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公司檔案管理制度

時(shí)間:2021-02-12 17:36:20 規(guī)章制度 我要投稿

公司檔案管理制度

  合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料,合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分,也是單位為維護(hù)自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。通過對(duì)合同的檔案管理,可以完整保存與合同相關(guān)的證據(jù)材料,如果有糾紛一旦發(fā)生,可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容,依法維護(hù)單位的權(quán)益。下面是CN人才網(wǎng)小編搜集的公司檔案管理制度,一起來看看吧。

公司檔案管理制度

  公司檔案管理制度一

  1總則

  1、1為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,為公司的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)服務(wù),特制定本制度。

  1、2本制度所稱的檔案,是指公司各個(gè)部門以及個(gè)人在從事工作和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值和利益關(guān)系的各種文字 、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。

  1、3公司所有部門和個(gè)人均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。

  1、4公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的方式,共同維護(hù)檔案的完整與安全,便于公司在經(jīng)營(yíng)中的借鑒和利用。

  1、5本制度適用于公司所有檔案資料的管理。

  2檔案管理的機(jī)構(gòu)與職責(zé)

  2、1公司的檔案工作實(shí)行部門收集保管,辦公室統(tǒng)一歸檔的原則。

  2、2公司辦公室為公司檔案管理的主管部門,對(duì)公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一的歸檔和日常管理,并對(duì)公司各部門的檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。具體工作由辦公室的檔案管理員負(fù)責(zé)。

  2、3公司各部門為檔案管理的分管部門,負(fù)責(zé)管理本部門的檔案資料。公司各部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人(兼職檔案員)負(fù)責(zé)收集、保管本部門的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。

  2、4辦公室的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員,應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定,名單須報(bào)到辦公室進(jìn)行備案,各部門的`檔案工作人員如有變動(dòng)須及時(shí)通知辦公室。

  2、5檔案工作人員出現(xiàn)工作變動(dòng)或離職時(shí),應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚,嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。

  2、6所有檔案工作人員應(yīng)忠于職守,遵守公司保密制度,嚴(yán)守公司秘密,不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。

  3檔案管理

  3、1檔案的歸檔

  3、1、1公司應(yīng)歸檔的檔案資料包括:行政文書檔案、人事檔案、營(yíng)銷業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備儀器檔案、生產(chǎn)技術(shù)資料檔案和基建項(xiàng)目檔案等。

  3、1、2對(duì)于應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,各部門須按照規(guī)定,定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為已有。

  3、1、3除人事檔案由公司人力資源部負(fù)責(zé)外,其它檔案資料均由辦公室負(fù)責(zé)整理分類,立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。

  3、1、4公司各部門(人力資源部除外)的檔案工作人員應(yīng)于每年的12月20日將本部門本年度的檔案材料移交到辦公室。

  3、2檔案保管

  3、2、1公司所有檔案資料均進(jìn)行專人、專柜管理。

  3、2、2檔案管理員應(yīng)做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。具體的立卷工作,相關(guān)部門的檔案工作人員應(yīng)配合檔案管理員進(jìn)行。

  3、2、3檔案工作人員應(yīng)做好案卷的準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔,并根據(jù)檔案的密級(jí)和保管期限的不同,分類進(jìn)行管理。

  3、2、4檔案工作人員應(yīng)參照國(guó)家的規(guī)定和公司<保密制度>,對(duì)檔案資料進(jìn)行密級(jí)劃分,并確定保管期限,上報(bào)董事會(huì),經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

  3、2、5所有檔案資料劃分四個(gè)密級(jí):普通級(jí)、秘密級(jí)、機(jī)密級(jí)和絕密級(jí)。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)見<保密制度>。

  3、2、6檔案工作人員應(yīng)注意檔案資料的保護(hù)工作,檔案的存放地點(diǎn)要做到“八防”:防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。

  3、2、7對(duì)于檔案的管理和利用,密級(jí)的變更和解密,參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  3、3檔案的查閱、借閱

  3、3、1公司員工查閱、借閱檔案時(shí),應(yīng)嚴(yán)格辦理查閱(借閱)手續(xù),由檔案管理員對(duì)查閱(借閱)人、所查閱檔案名稱、查閱(借閱)時(shí)間和歸還時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)登記。

