會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制研究論文
[提要] 隨著電子計(jì)算機(jī)在會計(jì)領(lǐng)域的普及與應(yīng)用，會計(jì)信息系統(tǒng)已經(jīng)從手工會計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展到企業(yè)級電算化會計(jì)信息系統(tǒng)，由于企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)的特殊性，建立一套適合我國企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀的會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。本文主要結(jié)合我國會計(jì)信息系統(tǒng)與內(nèi)部控制發(fā)展歷程，著重分析會計(jì)信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響，針對會計(jì)信息系統(tǒng)存在的風(fēng)險(xiǎn)，研究進(jìn)行內(nèi)部控制的必要性和采取的相應(yīng)手段，探討加強(qiáng)企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制問題，以確保企業(yè)實(shí)行會計(jì)電算化后，系統(tǒng)能夠正常、安全、有效地運(yùn)行，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
關(guān)鍵詞：會計(jì)信息系統(tǒng);電算化;內(nèi)部控制
一、我國企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制基本現(xiàn)狀
(1)未建立完整的內(nèi)控制度體系，營造好的控制環(huán)境。一個(gè)企業(yè)要想達(dá)到規(guī)范會計(jì)行為，保證會計(jì)資料真實(shí)完整，保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全完整等目的，就必須先要有一套切實(shí)可行并且健全的內(nèi)部控制體制。而現(xiàn)實(shí)是：企業(yè)內(nèi)部控制制度并不完善，為企業(yè)其他很多工作帶來很多不便。一是企業(yè)內(nèi)部管理混亂，存在發(fā)票印章一人管、出納會計(jì)一人兼的現(xiàn)象;二是企業(yè)制度不全面，沒有針對企業(yè)經(jīng)營的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)部門、各類事項(xiàng)制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，如付款環(huán)節(jié)對原始單據(jù)的審核作為關(guān)鍵控制點(diǎn)，但供應(yīng)部門因弄虛作假或失職，購進(jìn)了質(zhì)次價(jià)高的材料，會計(jì)部門依然會在審查原始單據(jù)無誤后照價(jià)付款;三是制度執(zhí)行力度不夠，再好的制度如果不執(zhí)行也是沒有用的，像內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，有的企業(yè)沒有建立內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，已經(jīng)建立內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的企業(yè)也沒能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，內(nèi)部審計(jì)工作得不到應(yīng)有的重視和支持。
(2)職責(zé)分工不明確，操作流程不規(guī)范。內(nèi)部控制制度的建設(shè)及有效運(yùn)行依賴于企業(yè)內(nèi)部良好的法人治理結(jié)構(gòu)。雖然大部分企業(yè)在形式上建立了法人治理結(jié)構(gòu)，但董事長、總經(jīng)理由一人擔(dān)任，董事?lián)伪O(jiān)事的現(xiàn)象屢見不鮮，使得股東大會流于形式、董事會發(fā)揮不了應(yīng)有的作用、監(jiān)事會權(quán)力虛置，遠(yuǎn)未達(dá)到內(nèi)部權(quán)力制衡的效果，從而不可避免地出現(xiàn)會計(jì)信息失真、部門領(lǐng)導(dǎo)專權(quán)等現(xiàn)象。
