溝通越多，越難以溝通？
很多公司的工作都是從周二開(kāi)始的，因?yàn)橹芤坏闹饕蝿?wù)就是開(kāi)會(huì)。
公司發(fā)展越大，會(huì)有越來(lái)越多的溝通。新員工的加入，成立一個(gè)新團(tuán)隊(duì)，會(huì)議成了讓所有人保持同一步調(diào)，進(jìn)行信息同步和溝通的最好辦法。周會(huì)成為很多公司的“周一標(biāo)配例會(huì)”，因?yàn)樾枰偨Y(jié)上一周的工作，布置和協(xié)調(diào)本周的工作等等。確實(shí)，適當(dāng)?shù)拈_(kāi)會(huì)是必要的。
但是，但凡開(kāi)會(huì)，總是牽扯眾多，大會(huì)小會(huì)各種，如何避免那種浪費(fèi)時(shí)間，開(kāi)了半天卻沒(méi)有結(jié)果的會(huì)議?
最近，Intercom上的作者Geoffrey Keating提出了一個(gè)原則，值得我們好好思考：
不論是會(huì)議、郵件還是即時(shí)信息，應(yīng)該記得一個(gè)最重要的準(zhǔn)則是，溝通越多，就越難溝通。
這有點(diǎn)類似做軟件編程的人都知道布魯克定律(BrooksLaw)，如果給已經(jīng)延遲的項(xiàng)目增加人手，項(xiàng)目就會(huì)延遲更久。這個(gè)定律套用在會(huì)議上也是如此。如果開(kāi)會(huì)的人增加，會(huì)議時(shí)間也會(huì)相應(yīng)增加。
比如，有一個(gè)8人的會(huì)議，表面上看，8人的會(huì)議看起來(lái)沒(méi)有那么復(fù)雜。但是，如果每個(gè)人都參與溝通，溝通立刻戲劇化的復(fù)雜了。
如果你擅長(zhǎng)數(shù)學(xué)，可以用布魯克定律來(lái)算一下，公式是(n2-n) ÷ 2，即參與人數(shù)的平方減去人數(shù)，再除以2，最后，8個(gè)人的會(huì)議，需要28次連接進(jìn)行溝通。
一個(gè)會(huì)議，需要28次的溝通連接，為了開(kāi)好會(huì)，每個(gè)身在其中的人都應(yīng)該保持專注，需要注意力集中。
創(chuàng)業(yè)公司里，注意力是一種稀缺資源。所以，如果不需要開(kāi)會(huì)，不如用這個(gè)時(shí)間去做點(diǎn)別的事情吧。
但是，開(kāi)會(huì)還是很必要的。重要的不是要不要開(kāi)會(huì)，而是怎么要開(kāi)好會(huì)。Intercom 的產(chǎn)品副總裁Paul Adams認(rèn)為，一個(gè)好的會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)有三個(gè)，需要有人負(fù)責(zé)，需要有主題，最重要的是要有討論結(jié)果。
要有負(fù)責(zé)人
1、他來(lái)主持會(huì)議;
2、有責(zé)任將會(huì)議內(nèi)容聚焦在特定的主題上;
3、保證會(huì)議按時(shí)開(kāi)始;
4、保證會(huì)議在正常的軌道上，在一定時(shí)間里完成一開(kāi)始制定的目標(biāo)。
如果你走進(jìn)一個(gè)會(huì)議室，不清楚誰(shuí)是會(huì)議的負(fù)責(zé)人，這時(shí)候可以“遛”了，趕快去做些更有價(jià)值的事情吧。
說(shuō)明會(huì)議主題
1、會(huì)議負(fù)責(zé)人在開(kāi)會(huì)之前，應(yīng)該說(shuō)明會(huì)議的目標(biāo)。比如，我們需要在到底選A還是選B上做一個(gè)決定;
2、會(huì)議負(fù)責(zé)人還需要清晰地定義討論主題的“底線”。比如，今天我們不會(huì)討論關(guān)于UI的反饋，我們只接受討論到底是選A還是選B;
3、會(huì)議進(jìn)行中間，會(huì)議負(fù)責(zé)人可以收集寫下所做的決定，實(shí)施方案、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和日期;
4、最后一步，會(huì)議負(fù)責(zé)人需要讀出最后的決定，行動(dòng)計(jì)劃和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并確保這些沒(méi)有被誤讀;
5、最后，會(huì)議負(fù)責(zé)人可以發(fā)送一封類似“會(huì)議紀(jì)要”的郵件給各位與會(huì)者，把決定和實(shí)施方案再次告知各位，確保沒(méi)有誤解或者遺漏，并明確各位的'責(zé)任;
6、如果工作的最后時(shí)限沒(méi)有確定好，具體實(shí)施的負(fù)責(zé)人有義務(wù)讓其他人知道。
開(kāi)會(huì)的5個(gè)原則
1、如果會(huì)議比預(yù)定的時(shí)間提早結(jié)束，趕快結(jié)束會(huì)議并離開(kāi)。不要試圖用一些隨機(jī)的天馬行空的主題再填補(bǔ)這個(gè)時(shí)段;
2、如果你發(fā)現(xiàn)一個(gè)會(huì)議中，你不用在那里繼續(xù)開(kāi)會(huì)了，就和大家說(shuō)一聲，除非有人說(shuō)你需要待在那里，你就可以起身離開(kāi)了。沒(méi)人會(huì)生氣的;
3、如果你覺(jué)得這個(gè)會(huì)你不必去參加，就不用管這個(gè)會(huì)議是用來(lái)討論什么的了。千萬(wàn)不要為了“出現(xiàn)”在會(huì)上但卻不知道為什么要開(kāi)這個(gè)會(huì);
4、開(kāi)會(huì)永遠(yuǎn)不應(yīng)該是毫無(wú)必要地推遲決策的原因。當(dāng)需要做決定時(shí)，不要等待開(kāi)會(huì)。如果你需要反饋或者幫助，在一些例會(huì)前進(jìn)行。
5、最后，你的時(shí)間很寶貴。確保開(kāi)好會(huì)。你的同事會(huì)因此感謝你，每個(gè)人都是贏家。
如果一個(gè)會(huì)開(kāi)的好，每個(gè)人都會(huì)感到項(xiàng)目有進(jìn)展，事情也比之前清楚，整體感覺(jué)比較棒。一定要記著，會(huì)議是有機(jī)會(huì)成本的，要么通過(guò)會(huì)議把事情解決，要么把開(kāi)會(huì)的時(shí)間讓出來(lái)做更重要的事情。
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