如何籌備企業(yè)年會
何籌備一個完美的企業(yè)年會? 企業(yè)年會就是一個企業(yè)在一年工作后的工作總結,是必需的活動之一,通過年會企業(yè)領導者可以對一年工作作一次全面的總結,也可在這樣的機會中,凝聚企業(yè)的精神,團結號召大家一致為企業(yè)未來努力工作,這樣每年的年會需要創(chuàng)意、立新,讓員工有新的感受,新的意識,大家為企業(yè)的創(chuàng)新感到自豪,不可以輕率、簡單,應付了事,應該通過企業(yè)員工認可的方式,把每年的年會表現(xiàn)出自己的特色,讓企業(yè)員工樂在其中,讓領導者立意其里,這樣企業(yè)才有下一年的戰(zhàn)斗力.
年會日程表的制作是必須的.要準備出詳細的時間進度表,并且經(jīng)過論證,保證在年會出發(fā)前,或開始前,熟知于公司每一個位參加人員.這樣是保證年會成功、準時、有序的保證.
物品準備,飯、飲品、道具、車輛住宿準備:每個人的號碼、房間分配應該提前一天以郵件形式發(fā)給與會者,以使參會人員工對自己的房間號碼、年會時間安排、議題等作到心中有數(shù).物品配備、注意事宜,會中的要求和安排,力求每個人的心中有數(shù),避免在會期間,解釋不必要解釋的問題,遇到混亂,耽擱時間.
年會準備:正如任何事情一樣,完整的結局來自精確的準備.在年會準備工作上,應該具備組織準備和物質(zhì)準備以及相關工作程序方面的準備工作.只有做到未雨綢繆,才可能有水到渠成的功效.
組織準備:成立責定專人成立年會籌備組,召開年會,詳細策劃年會的事宜,落實工作到專人以及最后的時間限定.工作進度、特殊情況匯報人等等.
心理準備:在全公司全單位營造年會氣氛,使大家對年會的理解有一定的準備,包括聲勢、公司要求、年會倡導、公司精神等等.通過宣傳、海報、郵件、網(wǎng)站等等形式,也可以在年會前通過征集公司年會主題、公司年會標語口號、公司年會的背板等,吸引員工的參與關心意識.
人員準備:每個人都要有明確的分工,主要組織人員應該是公司主要領導者,對于年會的相關工作具有決策權力,其次要確定分工的具體工作工作人員,有年會創(chuàng)意策劃人員,需要對年會的總的精神和形式作出勾勒,采購人員負責年會工作的具體采購工作,根據(jù)年會所需要的具體內(nèi)容購買相關物品、年會獎品、年會就餐用品、年會會場用品等,攝影人員要求為年會負責攝影,安排專人,準備攝影所需用品,為年會全程攝影,包括年會準備期間,年會出發(fā)現(xiàn)場期間、年會期間、大會合影、就餐以及車行活動的場面以及到年會結束的照片等,要求年會活動結束后統(tǒng)一整理,或制作光盤存檔,或整理制作光盤共享或發(fā)與參與者紀念等.
年會形式:一種是領導發(fā)言總結,大家聽會,之后會餐活動.另一種是領導大會作全年工作總結,明年工作展望,然后立即轉(zhuǎn)入分會場分組討論公司熱門話題,各分會場拿出討論材料,在主會場安排專人作報告,之后會餐活動.
年會內(nèi)容:公司經(jīng)營、管理、業(yè)務拓展、新技術開發(fā)、企業(yè)文化、員工福利、戰(zhàn)略思想年會議程:年會是一年工作的總結和鑒定,次年工作的展望和設想.也是放松心情、凝聚精神、交流溝通的聚會,年會是一個側(cè)重點,娛樂更是年會所必須,畢竟年會是公司領導的大事,福利是員工的大事,在年會得到高高興興的玩樂、輕輕松松的放松、愉快地享受才是大多數(shù)成員的想法和需要.所以,年會時間最宜召開應該以一天開會,一天娛樂對開為宜.
年會的人員和細節(jié)工作安排
一、人員分工
由年會小組的負責人依據(jù)大家本身的特長來分配工作.
有組織能力的人會去發(fā)動公司的員工,并將大家組織在一起排練在年會上演出的才藝,請專業(yè)的老師進行授課,為表演的人安排練習場所,聯(lián)系現(xiàn)場的服裝化妝等一切相關的工作.
有人負責采購一切活動所需要的物品,有人負責與場地進行聯(lián)系及協(xié)調(diào)工作,有人負責公司內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作等等.
年會小組中每個人都將獨立負責自己的環(huán)節(jié)部分的準備工作,并及時統(tǒng)一向負責人報告,確�；顒拥捻樌M行.同時,負責人也應準備一套應急預案以確認突發(fā)情況的.發(fā)生.
二、嘉賓邀請
由專門負責此項工作人員進行嘉賓邀請.有的公司年會會邀請一些公司的重要的客戶或嘉賓來參加,不僅能讓客戶和嘉賓感到收到重視,更能讓客戶了解公司的實力以及員工的素質(zhì).另外,如果資金允許,還會特別的去邀請一名到兩名社會上的知名人士來到現(xiàn)場參與表演或是互動.
三、節(jié)目演出
公司的年會上都會有公司的員工參與或編排的表演.可以請來專業(yè)的老師進行指導并協(xié)助編排節(jié)目.因為大家都不是專業(yè)演員,必須要多做整合預演.可以集中所有演出人員及主持人,在布置好的現(xiàn)場按照時間順序彩排各個環(huán)節(jié).彩排能夠使演出人員熟悉舞臺位置,上下臺方向,現(xiàn)場音樂效果并了解如何和其他人員如何配合.
四、制作、購買物品
通常在年會開始的前一天布置,(也要考慮到工作量是否合適).現(xiàn)場搭建,包括舞臺區(qū),嘉賓區(qū)(餐區(qū)),VIP室,候場區(qū),化妝區(qū).有些公司為了體現(xiàn)出對員工的細致,還會特別準備餐前交淡區(qū)及吸煙區(qū).
五、細節(jié)安排
一場公司年會的細節(jié)安排也是非常重要的.每個環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)中的串場安排也可以看出組織的精心安排.是通過主持人的串詞,還是通過視頻音樂,不同的設置也會帶來意思不到的效果.
現(xiàn)在越來越多的公司會啟用更專業(yè)的年會策劃公司為自己公司打造不同以往的年會,讓年會舉辦的更專業(yè)更精彩.上海精覺傳播機構曾經(jīng)幫過不少公司策劃年會,客戶感覺每個公司的年會都是在最大程度的展現(xiàn)自己公司的文化特色,讓所有的員工對公司充滿信心,安心的進行工作.因此,公司年會的策劃及管理就體現(xiàn)出了它的重要性.