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如何做好人力資源信息規(guī)劃
時(shí)下e-HR是個(gè)熱門的話題，很多企業(yè)都開始琢磨這回事。在過去幾年里面，不少企業(yè)都開始了人力資源管理信息化建設(shè)，一部分企業(yè)甚至開始了對(duì)舊人力資源信息系統(tǒng)的更新?lián)Q代。但并不是所有的企業(yè)都嘗到了e-HR的甜頭，很多大型企業(yè)錢投入了、系統(tǒng)實(shí)施了，效果卻并不如人意。這其中主要的原因，是因?yàn)橄鄬?duì)中小型企業(yè)而言，大型企業(yè)的人力資源信息化，不僅在管理基礎(chǔ)要求上和e-HR系統(tǒng)選型上側(cè)重點(diǎn)不同，在人力資源信息系統(tǒng)實(shí)施方法論上，大型企業(yè)更具有自己的特點(diǎn)。
很多大型企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)的實(shí)施效果不盡如人意，很大原因不在于人力資源信息系統(tǒng)本身，而在于沒有一個(gè)正確掌握了大型企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)實(shí)施方法的實(shí)施團(tuán)隊(duì)。這就好像擁有一輛很先進(jìn)的戰(zhàn)車，卻找不到會(huì)開的司機(jī)一樣。如何找到這個(gè)“司機(jī)”?大型企業(yè)人力資源實(shí)施是一個(gè)復(fù)雜度高、風(fēng)險(xiǎn)高的系統(tǒng)工程，涉及到一系列的流程、方法、工具等，而最基礎(chǔ)、也最重要的一項(xiàng)，是人力資源信息規(guī)劃。
大型企業(yè)為什么需要e-HR信息規(guī)劃?人力資源信息規(guī)劃，是指對(duì)人力資源管理中所涉及到的各種信息的定義標(biāo)準(zhǔn)、傳輸標(biāo)準(zhǔn)、使用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面規(guī)劃，建立統(tǒng)一、可擴(kuò)展的信息結(jié)構(gòu)體系，為人力資源信息系統(tǒng)的信息管理、業(yè)務(wù)流程處理、決策分析奠定信息基礎(chǔ)。
在小型企業(yè)中，由于采用人力資源信息系統(tǒng)的主要目的是提高工作效率，簡(jiǎn)化工作，因此，人力資源信息規(guī)劃的重要程度并不如大型企業(yè)那么明顯。而大型企業(yè)一般具有多個(gè)分子公司，跨越不同行業(yè)，地域分布廣，人數(shù)眾多。很多大型企業(yè)各業(yè)務(wù)處室、各分子公司，使用著不同的人力資源管理軟件，同時(shí)各自有一套信息的定義和處理機(jī)制，形成了大大小小的“信息孤島”，這些孤島之間信息不一致，無(wú)法統(tǒng)一，一方面影響了運(yùn)營(yíng)效率，導(dǎo)致工作量增加，維護(hù)困難;另一方面信息準(zhǔn)確性差、無(wú)法更好地綜合利用這些信息為企業(yè)人力資源運(yùn)營(yíng)、決策提供輔助決策支持。而通過人力資源信息規(guī)劃，建立統(tǒng)一的信息結(jié)構(gòu)體系與標(biāo)準(zhǔn)，可以統(tǒng)一信息孤島，提高人力資源信息的有效性。
例如員工學(xué)歷，是員工信息中非�；镜囊豁�(xiàng)信息。但是在很多大型企業(yè)中，各地分子公司對(duì)學(xué)歷的定義差異較大，詳細(xì)級(jí)別也各不相關(guān)，如果不加以規(guī)劃，其數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性很難保證。同時(shí)，學(xué)歷信息的維護(hù)權(quán)限要嚴(yán)格定義，從而保證信息的嚴(yán)肅性、安全性。
大型企業(yè)的各分子公司由于跨越不同行業(yè)，在人力資源管理上，側(cè)重點(diǎn)不一定雷同，會(huì)有一部分個(gè)性化的管理特點(diǎn)。在滿足大型企業(yè)總體需要的前提下，要滿足各行業(yè)分子公司人力資源管理需要，需要在信息、流程、功能、分析都要有所擴(kuò)展。通過人力資源信息規(guī)劃，建立可擴(kuò)展的信息結(jié)構(gòu)體系與標(biāo)準(zhǔn)，既能滿足總體需要，又能達(dá)到各分子公司個(gè)性化信息管理的要求。通過對(duì)人力資源信息規(guī)劃，組織和人員信息整合，實(shí)現(xiàn)了資源盤點(diǎn)，人崗匹配、分析。
大型企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，如果缺少了信息規(guī)劃;只能在短時(shí)間內(nèi)滿足操作層的需要;而要滿足管理層、決策層的人力資源分析、決策需要，人力資源信息規(guī)劃必不可少。通過人力資源信息規(guī)劃，消除信息孤島、暢通信息流、提高數(shù)據(jù)的綜合利用程度，將極大地提升信息系統(tǒng)的應(yīng)用效益。
人力資源信息如何規(guī)劃?既然對(duì)于大型企業(yè)的E-HR建設(shè)，人力資源信息規(guī)劃如此重要，那么究竟應(yīng)該如何實(shí)行呢?應(yīng)該充分考慮企業(yè)所處人力資源管理階段及其發(fā)展方向、結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，按照一定的方法步驟、遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、制定人力資源信息標(biāo)準(zhǔn)，建立人力資源信息結(jié)構(gòu)體系的人力資源信息規(guī)劃方法。信息規(guī)劃的過程中，重點(diǎn)要分析各人力資源業(yè)務(wù)，包括業(yè)務(wù)所涉及到的信息項(xiàng)(讀取、修改、增加)、狀態(tài)、流程、結(jié)果等，進(jìn)行信息需求和數(shù)據(jù)流分析，包括整理、定義交流數(shù)據(jù)的格式和內(nèi)容，對(duì)內(nèi)外、上下數(shù)據(jù)流進(jìn)行定義分析。
