外貿(mào)英語(yǔ)函電寫(xiě)作技巧指導(dǎo)
英文信函的信頭也稱信端，其內(nèi)容包括發(fā)件公司的名稱、標(biāo)志、通信地址、電話號(hào)碼、傳真號(hào)、電子郵箱等。書(shū)寫(xiě)信頭的目的是為了方便收件人了解信函來(lái)自何處，并為回復(fù)提供聯(lián)系方式。
很多公司都會(huì)印制帶信頭的信紙。一般來(lái)說(shuō)，人們喜歡將簡(jiǎn)單的信頭放在信紙上端居中，將復(fù)雜的信頭放在信紙的右側(cè)或上下兩端。在使用這種信紙打印信函時(shí)，一定要注意為信頭留出足夠的空間。
對(duì)于私人商務(wù)信函，如求職信等，信頭通常寫(xiě)在信紙的右上方。
如果信函的長(zhǎng)度超過(guò)兩頁(yè)，那么從第2頁(yè)開(kāi)始就不再需要信頭了，只需寫(xiě)上頁(yè)碼、收件人姓名及日期。
英文地址的書(shū)寫(xiě)和中文地址的書(shū)寫(xiě)有很大區(qū)別，應(yīng)遵循從小到大的原則。特別值得注意的是，地址中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)需正確使用。當(dāng)前的習(xí)慣做法是，行末一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但行中間該加標(biāo)點(diǎn)的地方，還是不應(yīng)省略。門(mén)牌號(hào)碼與街道名稱之間不加標(biāo)點(diǎn)，但是在城市與國(guó)家名稱之間必須用逗號(hào)分開(kāi)。
英文商務(wù)信函中稱呼的書(shū)寫(xiě)有講究
在英文信函書(shū)寫(xiě)中稱呼是對(duì)收信人的尊稱語(yǔ)。一般位于信內(nèi)地址下方空一行;有Attention時(shí)也一樣，位于Attention下面空一行。稱呼后面一般用逗號(hào)(英式)，也可以用冒號(hào)(美式)。
如果信是寫(xiě)給公司的，并沒(méi)有直接的聯(lián)系人，稱呼應(yīng)為：“Dear Sirs,”(英式)或“Gentlemen:”(美式)。在不能確定收信人性別的情況下，還可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。不過(guò)這兩種稱呼應(yīng)盡量避免使用，因?yàn)槿藗冇X(jué)得它們不能顯示足夠的友好。在寫(xiě)信給特定的組織時(shí)，更愿意使用Dear Member,Dear Customer,和Dear Human Resources Manager這樣的.稱呼。
如果知道收件人的姓名，就應(yīng)該直接把姓名用入稱呼里。
1.商務(wù)信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。
2.寫(xiě)給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí)，用Dear或Mydear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名。例如：My dear father，Dear Tom等。
另外，稱呼中還可以出現(xiàn)頭銜、職位、職稱、學(xué)位等，例如：Dear Prof.David Schiller,Dear Dr.John Smith。
商務(wù)信函中主題不能忽略
書(shū)寫(xiě)商務(wù)信函的Subject能便于收件人迅速了解信的主要內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō)如果信內(nèi)有Reference Number，就不一定再寫(xiě)Subject。
Subject位于Salutation下空一行。一般有三種書(shū)寫(xiě)形式：直接書(shū)寫(xiě)、Subject:和Re:。為了突出還可以加底線、加粗、全大寫(xiě)等，例如：
INVOICE 12345
Re:Invoice 12345
Subject:Invoice 12345
寫(xiě)出恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)尾敬辭
幾乎所有的商務(wù)信函都會(huì)用到結(jié)尾敬辭。它寫(xiě)在正文下面，第一個(gè)字母要大寫(xiě)，最后一個(gè)詞的后面有逗號(hào)。
至于要選用怎樣的字句，通常由作者自行決定，一般來(lái)說(shuō)結(jié)尾敬辭和開(kāi)頭的稱呼有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，例如：
1.如果不知到收件人的姓名，開(kāi)頭的稱呼是Dear Sirs，(英式)或Gentelmen:(美式)，則結(jié)尾敬辭采用Yours faithfully，(英式)或Yours truly，(美式);
2.如果知到收件人的姓名，開(kāi)頭的稱呼是Dear Mr.Brown，則結(jié)尾敬辭采用Yours sincerely，(英式)或Sincerely，(美式)。
當(dāng)然，結(jié)尾敬辭還有很多形式，下面是常用結(jié)尾敬辭一覽表：
1.最正式(表示敬意)
Respectfully,
Respectfully yours,
Very respectfully yours,
2.正式
Yours truly,
Very truly yours,
Yours faithfully,
3.個(gè)人的，最普通的方式
Yours sincerely,
Sincerely yours,
Very sincerely yours,
Sincerely,
4.簡(jiǎn)略式(表示親密)
Cordially,
Cordially yours,
Best regards,
Warmest regards,
不要忽略了英文商務(wù)信函中的簽名
簽名就是發(fā)信人所簽署的姓名。無(wú)論親自手書(shū)還是用計(jì)算機(jī)、打字機(jī)或是由秘書(shū)打印的信函，均應(yīng)在信函結(jié)束詞下留出的4行間距處簽上名字。正式信函若無(wú)簽字不僅嚴(yán)重失禮，而且不具法律效力。
簽名代表了寫(xiě)信人，所以其形體和寫(xiě)法應(yīng)保持固定。簽名最好用鋼筆。署名既要難以模仿又要清晰易解。為便于辨認(rèn)，一般商務(wù)書(shū)信，還應(yīng)在簽名下方將發(fā)信人的姓名用打字形式打出。
簽名格式和規(guī)則有以下一些約定：
1.簽名者代表公司、某單位名義時(shí)，應(yīng)在結(jié)束詞下方打出全部大寫(xiě)的單位名稱，然后再簽名。
2.女性簽名時(shí)，為便于回信人正確使用稱呼，應(yīng)在打字的姓名前加注(Miss)或(Mrs.)。
3.當(dāng)負(fù)責(zé)人不在而由經(jīng)辦人員代簽名時(shí)，要加上by,for,perpro或P.P.字樣。
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