HR智慧管理工具：檔案管理條例

時間：2023-02-08 17:34:43 HR指南我要投稿

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HR智慧管理工具：檔案管理條例

　　HR智慧管理工具：檔案管理條例

　　第一章總則

　　第一條為加公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。

　　第二條本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第三條公司及各部門、員工有保護檔案的義務(wù)。

　　第四條檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管、分級查閱的原則，進行網(wǎng)絡(luò)化管理。

　　第二章檔案機構(gòu)及其職責(zé)

　　第五條公司各部門指定專人負責(zé)檔案管理工作(即資料員)。

　　第六條檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。

　　第七條辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

　　第三章檔案的管理

　　第八條整理辦法：

　　1. 方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。

　　2. 步驟：

　　A. 收集

　　文書檔案：當年立前一年的卷，并預(yù)立當年的卷。

　　企業(yè)科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。

　　B. 整理根據(jù)分類和成立時間整理。

　　C. 分類根據(jù)下述分類方法分類

　　D. 立卷區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。

　　第九條過程管理：

　　1. 屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。

　　2. 屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。

　　第十條監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。

　　第十一條銷毀：須報總經(jīng)理批準，銷毀時應(yīng)有兩人以上負責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。

　　第十二條公司檔案的分類及編號：指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號要求操作。

　　第十三條在業(yè)務(wù)中對外簽署的各種經(jīng)濟合同按《合同管理規(guī)定》處理。

　　第十四條借閱：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　第十五條分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權(quán)。

　　第四章檔案備份制度

　　第十六條公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。

　　第十七條各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。

　　第十八條備份盤與源盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。

　　第五章處理條例

　　第十九條有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

　　1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案

　　2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案

　　3. 涂改、偽造檔案

　　4. 未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者

　　5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)