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物業(yè)企業(yè)成本管理方法
一、固定成本費用管理。
物業(yè)管理企業(yè)的性質(zhì)決定了物業(yè)管理企業(yè)成本費用主要是人力資源成本費用支出。在固定成本費用組成中，大頭是公司管理人員的工資，特別是中層以上部門領導的工資，千萬不可小視它的比重：一個管理層管理人員的工資，是基層服務層員工的幾倍;減少一個管理人員的崗位，就可以增加幾個服務層員工的費用支出。因地制宜、合理有效地設置公司職能部門，是降低物業(yè)管理企業(yè)固定成本切實有效的方法和手段。物業(yè)管理企業(yè)職能部門的職能就是控制、決策、協(xié)調(diào)、服務四大功能。從勞動生產(chǎn)率的角度來衡量，物業(yè)服務管理的全過程，90%的工作量是在管理處完成的。因此，物業(yè)管理企業(yè)職能部門的設置，應以精干、高效為宜，部門越少、人員越精越好。機構(gòu)龐大、人員冗雜是極大的資源浪費，不但增加了成本，還增加了內(nèi)耗，降低了管理效益。
如何科學、合理、有效地設置公司職能部門和人員崗位?筆者認為，以管理“幅度”來確立機構(gòu)和和員編制比較科學、合理、有效。管理面積在600萬平方米以內(nèi)的物業(yè)管理企業(yè)，總經(jīng)理的管理幅度為4～6人(含副總經(jīng)理和主要職能部門經(jīng)理);副總經(jīng)理的管理幅度為8～10人(含職能部門經(jīng)理和管理處主任);職能部門經(jīng)理的管理幅度為10～15人(本職能部門和相關事業(yè)部門)。
二、管理費用。
主要指的是招待費和車輛使用費。招待費在許多公司占有相當大的比例。大家總是說物業(yè)管理行業(yè)是微利行業(yè)，賺錢不易，隨著行業(yè)運作的進一步規(guī)范，賺錢更加不易。如果一個企業(yè)僅公司每年的招待費在30萬元左右，車輛使用費在30萬元左右，這對一個中等規(guī)模的物業(yè)管理企業(yè)來說，應該是一筆不小的成本費用支出。對招待費的支出要有的放矢，該花的錢一定要花到位，不該花的錢堅決不花。車輛使用方面鼓勵個人買車，公司給予適當補貼，工作時間外出辦事用個人的車，以達到降低公司管理成本的目的。
三、變動成本。
在物業(yè)管理企業(yè)成本核算中，變動成本占的比例最大，主要是基層服務人員的工資。物業(yè)管理行業(yè)屬勞動密集型服務行業(yè)，科學、合理地使用人力資本是物業(yè)管理企業(yè)降低成本的上攻方向。如何控制好人力資本的成本費用?可以從兩個方面入手：
(一)科學、合理地制定基層單位的用人編制。
根據(jù)公司管理的小區(qū)(大廈)的實際情況和本公司的管理水平定崗定編。例如：管理面積比較大的封閉式多層小區(qū)，可按人均管理面積3500～4000平方米來核定小區(qū)管理處人員編制。技防措施好又是封閉式高層小區(qū)，可按人均管理面積3000平方米來核定管理處人員編制。技防措施差又不是封閉式的高層小區(qū)，可按人均管理面積2000平方米來核定管理處人員編制。面積較小的封閉式多層小區(qū)，可按人均管理面積2500平方米來核定管理處人員編制。開放式的小區(qū)管理難度比較大，可根據(jù)實際、具體的情況在定編人數(shù)的基礎上乘以10～20%的系數(shù)。
定編只是一個參考比較值，我們可把定編值看作是小區(qū)成本核算的邊際值，大于邊際值就會減少利潤甚至虧損;少于邊際值就能保本或者多盈利。例如：某小區(qū)管理面積20萬平方米，多層、封閉式、有兩個人員車輛出入口。按人均3000平方米定編小區(qū)管理需要人員60人，各項服務人員全部在內(nèi)。但是，由于小區(qū)管理處主任用人把關比較嚴，嚴格按工作量定崗，特別是管理處內(nèi)部管理人員，l人身兼數(shù)職，結(jié)果整個小區(qū)管理服務用了52人，比定編人數(shù)少了8人，一年增加收入近14.4萬元，效益十分可觀。可見嚴格地控制變動成本，是物業(yè)管理企業(yè)降低成本提高效益的主要途徑。
(二)向科學管理要效益。
向管理要效益在物業(yè)管理行業(yè)涉及的面很廣：
1、合理地使用資源。
