怎樣寫會議記錄
會議記錄是會議文書之一。機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位等,各種會議都離不開會議記錄。會議記錄的作用和特點
會議記錄是如實記錄會議的基本情況、會議中的報告、講話、發(fā)言、決定、決議、議程以及各方面的意見等內(nèi)容的一種重要的應(yīng)用文。會議記錄的作用,有以下四點:
(1)重要依據(jù)。會議記錄可作為研究和總結(jié)會議的重要依據(jù)。凡屬大型會議,后期總要總結(jié),有時“工作報告”和“講話”等還要根據(jù)各組討論的意見進(jìn)行修改,這一切的重要依據(jù),都是會議上的各種“記錄”。同時,會議記錄還可以作為日后分析、研究、處理有關(guān)問題時提供參照依據(jù)。
。2)通報信息。會議記錄有的可作為文件傳達(dá),以使有關(guān)人員貫徹會議精神和決議;有的可以向上級匯報,通報信息,使上級機(jī)關(guān)了解有關(guān)決議、指示的執(zhí)行情況。
。3)參考資料。會議記錄是編寫會議紀(jì)要和會議簡報的基礎(chǔ)、重要的參考資料。
。4)檔案憑證。會議記錄是重要的檔案資料,在編史修志、查證組織沿革、干部考核使用以及落實政策、核實歷史事實等方面,起著無可替代的憑證作用。
會議記錄根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn),可以分為不同的種類。會議記錄的分類不在記錄上,而在會議的種類上。常見的分類方法有以下四種分法:按性質(zhì)分,有黨委會議記錄、群眾團(tuán)體會議記錄、企業(yè)、事業(yè)行政會議記錄等;按內(nèi)容分,有工作會議記錄、座談會議記錄等;按范圍分,有大會會議記錄、小組會議記錄等;按記錄方法分,有摘要會議記錄、詳細(xì)會議記錄等。
會議記錄具有原始性和憑據(jù)性的特點,原始性是指按會議發(fā)展順序,將發(fā)言人的講話內(nèi)容、研究認(rèn)定的問題,如實記錄下來,一般不許加工、整理。憑據(jù)性是指會議記錄是會議原始情況的真實記錄。因此,更為可靠,是會議查對情況的真實憑據(jù)。會議記錄的`寫法和寫作要求
撰寫會議記錄要按會議記錄的寫作格式寫作。同時,要注意依會議記錄寫作要求來寫好會議記錄。會議記錄一般由標(biāo)題、會議基本情況、會議內(nèi)容、會議結(jié)尾四部分組成:
。1)標(biāo)題。標(biāo)題即會議的名稱。一般寫法是單位名稱、會議事由(含屆、次)加上記錄組成。如,《××大學(xué)校長辦公會記錄》。
。2)會議基本情況。這部分要寫清開會時間和會議地點,出席人、缺席人和列席人,即不屬于本次會議的正式成員,但與會議有關(guān)的各方面人員;主持人,寫明主持人的姓名、職務(wù);記錄人,寫上記錄者的姓名,必要時注明真實其職務(wù),以示對所作記錄的內(nèi)容負(fù)責(zé)。上述內(nèi)容,要在會議召開之前寫好,不可遺漏;倘若會議記錄要在報紙上公開發(fā)表,則可刪去。
(3)會議內(nèi)容。主要寫會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、會議決議等。這一部分是了解會議意圖的主要依據(jù),是會議成果的綜合反映,是日后備查的重要部分,要著重記錄。
。4)結(jié)尾。會議記錄沒有固定的格式。一般要另起一行,空兩格寫“散會”字樣。在會議記錄的右下方,由會議主持和記錄人簽名,以示負(fù)責(zé)。
會議記錄的寫作要求,主要有以下三點:
。1)做好準(zhǔn)備。事先要了解會議的議程,以便于在記錄過程中注意各有關(guān)方面的關(guān)系,將一些事宜有機(jī)地聯(lián)系起來,加快記錄的速度;記準(zhǔn)、記全。會議記錄是原始憑證,所以貴在準(zhǔn)確、齊全。采用速記和錄音的辦法,也是保證“記錄”準(zhǔn)確、齊全的有效方法。
。2)記錄方法。會議記錄既可采用符號速記,也可采用文字記錄。重要會議、重要領(lǐng)導(dǎo)人講話可速記。一般會議,可使用文字摘要記錄的方法。
(3)注意整理。通常情況下,現(xiàn)場記錄是原始記錄,一般需要整理。整理的要求是,在原始記錄的基礎(chǔ)上增補(bǔ)遺漏、糾正錯誤、核實決議,糾正語法錯誤,合理劃定段落。
例文:××大學(xué)校長辦公會議記錄
時間:2006年×月×日上午10點—12點
地點:第一會議室
出席人:(姓名、職務(wù)、單位)
李×,(校長)
王××,(副校長)
陳××,(中文系主任)
……(略)
缺席人:(略)
列席人:(略)
主持人:王××
記錄人:魏×,李××
議題:(略)
發(fā)言內(nèi)容、決定事項:(略)
散會
主持人:(簽名)
記錄人:(簽名)
。ㄗ髡邽楸本┞(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院教授)來源: 作者:周文建
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