文秘工作前景的調(diào)查報(bào)告
一、前言
文秘人員是一種社會(huì)從屬性、服務(wù)性職業(yè).秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)同外界接觸交往的重要渠道,除了領(lǐng)導(dǎo)人本人直接收集的信息而外,一個(gè)單位的文件、電話(huà)、傳真、報(bào)表等信息,都是先由秘書(shū)收發(fā)登記處理的.所以文書(shū)工作、信息工作、接待工作等成為秘書(shū)職業(yè)的經(jīng)常性基礎(chǔ)工作.在一定情況下,秘書(shū)還可能被授權(quán)代表領(lǐng)導(dǎo)人處理某些事務(wù),秘書(shū)部門(mén)的負(fù)責(zé)人或個(gè)別秘書(shū)常常起著領(lǐng)導(dǎo)的“代言人”、“代理人”、接近行政助理的作用.領(lǐng)導(dǎo)工作的全面性,決定了輔助、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)人工作的秘書(shū)職業(yè),也就必然帶有強(qiáng)烈的全面性,它不同于任何專(zhuān)門(mén)職能部門(mén),不會(huì)長(zhǎng)期拘限于某項(xiàng)專(zhuān)門(mén)性的業(yè)務(wù)工作,但秘書(shū)必須全面綜合各種信息,是領(lǐng)導(dǎo)的全方位助手.因此,任何部門(mén)或任何部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)如果缺少秘書(shū)職業(yè)或者秘書(shū)工作的支撐,領(lǐng)導(dǎo)人將很難準(zhǔn)確掌握信息,密切聯(lián)系群眾,進(jìn)而很難進(jìn)行科學(xué)有效的領(lǐng)導(dǎo).
隨著信息社會(huì)、網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的高速發(fā)展,社會(huì)的分工愈加細(xì)化,各領(lǐng)域、各行業(yè)的管理工作中的決策活動(dòng)和輔助性活動(dòng)相分離,為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施提供服務(wù)的文秘人員,在各個(gè)工作領(lǐng)域中就起到十分重要的作用.社會(huì)究竟需要什么樣的文秘人才?文秘人才又應(yīng)具備哪些素質(zhì)、職業(yè)能力?由于高校的不斷擴(kuò)招大學(xué)生已經(jīng)不是以前的搶手貨,而是隨處可見(jiàn)的待業(yè)人員.對(duì)于文秘專(zhuān)業(yè)的學(xué)生而言就業(yè)壓力是不言可喻的,因?yàn)楹芏嗥渌麑?zhuān)業(yè)的女學(xué)生未必都是從事與專(zhuān)業(yè)對(duì)口的行業(yè)相反的是從事文秘方面的文職類(lèi)工作,若再加上一些其他或有或無(wú)的狀況時(shí)時(shí)出現(xiàn),這對(duì)文秘專(zhuān)業(yè)的學(xué)生的沖擊力加大成了一種必然,因此對(duì)于文秘專(zhuān)業(yè)社會(huì)需求情況調(diào)查顯得非常有必要.
二、研究方法
研究所采用的方法:主要通過(guò)面談與調(diào)查調(diào)查的方式對(duì)文秘專(zhuān)業(yè)的市場(chǎng)需求進(jìn)行了調(diào)查,較為全面地了解社會(huì)對(duì)文秘專(zhuān)業(yè)人才的需求情況,用人單位對(duì)文秘人員的技能要求,以及文秘從業(yè)人員的薪金情況和文秘人員的職業(yè)生涯發(fā)展?fàn)顩r.
三、研究結(jié)果及分析
文秘類(lèi)工作的社會(huì)需求在不斷的增長(zhǎng),我們不能過(guò)分擔(dān)心供大于求,只要做好本職工作,及時(shí)了解市場(chǎng)信息并做到有永不懈怠的“進(jìn)取心”、寵辱不驚的“平常心”、謹(jǐn)小慎微的“細(xì)致心”,切實(shí)提升自己.前途是光明的,道路是曲折的.
