新常態(tài)下油田基層采油廠優(yōu)化文秘工作方式方法研究論文
[摘 要]采油廠上下各項工作的開展都離不開企業(yè)相關(guān)部門的組織以及各級領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)指揮，辦公室文秘人員作為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂工作責(zé)任重大，文秘人員高效的辦事效率和質(zhì)量能夠有效助推企業(yè)生產(chǎn)管理水平的提升，尤其是在當(dāng)前經(jīng)濟新常態(tài)下， 采油廠的生產(chǎn)經(jīng)營管理面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。作為文秘人員也要適應(yīng)企業(yè)面臨的新形勢及企業(yè)發(fā)展，積極轉(zhuǎn)變觀念和工作方式方法，以便更好地發(fā)揮參謀助手作用，為采油廠戰(zhàn)寒冬、促發(fā)展做出積極貢獻。
[關(guān)鍵詞]油田基層采油廠；文秘工作 ；方式方法優(yōu)化
中圖分類號：F426.22；F406.7 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）21-0070-01
采油廠由于“點多、線長、面廣”，日常生產(chǎn)經(jīng)營管理所涉及事物眾多，辦公室文秘工作作為輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進行日常事務(wù)的處理的一種特殊手段其重要性毋庸置疑，尤其是當(dāng)前低油價背景下，采油廠生產(chǎn)經(jīng)營面臨著更加復(fù)雜的局面，文秘工作的重要性凸顯出來，除了要完成本部門工作之外，文秘工作還要積極轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新工作方式方法，做好與其他部門之間的溝通工作，構(gòu)建完善的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，積極輔助領(lǐng)導(dǎo)并參與企業(yè)的管理，切實提升企業(yè)各項工作的辦公效率。
一、國有企業(yè)辦公室文秘工作的特性
�。�1）從屬性。從屬性作為現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的根本特征，也就是說文秘工作是需要緊緊圍繞企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的活動開展的，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作涉及的范圍，也就代表著文秘工作者需要延伸的范圍。例如，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要召開會議，文秘工作者就要整理好會議的各項事務(wù)。
�。�2）被動性�，F(xiàn)代企業(yè)文秘的所有工作都是將領(lǐng)導(dǎo)的需求作為中心和導(dǎo)向的，受企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)活動支配和制約較為明顯，此外，文秘工作還負(fù)責(zé)進行其他日常事務(wù)的處理工作，更要學(xué)會應(yīng)對突發(fā)事件，文秘工作本身存在較大的被動性。
�。�3）職業(yè)性。伴隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建設(shè)和不斷的完善，讓現(xiàn)代企業(yè)文秘工作活動領(lǐng)域也在不斷的擴展，尤其是國有能源企業(yè)，涉及到眾多的領(lǐng)域和專業(yè)，“內(nèi)務(wù)”與“外務(wù)”的有機融合，“傳統(tǒng)”與“現(xiàn)代”的相互沖擊，也使得文秘工作的職業(yè)化特征表現(xiàn)的越發(fā)明顯。
（4）綜合性。由于企業(yè)文秘工作本身涉及的方面較廣，并在整個企業(yè)中承擔(dān)著溝通上下，聯(lián)系左右的橋梁作用，此外，文秘工作人員還在企業(yè)決策、市場調(diào)研以及企業(yè)文化建設(shè)等多項工作上發(fā)揮著重要作用，這也充分表現(xiàn)出了文秘工作的綜合性特征。
二、新常態(tài)下國有企業(yè)辦公室文秘工作的要求
�。�1）對于文秘辦事效率要求更高
信息和資訊的高度發(fā)達，要求企業(yè)文秘工作辦事效率必要更高更快，而企業(yè)文秘從業(yè)人員不會增加，這就導(dǎo)致文秘工作量明顯加大，由于文秘工作繁雜瑣碎，這就要求文秘人員必須要有比以往更強的辦事和事物處理能力，而提高這些能力和效率的辦法就是要優(yōu)化辦公方式方法。
（2）處理突發(fā)事件的應(yīng)急能力更強
文秘除了要完成日常企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要求的各項貫穿全年的工作外，文秘還要經(jīng)常面對各項突發(fā)事件，如有上級領(lǐng)導(dǎo)來視察指導(dǎo)如何做好各項準(zhǔn)備工作或者臨時組織某個現(xiàn)場會議或者有突發(fā)的員工上訪以及網(wǎng)絡(luò)輿情等，這些都要求文秘必須及時做好相關(guān)的應(yīng)急預(yù)案，以輔助領(lǐng)導(dǎo)快速處理相關(guān)事務(wù)。
（3）除了文秘工作基本素質(zhì)外還需要一定的專業(yè)知識儲備
采油廠同樣是一個智力和體力都相對集中的單位，涉及到眾多的專業(yè)領(lǐng)域，要想提高文秘辦公效率，除了提高秘書專業(yè)相關(guān)的基本技能和素質(zhì)外，采油廠文秘從業(yè)人員還要學(xué)習(xí)知曉采油廠各個領(lǐng)域?qū)I(yè)方面的只是，做好知識儲備，如勘探開發(fā)、地面工程建設(shè)、安全生產(chǎn)管理、黨建工團等等，了解和掌握企業(yè)各領(lǐng)域內(nèi)的相關(guān)專業(yè)流程能夠有效提高與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及不同部門單位的溝通交流效率。
