如何做好辦公室工作

　　辦公室的工作政策性強(qiáng)、事務(wù)繁雜、勞動(dòng)強(qiáng)度大、工作要求嚴(yán)，就如同一條遙遙無(wú)期的長(zhǎng)途之旅，而我們每個(gè)辦公室人員都背負(fù)著屬于自己的十字架，它時(shí)常沉重不堪，甚至令人沮喪，但是當(dāng)溝壑出現(xiàn)之時(shí)，也正是它幫助我們跨越障礙，繼續(xù)前進(jìn)。那么如何做好辦公室工作呢?讓CN人才網(wǎng)小編來(lái)給大家說(shuō)說(shuō)吧。

　　一、公文處理

　　公文，是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位等依法成立的社會(huì)組織用來(lái)辦理公務(wù)、有一定格式的應(yīng)用文。公文是在行政管理活動(dòng)或處理公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄功效的一種應(yīng)用文體。企業(yè)里常用的公文主要有：請(qǐng)示、報(bào)告、指示、布告、公告、通告、批復(fù)、通知、通報(bào)、決定、決議、函、會(huì)議紀(jì)要等種類(lèi)。

　　(一)請(qǐng)示

　　請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。

　　(二)報(bào)告

　　向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用“報(bào)告”。

　　(三)指示

　　對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用“指示”。

　　(四)布告、公告、通告

　　對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用“布告”。

　　向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件，用“公告”。

　　在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用“通告”。

　　(五)批復(fù)

　　答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。

　　(六)通知

　　傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用“通知”。

　　(七)通報(bào)

　　表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用“通報(bào)”。

　　(八)決定、決議

　　對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排，用“決定”。

　　經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。

　　(九)函

　　平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，用“函”。

　　(十)會(huì)議紀(jì)要

　　傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。

　　具體寫(xiě)作要領(lǐng)要求分管文秘工作的根據(jù)各類(lèi)文體的應(yīng)用范圍，參考有關(guān)例文進(jìn)行寫(xiě)作。

　　我主要說(shuō)一下公文的管理問(wèn)題。所謂的公文管理，是指公文的傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀。

　　(一)收文處理

　　1、備好收文登記薄和文件傳閱單。

　　收文登記薄里要反映出以下幾個(gè)內(nèi)容：收文日期、收文字號(hào)、收文標(biāo)題、來(lái)文單位、緊急程度、密級(jí)、備注等內(nèi)容;文件傳閱單除了具有以上內(nèi)容外，還要有文件內(nèi)容、主任簽批、領(lǐng)導(dǎo)批示、閱者簽字、處理結(jié)果等內(nèi)容。

　　2、收到文件后，及時(shí)登記，并填寫(xiě)文件傳閱單，由分管公文處理的主任簽批后，送呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)辦理。文件呈送過(guò)程是先送主要領(lǐng)導(dǎo)閱簽，然后按領(lǐng)導(dǎo)批示辦理。辦理完的文件，及時(shí)填寫(xiě)處理結(jié)果后留存。

　　3、需要注意的事項(xiàng)。公文處理時(shí)必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。公文(包括電報(bào))根據(jù)來(lái)文的緊急程度一般分特提、特急、加急、平急、平件5種。急件的辦結(jié)時(shí)限分別為1天內(nèi)、3天內(nèi)、5天內(nèi)、10天內(nèi)。平件(常規(guī)公文)也要按正常速度及時(shí)辦理。

　　文件傳閱忌拖拉疲沓，拖泥帶水。時(shí)間觀念不強(qiáng)，是影響工作效率的主要因素。辦公室的工作人員要切實(shí)做到當(dāng)日事當(dāng)日畢，急事急辦，特事特辦，及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。

　　(二)發(fā)文處理

　　1 、備好發(fā)文登記薄和文件簽批單。

　　發(fā)文登記薄上要有以下內(nèi)容：發(fā)文日期、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文標(biāo)題、緊急程度、密級(jí)、主送單位、備注等內(nèi)容。文件簽批單除了有以上內(nèi)容外，還要有(主任)簽批意見(jiàn)、領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)、主題詞等內(nèi)容。

　　2、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求擬制公文，在領(lǐng)導(dǎo)簽批后印發(fā)。

　　3、需要注意的事項(xiàng)。

　　文秘人員要根據(jù)行文要求，選用合適的文種。對(duì)文字材料要認(rèn)真審核，確保質(zhì)量關(guān)。特別是領(lǐng)導(dǎo)事情比較忙，沒(méi)有時(shí)間再去仔細(xì)審核，我們更要認(rèn)真地把好關(guān)，讓領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件時(shí)更放心。