(3)管理當(dāng)局對會計(jì)控制認(rèn)識不足、重視不夠。不少企業(yè)管理當(dāng)局對會計(jì)控制的認(rèn)識和重視遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)實(shí)的需要，簡單地認(rèn)為會計(jì)控制就是內(nèi)部成本控制、內(nèi)部資產(chǎn)安全性控制，導(dǎo)致企業(yè)會計(jì)控制殘缺不全;相當(dāng)一部分企業(yè)管理當(dāng)局還認(rèn)為會計(jì)控制不過就是一堆堆手冊、文件和制度，遇到具體問題的處理，以強(qiáng)調(diào)靈活性為由而不按規(guī)定程序辦理，大事小事領(lǐng)導(dǎo)說了算，有時(shí)甚至為了謀取個(gè)人利益或企業(yè)集體的利益而不擇手段弄虛作假、篡改賬目。
(4)會計(jì)控制制度本身缺乏科學(xué)性與連貫性。目前，有些企業(yè)也建立了相關(guān)的會計(jì)控制制度，但從總體來看，仍然缺乏科學(xué)性與連貫性，致使會計(jì)控制難以發(fā)揮其應(yīng)有的功效。如有的企業(yè)只偏重事后控制而忽略了事前預(yù)防控制，沒有建立自我防范與約束機(jī)制，實(shí)際工作中通常是待違規(guī)違紀(jì)行為發(fā)生后設(shè)法堵塞或予以懲罰，這樣就導(dǎo)致內(nèi)控成本較高，收效甚微，使會計(jì)控制失去效力。
二、內(nèi)部控制問題原因分析
(1)數(shù)據(jù)處理的集中性削減了傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度。手工會計(jì)系統(tǒng)中，會計(jì)人員之間的聯(lián)系是直接的，由于崗位的不同和筆跡的不同，自然形成了相互制約、相互監(jiān)督的內(nèi)控體系。而在電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中，原來的人與人之間的聯(lián)系，部分地轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計(jì)算機(jī)的聯(lián)系，通過計(jì)算機(jī)使犯罪后果更嚴(yán)重。
(2)管理不嚴(yán)，信息化程度低。目前，我國許多企業(yè)手工管理制度執(zhí)行不嚴(yán)密，基礎(chǔ)管理工作薄弱，崗位責(zé)任制、權(quán)限分級制往往形如虛設(shè)。保守的企業(yè)經(jīng)營管理者沒有意識到實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息化以后為企業(yè)帶來的高效益而忽視會計(jì)系統(tǒng)的'發(fā)展，導(dǎo)致已實(shí)現(xiàn)信息化的企業(yè)不能通過網(wǎng)絡(luò)與該類企業(yè)進(jìn)行信息資源交換、共享，出現(xiàn)信息屏蔽，會計(jì)信息系統(tǒng)沒有得到全面運(yùn)行。
(3)財(cái)會人員綜合水平不高。會計(jì)信息化對會計(jì)人員提出了更高的要求，既要求會計(jì)人員掌握一定的專業(yè)知識，還要求掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)、財(cái)務(wù)軟件的操作以及相關(guān)設(shè)備的保養(yǎng)和維護(hù)知識，成為“復(fù)合型”人才。當(dāng)前財(cái)會人員存在知識面缺乏現(xiàn)象，造成會計(jì)信息化軟件使用不當(dāng)或功能使用不全面，滯后企業(yè)發(fā)展，沒有使信息化會計(jì)系統(tǒng)發(fā)揮出應(yīng)有的效益。
三、完善企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的措施
嚴(yán)格的內(nèi)控制度是會計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的有力保證。根據(jù)國內(nèi)外會計(jì)信息系統(tǒng)的實(shí)踐表明，計(jì)算機(jī)本身出現(xiàn)處理出錯(cuò)的概率幾乎為零，但是由于人為原因而出現(xiàn)差錯(cuò)及進(jìn)行舞弊的現(xiàn)象卻屢見不鮮。因此，制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度非常之必要。
