guī)定：“測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案建檔工作應(yīng)當納入測繪地理信息項目計劃、經(jīng)費預(yù)算、管理程序、質(zhì)量控制、崗位責任。測繪地理信息項目實施過程中，應(yīng)當同步提出建檔工作要求，同步檢查建檔制度執(zhí)行情況。”第十七條規(guī)定：“國家或地方重大測繪地理信息項目業(yè)務(wù)檔案驗收應(yīng)當由相應(yīng)的測繪地理信息行政主管部門組織實施，并出具驗收意見。其它測繪地理信息項目業(yè)務(wù)檔案的驗收，由相應(yīng)的檔案保管機構(gòu)負責，并出具驗收意見。未獲得檔案驗收合格意見的測繪地理信息項目不得通過項目驗收。”這一規(guī)定將原由檔案保管機構(gòu)負責所有項目檔案驗收，修改為國家或地方重大測繪地理信息項目業(yè)務(wù)檔案驗收由相應(yīng)的測繪地理信息行政主管部門組織實施，并出具驗收意見，強化了各級測繪地理信息行政主管部門對重大項目檔案驗收環(huán)節(jié)的監(jiān)管力度，將有利于促進業(yè)務(wù)檔案歸檔工作。
四、實行重要檔案異地備份保管制度,防范檔案損毀。
對重要的測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案實行異地備份保管，是測繪地理信息檔案安全體系建設(shè)的重要內(nèi)容和手段。實施重要檔案異地備份，有利于防范自然、人為、社會災(zāi)害可能帶來的毀滅性損失;有利于應(yīng)對數(shù)字時代信息安全的挑戰(zhàn);有利于避免網(wǎng)絡(luò)攻擊、操作失誤帶來的數(shù)據(jù)失真與損毀，確保檔案信息的真實性、安全性與可用性。因此《規(guī)定》要求，重要的測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案實行異地備份保管。
五、確立了檔案保管期滿鑒定制度。
在檔案管理實踐中，由于缺乏嚴格的檔案鑒定制度，檔案保管存在只存不銷，只進不出的`現(xiàn)象，導(dǎo)致部分保管期限已滿并失去保存價值的檔案長期保存，占用了有限的保管空間，也不利于真正有價值檔案的重點保護和利用。同時，鑒定制度也可有效防止保管期滿的有價值檔案被銷毀。為此《規(guī)定》第二十三條明確：“檔案保管機構(gòu)應(yīng)當對保管期滿的測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案提出鑒定意見，并報同級測繪地理信息行政主管部門批準。對不再具有保存價值的檔案應(yīng)當?shù)怯�、造冊，�?jīng)批準后按規(guī)定銷毀。禁止擅自銷毀測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案。”這一規(guī)定有利于檔案整理、鑒定等長效工作機制的建立，有利于提高館藏檔案質(zhì)量和利用效率。
六、鼓勵社會組織捐贈檔案，豐富檔案資源。
在我國，多種形式的測繪地理信息業(yè)務(wù)類檔案仍保存在社會組織或個人手中，眾多的民營企業(yè)在地理信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展過程中也形成了大量的有關(guān)檔案�！吨腥A人民共和國檔案法實施辦法》規(guī)定“集體或個人所有檔案可以向各級各類檔案館捐贈或出賣”。為豐富檔案資源，優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，切實有效保護和利用有價值檔案，《規(guī)定》提出：鼓勵單位和個人向檔案保管機構(gòu)移交、捐贈、寄存測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案。
七、加強檔案信息開放和共享，促進檔案開發(fā)利用。
檔案工作的最終目的就是有效地開發(fā)檔案信息資源，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供服務(wù)。因此檔案的開發(fā)利用是檔案工作的重要內(nèi)容。當前，測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案開放程度和開發(fā)利用力度還遠遠不足，因此《規(guī)定》從向社會公開檔案、定期公布檔案目錄，創(chuàng)新檔案服務(wù)和利用方式等方面對促進檔案開發(fā)利用做出了規(guī)定。
八、重申涉密業(yè)務(wù)檔案管理制度，維護信息安全。
涉密測繪成果是測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的組成部分，館藏數(shù)量大，載體形態(tài)多樣，利用頻次漸增，是測繪地理信息保密工作的重要環(huán)節(jié)。《規(guī)定》明確，涉及國家秘密的測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的管理，應(yīng)當遵照國家有關(guān)保密法律法規(guī)，防止泄密事件發(fā)生，維護國家涉密信息安全。
九、劃分了業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍和保管期限。
歸檔范圍和保管期限是開展建檔、歸檔和鑒定等工作的重要依據(jù)。此次《規(guī)定》以附件的形式一并發(fā)布了《測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案保管期限表》，對業(yè)務(wù)檔案具體歸檔范圍和保管期限進行了劃分。保管期限表結(jié)合測繪地理信息工作實際，類別劃分上采取了重點業(yè)務(wù)工作和測繪專業(yè)相結(jié)合的方式，較為全面地覆蓋了測繪部門主要業(yè)務(wù)工作和專業(yè)類型，同時兼顧了極具新時期代表性的導(dǎo)航電子地圖等測繪地理信息行業(yè)、產(chǎn)業(yè)特色的有關(guān)地理信息業(yè)務(wù)檔案，強化行業(yè)指導(dǎo)性。在具體歸檔內(nèi)容上，劃分較為細致，便于實際操作。同時考慮到測繪地理信息業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，提出應(yīng)當根據(jù)變化，及時調(diào)整有關(guān)檔案的歸檔范圍和保管期限。
十、明確檔案信息化建設(shè)的總體目標，順應(yīng)發(fā)展需求。
信息化建設(shè)是檔案工作發(fā)展的必然趨勢和要求。中辦、國辦《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》提出：“各地區(qū)各部門各單位要把數(shù)字檔案館(室)建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。”只有推進測繪地理信息檔案信息化建設(shè),才能切實提高檔案管理能力和利用效率。因此《規(guī)定》提出了加強測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)，建立數(shù)字檔案館等檔案信息化建設(shè)的總體發(fā)展目標。
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