1、社會(huì)對(duì)文秘專(zhuān)業(yè)人才的需求情況
國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、全民所有制單位的文秘人員需求量在逐步遞減,而外資企業(yè)、民辦企業(yè)的文秘人員需求量在逐步遞增.大型單位分工較細(xì),文秘人員的需求量大,多以行政秘書(shū)工作為主,有專(zhuān)職文員、專(zhuān)職檔案員、人事文員等,職責(zé)比較單一中小型單位的文秘人員需求量小,一般出任文秘人員實(shí)際上是一種“綜合秘書(shū)”,也稱(chēng)為“辦公室文員”,身兼多職,通過(guò)與從事此行業(yè)的人訪(fǎng)談所知,通常要照顧到最基本的日常工作,即收發(fā)文件、接待來(lái)訪(fǎng)客人、人員考勤等方面.需要提到的一點(diǎn)是由于國(guó)際貿(mào)易的日益發(fā)展,不難發(fā)現(xiàn)外企也需要用到文秘人員,但對(duì)于英語(yǔ)更加偏重,至少也要能用日常英語(yǔ)與人溝通即有cet―4以上的英語(yǔ)能力,職位多以外貿(mào)跟單為主.雖然中小型單位對(duì)文秘人員需求量,但中小型單位的數(shù)量呈增長(zhǎng)趨勢(shì),所以中小型單位的綜合文秘人員的需求量總的來(lái)說(shuō)是增長(zhǎng)的.而且在經(jīng)濟(jì)、法律、醫(yī)務(wù)方面也需要增加文秘人員來(lái)協(xié)助管理工作.現(xiàn)階段主要是以“綜合秘書(shū)”(辦公室文員)以及總裁助理為崗位群體.“辦公室文員”隊(duì)伍迅速壯大,“商務(wù)秘書(shū)”逐漸增多,同時(shí),每個(gè)職業(yè)崗位群所對(duì)應(yīng)的職業(yè)崗位變化也很大,不斷有新興的崗位誕生.由此可見(jiàn),秘書(shū)的社會(huì)需求是相當(dāng)大的.
2、用人單位對(duì)文秘人員的技能要求
用人單位認(rèn)為好的秘書(shū)人員必須要有好的職業(yè)道德與素質(zhì)中,包括隨機(jī)應(yīng)變,任勞任怨,服從領(lǐng)導(dǎo),當(dāng)好參謀,善于合作,嚴(yán)于律己,實(shí)事求是,勇于創(chuàng)新,甘于奉獻(xiàn),恪守信用,嚴(yán)守機(jī)密,遵紀(jì)守法,廉潔奉公.由此可見(jiàn),大部分企事業(yè)單位最為看重的是秘書(shū)本人的靈活程度與努力程度.而認(rèn)為文秘專(zhuān)業(yè)應(yīng)拓展的知識(shí)與能力如下:公文寫(xiě)作能力,辦公自動(dòng)化設(shè)備操作能力,人際商務(wù)溝通技巧,人力資源管理,演講與口才,電子文件管理,書(shū)法.根據(jù)不同行業(yè)的要求要懂得本行業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景、辦公室事務(wù)管理知識(shí)、應(yīng)變能力、商務(wù)知識(shí)、法律知識(shí).由此看出,現(xiàn)在社會(huì)上對(duì)文秘的人際溝通協(xié)調(diào)能力,口頭、筆頭的表達(dá)能力都有了很高的要求.
除此之外,各單位還希望文秘具備業(yè)務(wù)背景,如生產(chǎn)部秘書(shū)職位要求化工或理工科背景;涉外秘書(shū)職位要求至少要有英語(yǔ)四級(jí)級(jí)證書(shū)級(jí)口語(yǔ)良好能進(jìn)行基本的交流;公關(guān)部門(mén)秘書(shū)職位要求具備公共關(guān)系管理的基礎(chǔ)知識(shí)和一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等.不難發(fā)現(xiàn)具備以上相關(guān)崗位條件的會(huì)優(yōu)先錄用.在新形勢(shì)下,文秘人員的關(guān)鍵能力應(yīng)更全面,從業(yè)能力應(yīng)更細(xì)致,關(guān)鍵能力和從業(yè)能力所共同表現(xiàn)出的綜合職業(yè)能力應(yīng)更強(qiáng).
