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商務(wù)電話(huà)英語(yǔ)注意事項(xiàng)
在日常生活或是工作學(xué)習(xí)中，許多人都有過(guò)寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)的經(jīng)歷，以下是小編收集整理的商務(wù)電話(huà)英語(yǔ)注意事項(xiàng)，僅供參考，歡迎大家閱讀。
電話(huà)是最迅速的聯(lián)絡(luò)工具，尤其在今天，一切都國(guó)際化，因此國(guó)際電話(huà)也逐漸普遍。一旦拿起話(huà)筒怎樣接聽(tīng)越洋而來(lái)的電話(huà)呢?應(yīng)該說(shuō)些什么?這時(shí)候電話(huà)英語(yǔ)的重要性可想而知。如果你不會(huì)講，豈不是太糟糕! 假如你能夠把基本的電話(huà)英語(yǔ)學(xué)會(huì)了，電話(huà)英語(yǔ)何所恐懼?起初幾句可能無(wú)法隨心應(yīng)答，但是再繼續(xù)說(shuō)下去以后，自然就會(huì)流暢起來(lái)。我們通常認(rèn)為：如果要學(xué)習(xí)英語(yǔ)，就得學(xué)習(xí)完美的英語(yǔ)，講一口字正腔圓，毫無(wú)文法錯(cuò)誤的英語(yǔ)。這種近乎苛求的學(xué)習(xí)態(tài)度，愈增加學(xué)習(xí)的困難。
初學(xué)者雖然在文法上的表現(xiàn)不是很正確，發(fā)音也有點(diǎn)兒走音。但最起碼的交談，或彼此之間的交流，仍然可以獲得某種程度的溝通。打電話(huà)以英語(yǔ)交談時(shí)，只要牢記與善用下列四點(diǎn)就可以暢行無(wú)阻：
1、Speak clearly. (清楚地說(shuō))
2、Speak slowly. (不慌不忙地說(shuō))
3、Don’t hesitate to speak. (不躊躇不猶豫地說(shuō))
4、Write down the message. (把慨要記在便條紙上)
一接到說(shuō)英語(yǔ)的電話(huà)，首先應(yīng)說(shuō)：“Hello”，這一句話(huà)相當(dāng)與中國(guó)的“喂!喂!”。順利地說(shuō)出：
1、“Hello”，這是電話(huà)英語(yǔ)的第一步�！癏ello”說(shuō)出后，接著就是報(bào)姓名。
2、This is 姓名 Speaking(是某某人在說(shuō)話(huà)) 電話(huà)英語(yǔ)的基本構(gòu)造如上，但也可以省略、簡(jiǎn)潔地回答。事實(shí)上在電話(huà)中往往使用最簡(jiǎn)潔語(yǔ)句來(lái)表達(dá)。可以直接說(shuō)This is 姓名，Speaking省略。也有人省略[This is]，而說(shuō)成：姓名speaking. 以上無(wú)論哪一種省略說(shuō)法，都少不了“通名報(bào)姓”，電話(huà)里誰(shuí)在答話(huà)?誰(shuí)來(lái)電話(huà)?這才是最重要的。
才是電話(huà)常識(shí)。在商業(yè)電話(huà)方面，如果你是營(yíng)銷(xiāo)部的人，不妨說(shuō)：“營(yíng)銷(xiāo)部的某某人” ：
Sales department, 某某speaking. 如果公司有電話(huà)總機(jī)，總機(jī)小姐或者接電話(huà)的人就可以這樣說(shuō)：
公司(企業(yè))名(如 IBM), May I help you? (IBM總部，我能幫你做什么?) 通常如上的說(shuō)法就可以，一切講究時(shí)間、效率，所以在談話(huà)的同時(shí)又要顧慮到別的電話(huà)隨時(shí)都可能打進(jìn)來(lái)，因此閑話(huà)少說(shuō)，接電話(huà)，訊即導(dǎo)入事情核心。
3、“May I help you?”這是詢(xún)問(wèn)對(duì)方意見(jiàn)，最直截了當(dāng)?shù)脑?xún)問(wèn)方法，在英文會(huì)話(huà)來(lái)說(shuō)，這是一定的基本語(yǔ)句。這樣的回答，會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得你很有禮貌。接聽(tīng)了電話(huà)以后，還要說(shuō)些客套話(huà)。在某種意義來(lái)說(shuō)，善于說(shuō)話(huà)的人們，往往會(huì)在打招呼的客套話(huà)身上下點(diǎn)兒功夫，使聽(tīng)者產(chǎn)生好感。 先打招呼，說(shuō)句客套話(huà)，然后才進(jìn)入主題，這是電話(huà)英語(yǔ)或者是英語(yǔ)會(huì)話(huà)的一定程序。也是對(duì)話(huà)、會(huì)話(huà)所不可或缺的。如：
早晨(上午) Good morning. (早安!)