　　辦文辦事既要嚴(yán)謹(jǐn)，又要高效、靈活。程序要嚴(yán)謹(jǐn)，效率要高效，方式要靈活。對(duì)于一些比較緊急的文件，如果領(lǐng)導(dǎo)不在家，或事情比較忙，不能及時(shí)批閱的，如果不涉及原則性問(wèn)題的，我們可以通過(guò)電話請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)同意后后先辦理，從而贏得工作的主動(dòng)權(quán)。

　　需要注意的是：收文和發(fā)文的流程是不一樣的。收到的文件是在填寫(xiě)了傳閱單，由主任簽批后，先送主要領(lǐng)導(dǎo)閱簽;而發(fā)出去的公文是逐級(jí)先由分管領(lǐng)導(dǎo)審簽，再送主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)(公司有特殊規(guī)定的除外)。也就是通常所說(shuō)的“正傳反簽”。

　　(三)檔案管理

　　檔案管理是公文處理的一個(gè)重要組成部分。包括檔案的`收集，分類(lèi)，立卷，歸檔，銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。

　　(1)檔案收集。

　　檔案材料除了包括公文管理中的收文和發(fā)文;還包括會(huì)議材料，照片、錄音錄像等影像資料;以及單位一年一度的人員基本情況，組織關(guān)系、人事關(guān)系和工資財(cái)務(wù)報(bào)表;對(duì)公司有重大影響的事件;一些重要的數(shù)據(jù)等等。存檔材料應(yīng)盡量留存原件。檔案材料力爭(zhēng)齊全。因此，檔案管理工作者要做個(gè)“有心人”，平時(shí)注意隨時(shí)收集資料，為檔案的立卷歸檔做好充分的準(zhǔn)備。

　　(2)檔案分類(lèi)

　　檔案材料收集好后，按照檔案的重要程度，以及時(shí)效性分為永久卷、長(zhǎng)期卷(30年)、短期卷(10年);在永久、長(zhǎng)期、短期里再按部門(mén)、內(nèi)容、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等進(jìn)行分類(lèi)。檔案分類(lèi)力求切合實(shí)際，既方便存檔，又便于查找。

　　(3)整理歸檔

　　分類(lèi)后的檔案材料，要認(rèn)真進(jìn)行整理。去掉金屬釘，用專(zhuān)用檔案繩按標(biāo)準(zhǔn)裝訂、裁剪，編號(hào)，并抄寫(xiě)檔案目錄后歸檔(裝入專(zhuān)用的檔案盒里)。

　　(4)文件銷(xiāo)毀

　　沒(méi)有存檔價(jià)值的文件要定期到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀的文件要有底可查，銷(xiāo)毀時(shí)須有兩人以上在場(chǎng)。

　　二、會(huì)議接待

　　(一)會(huì)務(wù)工作

　　會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，也是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。因此，在籌備組織過(guò)程中要慎之又慎，避免出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的錯(cuò)誤，給公司造成不良的影響。會(huì)議方案要細(xì)致，議程安排要周密，會(huì)議籌備要充分，會(huì)務(wù)分工要明確，會(huì)場(chǎng)布置要整齊等等。本著“細(xì)致、周密、協(xié)調(diào)”的原則，嚴(yán)密精細(xì)地組織會(huì)議。

　　1、會(huì)前準(zhǔn)備工作

　　(1) 明確職責(zé)。大型會(huì)議還要制定詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案。

　　(2) 發(fā)出會(huì)議通知。包括會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍、以及宣傳報(bào)道工作等。

　　(3)印制會(huì)議材料。大型會(huì)議還要編好會(huì)議程序，印制會(huì)議議程，印制會(huì)議憑證(如出席證、列席證、工作證、請(qǐng)柬等)，編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)等。

　　(4) 做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等準(zhǔn)備工作。

　　(5) 布置會(huì)場(chǎng)

　　包括會(huì)標(biāo)懸掛，座次安排，桌椅擺放，音響錄音錄像花卉等等。

　　(6)準(zhǔn)備簽到薄，安排好負(fù)責(zé)維持會(huì)前秩序及簽到人員。

　　(7)后勤服務(wù)

　　購(gòu)買(mǎi)會(huì)議用品(紙筆、水果等)。大型會(huì)議還有對(duì)與會(huì)人員的食宿、車(chē)輛、醫(yī)保、文化娛樂(lè)和安全保衛(wèi)等做出安排。