三、企業(yè)文秘工作優(yōu)化工作方式方法分析
�。�1）切實提升現(xiàn)代企業(yè)文秘工作服務(wù)意識
企業(yè)文秘工作第一步要做的就是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)，在為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)過程中要始終堅持高效率和全過程的原則，提高企業(yè)文秘工作的效率。全過程原則主要是要求文秘工作人員要將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決策全面、準(zhǔn)確和詳細(xì)地傳達給員工，并將員工的實施情況仔細(xì)、真實地向領(lǐng)導(dǎo)匯報，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠全方位地掌握和了解員工的實施狀況，為今后企業(yè)各項決策奠定良好的基礎(chǔ)。高效率原則主要是企業(yè)文秘工作者工作的過程中，除了要確保工作的質(zhì)量還需要保證工作開展的效率，確保企業(yè)各項工作得到有效的實施。
企業(yè)的文秘工作者需要完善自身所在部門的服務(wù)工作，文秘工作者作為連接企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工，以及企業(yè)內(nèi)部各部門之間的一個重要紐帶，在整個企業(yè)和企業(yè)辦公室中發(fā)揮著積極的作用，完善現(xiàn)代企業(yè)文秘工作，需要調(diào)動文秘工作者的主觀能動性，富有創(chuàng)造性地開展各項工作。最后就是要求現(xiàn)代企業(yè)文秘工作人員服務(wù)好企業(yè)內(nèi)部員工，文秘工作人員作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)面向員工的`窗口，所以在工作開展過程中，需要文秘工作人員注重自身形象，并耐心地解答企業(yè)員工在工作中遇到的各類問題，真正實現(xiàn)企業(yè)員工反映問題的渠道是通暢的，大大提升企業(yè)員工對文秘工作的滿意程度。
�。�2）切實提升現(xiàn)代企業(yè)文秘的文字表達和演講能力
文字表達能力主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先是文字綜合能力，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)寫講話稿、制定工作計劃以及總結(jié)各類文件是文秘要寫的第一稿。材料需要寫得實、寫的精，絕對不能雜亂無章和沒有邏輯性，此外，還需要企業(yè)文秘具備小到收據(jù)借條、表揚信、悼詞，中到講話稿、解說詞、日常應(yīng)用文，大到法律文書、合同等寫作能力，這樣能夠確保企業(yè)緊急情況發(fā)生時能夠應(yīng)付。除了要求文秘工作者具備一定的書寫技能外，還需要文秘工作者能夠具有一定的演講能力，能夠運用流暢的語言進行各種事物的應(yīng)對和處理。
�。�3）提高現(xiàn)代企業(yè)文秘的隨機應(yīng)變能力
辦公室文秘工作人員是在領(lǐng)導(dǎo)身邊與領(lǐng)導(dǎo)接觸最為頻繁的工作者，在與領(lǐng)導(dǎo)接觸過程中會發(fā)生各種事情，因此，需要文秘工作具備靈活多變的能力，例如，在客人接待、食宿安排、會議安排、場地布置等一系列工作中，都需要文秘工作者能夠辦理得妥妥當(dāng)當(dāng)，減少和避免問題的出現(xiàn)。因此文秘必須要有獨當(dāng)一面的能力，要把雜而亂的事情梳理成一定的規(guī)律和順序，就會處理好各方面的問題，協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，從而推動各項工作順利開展。
�。�4）提升大數(shù)據(jù)背景下信息管理能力
信息化大數(shù)據(jù)時代的到來，給全球帶來了信息技術(shù)飛速發(fā)展的契機。以計算機、網(wǎng)絡(luò)與通信等為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)，正在改變?nèi)藗儌鹘y(tǒng)的工作、學(xué)習(xí)和生活方式，同時也影響著傳統(tǒng)石油企業(yè)文秘的內(nèi)容和方法，當(dāng)前隨著中石化以及油田辦公自動化系統(tǒng)的大力推廣和應(yīng)用，一些重要的公文傳送，上級指示精神和會議很多都是通過網(wǎng)絡(luò)來進行的。因此，作為信息化背景下國有企業(yè)文秘也要根據(jù)企業(yè)信息化建設(shè)的水平，弄清信息化時代文秘工作特點，明確秘書的職能和提高信息的搜集、理解、分析、處理、管理能力，將有助于企業(yè)秘書更好地工作，提高辦事效率。
四、結(jié)束語
現(xiàn)代企業(yè)文秘工作是企業(yè)發(fā)展過程中的需求，健全現(xiàn)代企業(yè)文秘工作者自身工作方法和工作思路，運用全新的事業(yè)去看待和處理新時期文秘工作，積極有效地應(yīng)對現(xiàn)代企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作需求，順應(yīng)新時代下企業(yè)的發(fā)展需求，提升自身的服務(wù)意識、文字處理能力以及隨機應(yīng)變能力，高效率和高標(biāo)準(zhǔn)的完善自身的文秘工作，帶動現(xiàn)代企業(yè)各項工作的順利有序開展。
參考文獻
[1] 肖蕾.現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的能力需求[J].人力資源管理，2015，13（6）：125-126.
[2] 張俊杰.當(dāng)前信息化背景下現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的特征及工作方法研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，22（5）：117-119.
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