(1)制定和完善企業(yè)內(nèi)部操作管理制度。企業(yè)在實(shí)行會計(jì)電算化后，會計(jì)人員增添了新工作內(nèi)容，這就要求會計(jì)人員更新知識結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)素質(zhì)。一方面要掌握扎實(shí)的會計(jì)專業(yè)知識;另一方面還必須掌握會計(jì)電算化的有關(guān)知識，培養(yǎng)熟練操作和應(yīng)用會計(jì)信息系統(tǒng)的能力，以促使自身從單純的手工會計(jì)記賬、算賬、報(bào)賬的實(shí)務(wù)核算型工作轉(zhuǎn)向通過會計(jì)信息系統(tǒng)參與預(yù)測、決策、控制的經(jīng)營管理型，以便充分發(fā)揮會計(jì)工作在企業(yè)管理中的重要作用。企業(yè)應(yīng)制定一套會計(jì)人員知識結(jié)構(gòu)的更新措施和培養(yǎng)制度。
(2)建立計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理制度。所謂硬件設(shè)備的安全控制，主要內(nèi)容是在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，如果硬件出現(xiàn)故障應(yīng)及時(shí)清除故障，并做好故障排除記錄，在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后，應(yīng)由系統(tǒng)維護(hù)人員安裝和調(diào)試。同時(shí)，要利用會計(jì)軟件中的操作日志文件，建立一整套嚴(yán)格的上機(jī)管理制度，以保證設(shè)備的完好和正常運(yùn)行。
軟件設(shè)備的安全控制是要保證財(cái)務(wù)軟件程序不損毀、不被修改、不被病毒感染。軟件程序的安全與否直接影響著會計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行，關(guān)系到財(cái)務(wù)信息的保密性和完整性。軟件控制的目標(biāo)是要做到任何情況下會計(jì)數(shù)據(jù)都不損毀、不泄露、不丟失、不被非法侵入。通常采用的控制措施包括接觸控制、防范病毒管理控制和丟失數(shù)據(jù)的恢復(fù)與重建等。接觸控制是指非系統(tǒng)維護(hù)人員不得接觸到軟件程序的技術(shù)資料、源程序和加密文件，從而減少軟件程序被修改和破壞的可能性;防范病毒管理控制要求企業(yè)制定具體的防病毒措施，包括對所有不明來歷的磁盤在使用前進(jìn)行病毒檢測，定期對系統(tǒng)進(jìn)行病毒檢測，使用網(wǎng)絡(luò)病毒防火墻以防止網(wǎng)絡(luò)病毒入侵等;程序的安全控制還要求企業(yè)有關(guān)人員要注明程序功能后備份存檔，以備會計(jì)信息系統(tǒng)損壞后重新安裝，即程序備份控制。
(3)加強(qiáng)會計(jì)信息系統(tǒng)的安全控制。接觸控制是防止未經(jīng)授權(quán)的人擅自動(dòng)用系統(tǒng)的各種資源，以保證各項(xiàng)資源的正確性和安全性。主要的控制措施包括：訂立內(nèi)部操作管理制度，加強(qiáng)系統(tǒng)安全保護(hù)措施，設(shè)置用戶登錄上機(jī)和密碼保護(hù)制度，設(shè)置操作權(quán)限限制，實(shí)行分口、分層設(shè)置密碼、對計(jì)算機(jī)設(shè)備加鎖，對上機(jī)口令嚴(yán)密控制。
環(huán)境安全控制則是為了避免計(jì)算機(jī)因外界因素而發(fā)生故障，保障計(jì)算機(jī)的正常運(yùn)行。其主要內(nèi)容包括：制定計(jì)算機(jī)機(jī)房設(shè)備管理制度以保證機(jī)房環(huán)境，提供安全供電系統(tǒng)的安裝及空調(diào)和防火、防水、防塵、抽濕裝置等設(shè)備的配備。
(4)加強(qiáng)制定會計(jì)信息系統(tǒng)檔案管理制度。隨著存儲介質(zhì)的改變，對會計(jì)檔案管理的要求也比較嚴(yán)格，保存的有關(guān)規(guī)定要按《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計(jì)檔案以計(jì)算機(jī)打印的書面形式保存，企業(yè)應(yīng)對會計(jì)信息系統(tǒng)的有關(guān)資料及時(shí)存檔，建立起完善的檔案管理制度，并有專人對檔案進(jìn)行維護(hù)和完善，對于資料的借用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等進(jìn)行加強(qiáng)管理。還要定期對所有檔案進(jìn)行備份，并保管好這些備份檔案文件。
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