例如：在物業(yè)管理服務中用人第一大戶保安服務和用人第二大戶清潔綠化服務方面，如何通過科學有效的管理來降低人力資本投入，就是一個值得認真研究的課題。目前，深圳物業(yè)管理對保安、清潔、綠化服務采用兩種模式：一種是把保安、清潔、綠化承包給社會專業(yè)公司來完成;另一種是由自己公司內(nèi)部的專業(yè)公司來完成。是承包給社會專業(yè)公司做好呢?還是讓自己的專業(yè)化公司做好?這要作具體的分析，個論是自己的專業(yè)公司做，還是包給社會專業(yè)公司做，總體上說成本是差不多的。筆者曾以我們公司管理的一個比較有典型意義的小區(qū)為例，用社會專業(yè)公司的報價為基準，對小區(qū)的清潔、綠化做過成本分析和比較：在同等條件下，社會專業(yè)公司能做到的成本底線，我們自己的專業(yè)公司也能做到。實踐證明，有條件的單位，清潔、綠化交給自己的專業(yè)公司干，可以最大限度地降低物業(yè)管理的成本和費用支出。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
(1)自己干可以獲得一定的利潤空間。一個20萬平方米的住宅小區(qū)，清潔一年至少可以獲得7.5萬元的利潤收益。
(2)小區(qū)的“消殺”可以由清潔工來完成，不用再另外支出“消殺”的人工成本(一年至少可以節(jié)省3萬元)。如果將清潔承包給社會專業(yè)公司來做，“消殺”就得另外請專業(yè)公司來做，還要另外支出一筆費用，加大了成本支出，減少了利潤收益。
(3)小區(qū)高層樓宇的“水池清洗”可以由清潔工來完成，不用再另外支付“水池清洗”的人工成本(一棟高層住宅)。如果將清潔承包給社會專業(yè)公司來做，“水池清洗”就得另外請社會專業(yè)公司來做，還得另外支付一筆費用(一年至少要多支出3.5萬元)。
(4)降低專業(yè)技術(shù)人力資本的投入。專業(yè)技術(shù)部門養(yǎng)一個專業(yè)工程師，可以滿足10個左右管理處的專業(yè)技術(shù)需要，而管理處養(yǎng)一個專業(yè)工程師，待遇低了留不住，待遇高了養(yǎng)不起。至于包給社會專業(yè)公司好管理，交給自己的專業(yè)公司做不好管理的說法是不準確客觀的。好不好管理，關鍵是看公司內(nèi)部管理機制能否按市場化機制來運作。在成本核算上能否把自己的專業(yè)公司，當作社會化專業(yè)公司一樣來對待、來要求，并給予相應的自主經(jīng)營權(quán)。
本人認為，內(nèi)部專業(yè)化服務(由公司自己的專業(yè)公司完成專項服務)，應側(cè)重專業(yè)技術(shù)服務;外部專業(yè)化服務(公司自己的專業(yè)服務公司對外開拓的專業(yè)服務項目)，應側(cè)重專業(yè)經(jīng)營服務。內(nèi)部專業(yè)化服務主要指的是：專業(yè)化技術(shù)服務、專業(yè)技術(shù)管理和專業(yè)技術(shù)培訓。例如：保安、綠化、清潔等專業(yè)化服務工作，如果每個管理處都養(yǎng)一兩個這樣的專業(yè)技術(shù)人員，工作量既不飽滿，又會加大管理成本，得不償失。實行公司內(nèi)部專業(yè)化管理，專業(yè)技術(shù)人員可以充分發(fā)揮資源優(yōu)勢，一個專業(yè)技術(shù)人員可以兼顧很多個管理處的專業(yè)技術(shù)培訓、專業(yè)技術(shù)指導、專業(yè)技術(shù)服務等工作，達到事半功倍的作用。這就是內(nèi)部專業(yè)化管理的優(yōu)勢。
公司內(nèi)部專業(yè)化管理，就是要把“一體化”管理的優(yōu)勢與“專業(yè)化”管理的優(yōu)勢結(jié)合起來——小區(qū)日常專業(yè)化管理交由管理處來完成，其它的由公司內(nèi)部專業(yè)化公司完成。例如：小區(qū)清潔工作如何安排，需要多少清潔工，哪里應該重點打掃，什么地方還需要加派人手，對清潔工作的考核處罰，清潔工的工作表現(xiàn)以及能否留用等等權(quán)力，交由管理處執(zhí)行。人員招聘、技術(shù)培訓、施工材料、施工專業(yè)技術(shù)、質(zhì)量標準、內(nèi)部考核等等由專業(yè)部門執(zhí)行。綠化、保安也是如此。
清潔、綠化、保安等專業(yè)服務工作情況如何?質(zhì)量好壞?公司只考核各個管理處。至于如何達標?如何保證服務質(zhì)量?由管理處來要求和約束專業(yè)部門。充分發(fā)揮公司職能部門、管理處、專業(yè)部門等多方面的積極作用，最大限度地提高成本效益率。
2、合理開發(fā)資源。