3、企業(yè)認(rèn)為文秘專(zhuān)業(yè)需開(kāi)設(shè)的課程
1、職業(yè)道德;2、秘書(shū)禮儀;3、辦公室日常事務(wù)處理;4、文書(shū)擬寫(xiě)與制作;5、辦公軟件的使用;6、辦公設(shè)備的使用與維護(hù);7、會(huì)議服務(wù);8、文檔管理;9、接待與差旅服務(wù);10、信息管理與調(diào)研.
4、文秘從業(yè)人員的薪金情況
通過(guò)調(diào)研,文秘人員的月薪情況如下:月薪在500―1000元以下文秘占32.1%.1000―3000的文秘占45.2%;3000―5000元的文秘占9.3%.5000―8000元的文秘占6.3%;8000―10000元的文秘占2.8%.10000元以上的文秘占2.2%.70%以上的文秘人員月薪在3000以?xún)?nèi),大部分文秘人員對(duì)薪金現(xiàn)狀表示比較滿(mǎn)意,有的文秘人員甚至還打算向高層次拼博,成為高級(jí)秘書(shū),獲取更高的薪金.
5、文秘人員的職業(yè)發(fā)展前景
通過(guò)調(diào)研,我們發(fā)現(xiàn)從事秘書(shū)工作年限的,3個(gè)月以下的占14.5%,1年以下的占18.6%,1―3年占40.3%,3―5年的占14.1%,5―10年的占6.7%,10年以上的占5.8%.隨著企事業(yè)單位用人機(jī)制改革的深化,從業(yè)文秘人員在一個(gè)單位的一個(gè)崗位上干一輩子的可能性越來(lái)越小,升遷或轉(zhuǎn)職機(jī)會(huì)多,一般在3―5年后會(huì)得到晉級(jí)的機(jī)會(huì).
行政主管是文秘人員未來(lái)的主要職業(yè)發(fā)展方向.文秘人員因工作接觸到單位業(yè)務(wù)的各個(gè)方面,在職業(yè)轉(zhuǎn)換,特別是單位內(nèi)部換崗晉升具有很好的優(yōu)勢(shì),換崗晉升的可能依次是行政主管、經(jīng)理助理、人力資源經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理、秘書(shū)(初級(jí)、中級(jí)、高級(jí))、市場(chǎng)部主管、公關(guān)部主管、財(cái)務(wù)管理人員.
不要覺(jué)得做文秘人員很困惑,發(fā)展空間狹小,只要努力學(xué)習(xí)充電或深造,具有較強(qiáng)的工作能力,自然會(huì)得到晉升的機(jī)會(huì).所以高職高專(zhuān)院校的文秘專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生應(yīng)該不僅具有勝任工作的能力,而且應(yīng)該具有不斷更新知識(shí)和技能的能力.社會(huì)需要的是復(fù)合型人才,秘書(shū)職業(yè)所需要的是通才+管理人才十創(chuàng)新意識(shí).秘書(shū)是一個(gè)富于挑戰(zhàn)的職業(yè),必須努力攀爬,才能到達(dá)目標(biāo).作為文秘人員,要想在人群中脫穎而出,出類(lèi)拔萃,就必須放棄保守被動(dòng)的心理,而應(yīng)積極進(jìn)取,迎接一切挑戰(zhàn).
6、工作內(nèi)容多數(shù)為瑣碎的事務(wù)性工作
繁、雜、忙、累四個(gè)字就是對(duì)文秘人員工作特點(diǎn)的最適當(dāng)形容.
此次調(diào)研,我們發(fā)現(xiàn)文秘人員的工作是辛苦的,每天都是些平凡、瑣碎、細(xì)微的事務(wù)性工作,不止是打印文件,整理資料.將近20%的文秘人員成為管理助手,從事文字檔案管理、行政后勤管理、協(xié)助經(jīng)營(yíng)管理、組織協(xié)調(diào)公司會(huì)務(wù)、公關(guān)與政府關(guān)系和公務(wù)差旅等.許多臨時(shí)性工作隨經(jīng)理主管們的日程安排變化而變化,經(jīng)常加班沒(méi)有規(guī)律,需要不斷熟悉掌握公司各部門(mén)業(yè)務(wù),收集、處理各種信息.還要在復(fù)雜而且繁瑣,看似一些枯燥乏味、雞毛蒜皮的小寡情之間,處理協(xié)調(diào)上下級(jí)和各部門(mén)關(guān)系,做到萬(wàn)無(wú)一失.在很多情況下,文秘的`工作是事無(wú)巨細(xì)的.