午后(下午) Good afternoon. (午安!)
黃昏(晚上) Good evening. (晚安!)
“Hi.”在好朋友或親近的人時(shí)，都可以使用。在掛斷電話(huà)時(shí)，最后應(yīng)該道別一聲。如：
Good-bye. (再見(jiàn)!)
Bye-bye.
See you later. 此外還可以說(shuō)一些復(fù)雜的句子以結(jié)束會(huì)話(huà)，如：
Take care. (小心照顧自己)
Have a nice weekend. (祝周末愉快!)
Have a good trip. (祝旅行愉快!)
Enjoy your vacation. (祝假期快樂(lè)!)
附：在中國(guó)，雖然電話(huà)已經(jīng)十分普及了，但由于缺乏用電話(huà)的常識(shí)和訓(xùn)練，不能形成有效交流的案例比比皆是。由于雙方看不到彼此的身體語(yǔ)言，對(duì)于使用英語(yǔ)的外國(guó)人來(lái)說(shuō)，進(jìn)行電話(huà)交流有一定的難度。所以要最大程度地使用或理解一些暗示語(yǔ)，即通過(guò)聲音線(xiàn)索去抓住對(duì)方的 支持、贊同或反對(duì)的態(tài)度、感情很重要。
一般的電話(huà)禮儀還有如下一些注意事項(xiàng)：
商務(wù)或公務(wù)電話(huà)都不宜太長(zhǎng);
電話(huà)交談時(shí)聲音不要太大：一是不必要，二是會(huì)遭人白眼;
如果接到一個(gè)別人的電話(huà)，一般要主動(dòng)提出可以幫助傳遞口信兒，大多數(shù)人會(huì)寫(xiě)下一張留言條;
接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，需知道對(duì)方是誰(shuí)，并詢(xún)問(wèn)對(duì)方單位名稱(chēng)及所屬部門(mén)，詳細(xì)弄清一切，給被指名來(lái)接聽(tīng)電話(huà)的人以便利;
接到陌生人的電話(huà)，在不了解對(duì)方的動(dòng)機(jī)、目的是什么時(shí)，接話(huà)人不可直來(lái)直去地告訴對(duì)方，同時(shí)也應(yīng)為別人保密;
當(dāng)對(duì)方要找的人不在時(shí)，請(qǐng)不要隨便傳話(huà)，或說(shuō)出不在者行蹤;
在電話(huà)中傳達(dá)事情時(shí)，應(yīng)重復(fù)重點(diǎn)，對(duì)于數(shù)字、日期、時(shí)間等，應(yīng)再次確定以免出錯(cuò)，并報(bào)上自己的姓名，以表明負(fù)責(zé);
1分鐘單詞速記 Vocabulary
extension (n.)電話(huà)分機(jī)
transfer (v.) 轉(zhuǎn)接
contact (v. / n.) 聯(lián)系 / 聯(lián)系 人
consensus (n.) 共識(shí)
partnership (n.) 合伙關(guān)系
voicemail (n.) 語(yǔ)音訊息
available (adj.) 有空的
availability (n.) 空檔
approval (n.) 批準(zhǔn)
review (v.) 審查
feasibility (n.) 可行性
事前準(zhǔn)備 Preparing for the Call
在撥打商務(wù)電話(huà)前，別忘了先確認(rèn)以下事項(xiàng)，讓整個(gè)溝通更流暢、順利喔！
1.搜集你所需要的資訊(對(duì)方的名字與電話(huà)號(hào)碼、行程表、筆跟紙)。
Gather all the information and supplies you might need (name and number of the person you need to speak to, a calendar, a pen, and paper).