對小區(qū)各專項專業(yè)服務，實行日常工作由管理處“綜合”管理的最大好處就是可以最大限度地開發(fā)利用資源。“綜合”管理的基點是不管哪一項專業(yè)服務出了問題，日常管理責任都在管理處，都應由管理處來負責協(xié)調(diào)解決。通過激勵手段提高員工的工作效率來降低成本。例如：小區(qū)的日常保安巡邏工作，由管理處統(tǒng)籌安排(適當增加清潔工的待遇)，交給保潔工來兼顧完成;保潔工在保潔過程中要不停地在自己負責的區(qū)域內(nèi)巡視，完全可以兼顧保安員的巡邏職責;清潔工日積月累對責任區(qū)內(nèi)的各種情況十分了解，由清潔工兼顧保安巡邏工作效果會更好。一旦出了問題由負責治安防范的事務助理負責，由事務助理負責查找原因，提出改進措施并監(jiān)督執(zhí)行。這樣就可以減少白天保安巡邏崗的人數(shù)(增設少量的保安巡邏機動崗)。一個15萬平方米的開放式小區(qū)，全少可以減少4個保安員巡邏崗位，一年就可以增加7.2萬元的收入。
3、合理配置資源。
對專業(yè)服務公司來講，合理地配置資源可以最大限度地降低成本增加效益。例如：負責清潔的專業(yè)部門，在保證與各管理處簽訂的專業(yè)服務合同書各項條款和服務質(zhì)量的前提下，合理地配置人力資源：將清潔工作分為清潔和保潔兩部分，集中六分之三的人負責清潔，下午6：00一7：00進行小區(qū)公共場所的清潔工作;晚9：00以后，進行樓道內(nèi)的清潔和垃圾清運(晚間人們已休息對清潔好的環(huán)境不會有多大破壞)，工作完就回家休息，第二天白天不上班。將六分之二的人用于保潔，保潔工的工作區(qū)域大于清潔工的工作區(qū)域。工作時間早上8：00—中午11：00，下午2：30—5：00(人們上班時間)。抽出兩個人負責清運垃圾和頂班凋休。這樣既保證了服務工作質(zhì)量，又解決了清潔工的休息問題，同時，減少了六分之一人力資本的投入，達到了減員增效目的。
4、通過科技手段來降低人工成本。
在道口增設電腦自動收費系統(tǒng);在小區(qū)內(nèi)增設安防監(jiān)控系統(tǒng)，既安全可靠，又能增加收費，同時達到減少保安員崗位，降低人力資本的支出，兩年內(nèi)就可收回投資成本。
四、節(jié)能降耗。
節(jié)能降耗在物業(yè)管理行業(yè)主要體現(xiàn)在兩個方面：
1、公共用電。
本人曾做過詳細的測算：高層樓宇每1萬個人米公共用電，電費支出約1萬元左右(合電梯用電在內(nèi))，公共用電是高層樓宇管理成本費用支出的大項。公共用電的節(jié)能重點應放在地下停車場、電梯間等24小時用電照明的地方，主要方法采用節(jié)能燈具降低能耗。我們曾用電表對節(jié)能燈具和普通燈具做過實際比較測量，40W的節(jié)能燈具比普通燈具每天節(jié)約電能0.25度，年節(jié)約電費支出66元，減去節(jié)能燈具高于普通燈具的成本支出，每年每盞燈可以增加效益收入62元，效果十分明顯。
2、電梯用電。
電梯是公共用電的耗電大戶，一部停站20層樓的電梯，每小時綜合耗電量約25KW左右。筆者現(xiàn)在要說的是一種反向能耗，我們現(xiàn)在很多高層為了節(jié)約清潔費用的支出成本，在樓層內(nèi)個設垃圾箱。由于樓層內(nèi)不設垃圾箱給住戶帶來生活不便不說，也帶來了能耗的增加。如果一層樓有8戶住戶，每天平均倒垃圾最低次數(shù)為1.5次，樓高30層電梯平均運行一次(一上一下)為60秒鐘，以耗電量每小時25KW的電梯計算，運行一秒鐘耗電量0.007度電，60秒鐘耗電0.32元。一棟住戶240戶的高層住宅樓，按每2戶同一時間丟垃圾，電梯每天要為住戶丟垃圾多運行耗電：240戶 ÷5.2×15次×0.32元×30天×12月=20736元，這是最保守的計算。而在每層樓設垃圾箱的成本是：每層樓2個密封垃圾箱，每個垃圾箱投資100元，垃圾清運車1輛，一次性投資1000元，人垃圾袋每個0.22元，每天更換一次，第一年費用支出為：2個×30層×100元+(0.22元×2×30層×30天×12月)+1000元=11752元，這是第一年費用支出，垃圾箱、垃圾車一次性投入，至少可以使用3年以上，所以，第二年的費用支出僅有4752元。第一年可節(jié)約費用支出：20736元-11752元=8984元;第二年節(jié)約費用支出：20736元-4752元=15984元，誰優(yōu)?誰劣?一目了然。
另外樓層內(nèi)設垃圾箱還可以節(jié)約清潔工的人力資本支出。如果只在單元大門外設一個垃圾箱(樓層內(nèi)不設)，清潔工平均每天1～2小時就要清運一次垃圾，星期六、星期天高峰時平均每15分鐘就要清運一次垃圾，同時，樓內(nèi)不設垃圾箱，夏季有些住戶怕垃圾放在家里有味，就將垃圾丟在走廊內(nèi)，也增加了樓內(nèi)的工作量。企業(yè)管理的一個根本任務，就是如何研究不斷降低成本。在我們物業(yè)服務工作中有許多可以降低成本的地方，只要我們認真去找，“遍地是黃金”。
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