　　2、會(huì)間組織工作

　　(1)檢查會(huì)場(chǎng)。提前進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，認(rèn)真反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況，維持好會(huì)場(chǎng)秩序。

　　(2)會(huì)議簽到。組織與會(huì)人員簽到和材料分發(fā)工作。

　　(3)核實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)(包括發(fā)言人)到會(huì)情況。按預(yù)定方案組織與會(huì)人員由前往后的順序就坐，安排工作人員倒水等等。

　　(4)做好會(huì)議記錄(包括錄音錄像等)。

　　3、會(huì)議善后工作

　　(1)檢查會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料和簽到薄。

　　(2)做好剩余文件的收集歸檔工作。

　　(3)做好會(huì)議的宣傳報(bào)道和督辦工作。

　　(二)接待工作

　　接待工作是企業(yè)辦公室工作系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，接待工作水平高低能夠集中反映一個(gè)企業(yè)的整體形象，能夠展示出接待人員的素質(zhì)和能力，辦公室接待工作必須做到熱情周到、耐心細(xì)致、規(guī)范有序。

　　1、認(rèn)真細(xì)致地做好接待前準(zhǔn)備工作

　　接待前做好充分的準(zhǔn)備是保證接待工作圓滿完成的前提。

　　(1)溝通情況，了解意圖。

　　了解清楚上級(jí)或?qū)Ψ絹?lái)訪的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還應(yīng)掌握上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)檢查指導(dǎo)哪些工作或來(lái)訪客人的主要目的、有什么要求、活動(dòng)的方式等等。以便安排好餐飲、車(chē)輛，確定參觀或會(huì)務(wù)類(lèi)型及地點(diǎn)等各項(xiàng)工作。

　　(2)超前考慮，周密安排。

　　在了解掌握以上情況后，對(duì)接下來(lái)的接待工作進(jìn)行充分考慮，主要包括所需材料的準(zhǔn)備、會(huì)務(wù)地點(diǎn)的確定、餐飲的安排、結(jié)束送行的禮節(jié)及其他有關(guān)注意事項(xiàng)等。

　　(3)細(xì)化任務(wù) 責(zé)任到人。

　　迅速召集辦公室有關(guān)人員對(duì)接待工作進(jìn)行詳細(xì)安排，讓每個(gè)參與人員都明確自己的職責(zé)和任務(wù)。包括：接待材料的撰寫(xiě)、打印;開(kāi)會(huì)時(shí)所需的水果、茶水等接待物品進(jìn)行準(zhǔn)備(參照以上如何做好會(huì)務(wù)工作);桌次的安排、餐飲的準(zhǔn)備等等。

　　接待工作比較繁雜，每一個(gè)環(huán)節(jié)都直接或間接地影響到一個(gè)單位的整體形象，接待人員一定要細(xì)心，不能粗心大意、寧可備而不用，不可用而不備，否則就會(huì)在變化了的情況面前束手無(wú)策，出現(xiàn)極其被動(dòng)的情況，造成嚴(yán)重的后果。如有時(shí)召開(kāi)會(huì)議按通知要求有這么多人參加，準(zhǔn)備了這么多的會(huì)場(chǎng)和桌椅，結(jié)果有些單位多派一些人參加，臨時(shí)找人擺座椅弄得手忙腳亂，使與會(huì)人員不能按時(shí)就座。有時(shí)出席會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)有變化，本來(lái)了解到一位領(lǐng)導(dǎo)出差未回，座牌就沒(méi)有放，結(jié)果在臨開(kāi)會(huì)的幾分鐘這位領(lǐng)導(dǎo)突然來(lái)了，弄得措手不及，非常狼狽。不管怎么說(shuō)這都是由于工作考慮不細(xì)造成的。所以說(shuō)辦會(huì)要經(jīng)得起檢驗(yàn)，辦事要經(jīng)得起核查。計(jì)劃要周詳，行動(dòng)要謹(jǐn)慎。接待人員必須使自己養(yǎng)成細(xì)心再細(xì)心的工作習(xí)慣。

　　2、熱情周到地做好接待中服務(wù)

　　在具體接待工作中，要安排好迎接、會(huì)務(wù)、餐飲、送行等工作，并注意搞好協(xié)調(diào)配合，使各個(gè)環(huán)節(jié)銜接妥當(dāng)。