2.確定你處在一個(gè)安靜且舒服的環(huán)境。
Make sure you are in a quiet and comfortable environment.
3.記下你這通電話(huà)要完成的任務(wù)。
Make notes about what you need to accomplish with the call.
accomplish (v.) 完成
實(shí)際撥打 Making the Call
實(shí)際撥打電話(huà)時(shí)，又有什么該注意的重點(diǎn)呢？趕緊接著看下去吧！
1.在一開(kāi)始就介紹你自己/提醒對(duì)方你是誰(shuí)。
Introduce yourself/remind the person of who you are at the beginning.
remind (v.) 提醒
beginning (n.) 開(kāi)頭
2.表達(dá)你的感激之情，感謝對(duì)方抽空跟你說(shuō)話(huà)。
Express gratitude. Thank the person for taking time out of their busy day to talk to you.
gratitude (n.) 感激
3.確認(rèn)對(duì)方是有空可以講電話(huà)的。
Make sure the person you’re calling is available to talk.
4.清楚表明這通電話(huà)的目的。
State the purpose of the call. Be clear and get to the point.
purpose (n.) 目的
clear (adj.) 清楚的
5.重述這通電話(huà)的重點(diǎn)，確認(rèn)雙方在溝通上有共識(shí)。
Summarize the important parts and ensure both parties reach an agreement.
agreement (n.)意見(jiàn)一致
6.客氣地結(jié)束這通電話(huà)。別忘了要先說(shuō)再見(jiàn)再掛電話(huà)。
End the call politely. Do not forget to say good bye before hanging off.
情境模擬 Scenario Application
看完撥打商務(wù)電話(huà)注意事項(xiàng)，接著試著將這些方法運(yùn)用到句子當(dāng)中吧!
Albert: Hello, my name is Albert. I am one of your partners. May I speak to Joe?
Albert: 你好，我是Albert，是你們的一位合作伙伴，請(qǐng)問(wèn)我可以跟Joe通話(huà)嗎?
Switchboard: I’ll connect you to number 851
總機(jī): 我?guī)湍D(zhuǎn)接到分機(jī)851。
Albert: Thank you for taking the time to contact us. Have I caught at a bad time to call?
Albert: 謝謝你愿意抽空與我說(shuō)話(huà)。請(qǐng)問(wèn)是否有打擾到你呢?
Joe: No, it’s fine.
Joe: 不會(huì)我剛好有空。
Albert: This call is in regard to the meeting we discussed the other day.
Albert: 我打來(lái)是為了前幾天我們討論關(guān)于會(huì)議的事。
Joe: I will attend your meeting but I need to check my schedule first.
Joe: 我會(huì)參加你的會(huì)議但我得先確定我的時(shí)間。
Albert: No problem. Once you’ve confirmed your availability, please send over your information so that we can give you the itinerary for the day.
Albert: 沒(méi)問(wèn)題。一旦你確定了你可以的日期，發(fā)個(gè)傳真告訴我具體情況。那樣我們就可以給你回復(fù)當(dāng)天的日程安排。
Joe: Will do.
Joe: 沒(méi)問(wèn)題。
Albert: Please don’t hesitate to contact me should you have any questions.
Albert: 如有任何問(wèn)題，歡迎聯(lián)絡(luò)。
掛斷電話(huà)前的禮貌也不可忽視，確定對(duì)方已掛斷電話(huà)，才能放下聽(tīng)筒，并且不管多忙都要體貼地、親切地對(duì)待聽(tīng)筒及來(lái)電方。
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