  3、3、2查閱(借閱)密級(jí)檔案時(shí),如查閱人為<保密制度>中知曉范圍外的員工或公司外部人員,須填寫<檔案查閱(借閱)申請(qǐng)單>,經(jīng)檔案管理員審核,批準(zhǔn)人審批后方可進(jìn)行查閱(借閱)。公司員工不得查閱(借閱)檔案內(nèi)容與本身工作無關(guān)的檔案。

  3、3、3檔案查閱(借閱)的批準(zhǔn)權(quán)限:普通檔案由辦公室主任審批;秘密級(jí)檔案由行政總監(jiān)審批;機(jī)密級(jí)檔案由總經(jīng)理審批,絕密級(jí)檔案由董事長(zhǎng)審批。

  3、3、4原則上檔案原件概不外借,檔案室可對(duì)常用的檔案資料復(fù)制副本,供需要部門借閱,副本在使用部門使用完畢后,由檔案室回收、保管和銷毀,其處理等同于檔案原件。

  3、3、5查閱、借閱公司檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案,不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志和涂改,不得損壞檔案。

  3、3、6嚴(yán)禁公司員工未經(jīng)允許私自對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制,否則將按照公司<保密制度>的有關(guān)規(guī)定予以處罰。

  3、4檔案的銷毀

  3、4、1對(duì)于超過保管期限或確已失去價(jià)值的檔案,檔案工作人員應(yīng)定期銷毀。銷毀前,檔案管理員應(yīng)將銷毀檔案3、4、2清單上報(bào)辦公室主任,經(jīng)辦公室主任審核,報(bào)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可銷毀。

  3、4、3任何人不得私自銷毀檔案。普通檔案和秘密級(jí)檔案的銷毀由總經(jīng)理審批,機(jī)密級(jí)和絕密級(jí)檔案的銷毀由董事長(zhǎng)審批。檔案的銷毀具體見<檔案銷毀程序>。

  3、4、4檔案銷毀時(shí)應(yīng)有2人以上進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督,嚴(yán)禁私自銷毀檔案。

  4附則

  4、1本制度由公司辦公室制訂,并負(fù)責(zé)解釋和組織實(shí)施。

  4、2本制度報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行,修改時(shí)亦同。

  4、3本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度自行終止,與本制度有抵觸的制度以本制度為準(zhǔn)。

  4、4本制度自頒布之日起施行。

  公司檔案管理制度二

  一、檔案管理

  (一)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表,都必須及時(shí)歸檔,確保完整無缺。

  (二)文檔管理員必須堅(jiān)持文書隨時(shí)立卷的歸檔制度,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

  (三)檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。

  二、文書檔案管理

  (一)歸檔范圍

  1、行政綜合類:包括重要的會(huì)議材料;制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料;發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào);政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。

  2、組織人事\教育培訓(xùn)類:員工變動(dòng)表、花名冊(cè)、教育培訓(xùn)卡。

  3、會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類:年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明,各種季度報(bào)表、月報(bào)表,政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。

  4、質(zhì)量管理類:質(zhì)量管理方面的制度。

  5、技術(shù)類:產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術(shù)文檔。

  6、銷售紀(jì)事類:公司大規(guī)模的銷售活動(dòng)紀(jì)事。

  (二)文書的檔案立卷

  1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù),均應(yīng)齊全完整。

  2、在歸檔的文件材料中,應(yīng)當(dāng)將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù),分類一起排列,不得分開。

  3、不同年度的文件一般不得在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃,歸在文件所針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié),放在所針對(duì)的最后一年立卷,跨年度的會(huì)議文件,歸在會(huì)議召開的年度立卷。

  三、歸檔時(shí)間

  公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的各種合同及常規(guī)性報(bào)表,根據(jù)各自不同的時(shí)限要求及時(shí)上繳總經(jīng)理和人力資源部;其它各類檔案如聲像檔案、活動(dòng)檔案、工程檔案等由各部門暫時(shí)保管,月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部自行保管。

  四、檔案的借閱及銷毀

  (一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、撕毀,并應(yīng)及時(shí)歸還。

  (二)會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持正式公文,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印,應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。

  (三)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,準(zhǔn)確地制定檔案銷毀清單,對(duì)失去保存價(jià)值的檔案,登記造冊(cè),經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀,銷毀時(shí)需有兩人以上參加,并在銷毀清冊(cè)上簽字。

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