　　(1)作為負(fù)責(zé)接待工作的責(zé)任人，在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)確定的出發(fā)時(shí)間前，與其隨行負(fù)責(zé)人員取得聯(lián)系，以便得知領(lǐng)導(dǎo)何時(shí)出發(fā)，以防領(lǐng)導(dǎo)有什么重要事務(wù)推遲出發(fā)時(shí)間而作為接待單位不知道。如果通過(guò)聯(lián)系確定領(lǐng)導(dǎo)已出發(fā)，作為接待負(fù)責(zé)人就要及時(shí)通知領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)做好下樓接待準(zhǔn)備。迎接領(lǐng)導(dǎo)時(shí)還要注意自身行走的位置、問(wèn)候握手時(shí)的動(dòng)作、介紹領(lǐng)導(dǎo)的順序及會(huì)議座次的安排等。

　　(2)要注意會(huì)務(wù)過(guò)程中服務(wù)的細(xì)節(jié)，服務(wù)人員在倒水時(shí)，定點(diǎn)定時(shí)，每隔15分鐘或半個(gè)小時(shí)到會(huì)議室倒水一次，作為接待負(fù)責(zé)人在會(huì)務(wù)期間，如發(fā)現(xiàn)那位領(lǐng)導(dǎo)水已喝完，要及時(shí)通知服務(wù)人員來(lái)倒水。

　　(3)餐飲要提前征求意見(jiàn)，及早安排。作為接待負(fù)責(zé)人要與來(lái)查、來(lái)訪領(lǐng)導(dǎo)的隨身人員及早進(jìn)行溝通，了解他們一行中有無(wú)少數(shù)民族或其他注意事項(xiàng)，在安排餐飲時(shí)，更得心應(yīng)手，更容易使到來(lái)人員感覺(jué)考慮的周到、服務(wù)的到位。

　　(4)注意送行時(shí)的禮節(jié)。各項(xiàng)活動(dòng)、議程結(jié)束后，應(yīng)安排好送行，提前通知司機(jī)到餐廳門(mén)口，等候領(lǐng)導(dǎo)。在領(lǐng)導(dǎo)上車(chē)前，握手送行，上車(chē)后，揮手告別，祝來(lái)查、來(lái)訪人員一路順風(fēng)。還要注意必須等來(lái)查、來(lái)訪人員乘坐的車(chē)輛啟動(dòng)后再離開(kāi)。

　　3、及時(shí)全面地做好接待后總結(jié)

　　整個(gè)接待活動(dòng)結(jié)束后，接待人員要對(duì)本次活動(dòng)進(jìn)行認(rèn)真全面的總結(jié)，看看哪些方面是領(lǐng)導(dǎo)最滿意的，哪些方面還存在一些問(wèn)題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不足之處注意彌補(bǔ)改進(jìn)。要通過(guò)總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，在接待成本最低的情況下，把接待工作做得更好。

　　三、其他工作

　　辦公室除了公文管理，會(huì)議接待工作外，還承擔(dān)著其他一些日常的事務(wù)性的工作。這些事情比較繁雜，看起來(lái)不大，可是做得不好，就會(huì)直接影響到一個(gè)單位的整體運(yùn)轉(zhuǎn)情況。因此，必須牢固樹(shù)立辦公室工作無(wú)小事的觀念。

　　作為辦公室工作的負(fù)責(zé)人，就要統(tǒng)籌兼顧，合理安排。制定完善機(jī)關(guān)管理制度，認(rèn)真做好資金安排、會(huì)議服務(wù)、來(lái)客接待、車(chē)輛管護(hù)、辦公用品采購(gòu)等后勤服務(wù)工作，為公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供可靠的保障。緊扣工作需要，創(chuàng)新機(jī)制，建章立制，開(kāi)源節(jié)流，獎(jiǎng)勤罰懶。調(diào)動(dòng)方方面面的力量，凝聚合力，共同干好工作。

　　細(xì)化日常管理工作。如排好值班值日表，確定帶班領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任人，把工作落實(shí)到人，各負(fù)其責(zé)。

　　創(chuàng)新車(chē)輛管理體制。對(duì)車(chē)輛進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度，實(shí)行定點(diǎn)修理，統(tǒng)一結(jié)算，預(yù)先審批制度等等。

　　除此之外，辦公室還要完成領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)交辦的臨時(shí)性的工作。

　　總之，辦公室工作人員要樹(shù)立大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，團(tuán)結(jié)協(xié)作。不懂的工作虛心向他人請(qǐng)教，不清楚的問(wèn)題多向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的工作延誤，不讓需要辦理的文電積壓，保證辦公室正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

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