最后，形成一套包括信息集、信息項(xiàng)、流程狀態(tài)、流程結(jié)果、信息關(guān)聯(lián)、流程關(guān)聯(lián)、業(yè)務(wù)與信息關(guān)聯(lián)、業(yè)務(wù)與流程關(guān)聯(lián)的全套人力資源信息結(jié)構(gòu)體系，為人力資源信息系統(tǒng)的成功實(shí)施奠定基礎(chǔ)。
在人力資源信息規(guī)劃的這個(gè)過程中，需要注意幾點(diǎn)：
(1)這個(gè)過程會(huì)利用到信息資源管理最基本的標(biāo)準(zhǔn)——數(shù)據(jù)元素標(biāo)準(zhǔn)、信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)、用戶視圖標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)庫(kù)表標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)的建立，將貫穿信息需求分析、信息規(guī)劃全過程。
(2)人力資源信息規(guī)劃工作包括對(duì)大量復(fù)雜資料進(jìn)行分析整理，尤其是在眾多人員分小組進(jìn)行的過程中，需要保持定義與理解的一致性。資料的存儲(chǔ)、修改和后續(xù)利用需要規(guī)劃信息和知識(shí)的連續(xù)性。
(3)結(jié)果的審核是一個(gè)艱苦的過程，需要反復(fù)多次確認(rèn)。
規(guī)劃結(jié)果如何利用?
做完了人力資源信息規(guī)劃，就有了企業(yè)的信息結(jié)構(gòu)體系，那么如何利用它，實(shí)施過程中起到非�；A(chǔ)的又至關(guān)重要的作用。
首先，有了人力資源信息結(jié)構(gòu)體系，大型企業(yè)在全系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的人力資源基礎(chǔ)信息的遷移或采集，形成統(tǒng)一的信息平臺(tái)，成為水到渠成的事。所有現(xiàn)存于其它系統(tǒng)中的人力資源信息根據(jù)信息結(jié)構(gòu)體系中的信息標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行轉(zhuǎn)換，遷移到統(tǒng)一的人力資源信息平臺(tái)中，極大地利用上了已有的信息資源。根據(jù)企業(yè)人力資源管理的狀況，缺失的、錯(cuò)誤的信息可以根據(jù)新的信息體系架構(gòu)進(jìn)行補(bǔ)錄或者更正。
其次，按照信息結(jié)構(gòu)體系中定義完畢的業(yè)務(wù)處理的狀態(tài)、結(jié)果，以及對(duì)各信息集、信息項(xiàng)在每個(gè)步驟中的讀取、修改、增加等的不同操作，業(yè)務(wù)管理中涉及到的流程已經(jīng)基本被勾勒出來(lái)。按照這些定義配置、定制信息系統(tǒng)，可以很快完成業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)。
第三，大型企業(yè)人力資源管理必須要提升到?jīng)Q策支持這個(gè)層面上，否則，人力資源信息化的意義將被大大削弱;而人力資源信息規(guī)劃的結(jié)果將很容易為決策分析的建模所用。在確定的信息結(jié)構(gòu)體系下，針對(duì)主題的決策分析或綜合分析將有據(jù)可依，有的放矢。
最后，人力資源信息系統(tǒng)不能解決了內(nèi)部的信息孤島，又與其他系統(tǒng)(生產(chǎn)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng))形成了大型的信息孤島。而信息結(jié)構(gòu)體系提供了接口標(biāo)準(zhǔn)，基于信息結(jié)構(gòu)體系開發(fā)統(tǒng)一的信息接口，可以方便整個(gè)企業(yè)內(nèi)信息系統(tǒng)的集成。
信息規(guī)劃——為E-HR摩天大廈奠定堅(jiān)實(shí)地基
人力資源信息規(guī)劃為大型企業(yè)e-HR建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，基于信息結(jié)構(gòu)體系，企業(yè)可以逐步展開人力資源信息化的建設(shè)，如數(shù)據(jù)遷移、信息補(bǔ)采、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)、決策支持建模等過程。另外，在經(jīng)過人力資源信息規(guī)劃后，用戶方和實(shí)施方都基本把握了需求，大大降低了實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)。俗話說(shuō)“萬(wàn)丈高樓平地起”，有了良好的人力資源信息規(guī)劃，大型企業(yè)的e-HR就好像高樓大廈有了堅(jiān)實(shí)的地基，能夠?yàn)槠髽I(yè)高速發(fā)展提供最好的支持。
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