四、研究討論
1、學(xué)生存在的問(wèn)題
通過(guò)大量的企業(yè)調(diào)研,并對(duì)比企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),我們的畢業(yè)生還存在學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)、責(zé)任心不強(qiáng)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力差等問(wèn)題.但是從用人單位考慮,企業(yè)在考慮人才成本、人才的穩(wěn)定性、實(shí)踐動(dòng)手能力強(qiáng)等方面,還是很愿意接受職業(yè)學(xué)校的學(xué)生的.另外,也希望職業(yè)學(xué)校的畢業(yè)生要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念.在走訪(fǎng)過(guò)幾家企業(yè)中,沒(méi)有一個(gè)企業(yè)不重視員工的自學(xué)(學(xué)習(xí)能力的),不具備良好的學(xué)習(xí)能力,養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣,很難在該領(lǐng)域有較大發(fā)展.
另外,中等職業(yè)學(xué)校畢業(yè)生還普遍存在專(zhuān)業(yè)技能不足、基礎(chǔ)知識(shí)薄弱,使后續(xù)發(fā)展空間受限,就業(yè)期望值過(guò)高等問(wèn)題,所以正確認(rèn)識(shí)自己的位置,具有良好的心理狀態(tài),先就業(yè),再擇業(yè),在工作中不斷的學(xué)習(xí),積累經(jīng)驗(yàn),是職業(yè)學(xué)校學(xué)生的最佳選擇.
另外,企業(yè)在選擇人才時(shí)也特別重視應(yīng)聘人員的思想品質(zhì)及職業(yè)道德.
2、解決方法及建議
(1)、努力加強(qiáng)自身的培養(yǎng),加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)認(rèn)識(shí).很多同學(xué)對(duì)于自己所處的文秘專(zhuān)業(yè)認(rèn)識(shí)模糊不清,專(zhuān)業(yè)認(rèn)識(shí)不清必然導(dǎo)致學(xué)習(xí)興趣不濃,缺乏動(dòng)力.因此,要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)介紹,如:專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)、市場(chǎng)需求、素質(zhì)要求、就業(yè)前景等.
(2)、向通才發(fā)展.凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢.要眼光長(zhǎng)遠(yuǎn)樹(shù)立自己的目標(biāo),明確自己的成才目標(biāo),給自己一個(gè)機(jī)會(huì)去轉(zhuǎn)變:從一個(gè)無(wú)才――專(zhuān)才――通才.時(shí)刻留意崗位的要求,并盡可能的將用人單位的要求轉(zhuǎn)變成為求職者自身具備的能力,增強(qiáng)就業(yè)能力
(3)、從基層做起,敢于接受挑戰(zhàn).萬(wàn)事起頭難.文秘一職分工廣泛,分有多種職位,其中最常見(jiàn)的便是辦公室文員、助理.
(4)、面對(duì)相關(guān)證書(shū)的重要程度提升要努力考取.既然現(xiàn)在用人單位對(duì)“國(guó)家秘書(shū)資格證”、“英語(yǔ)四級(jí)證”等證書(shū)的認(rèn)可,為增加自身的競(jìng)爭(zhēng)力應(yīng)該盡全力去考,在備考的過(guò)程中其實(shí)是在提升著自己的能力.
(5)、秘書(shū)人員應(yīng)具備的能力、知識(shí)、技能應(yīng)有意識(shí)培養(yǎng)
公文寫(xiě)作能力、辦公自動(dòng)化設(shè)備操作能力、人際溝通能力、執(zhí)行能力、合作能力都是秘書(shū)人員需要具備的能力,如果現(xiàn)處學(xué)校各高校應(yīng)該不同程度的增加課程的數(shù)量給學(xué)生提供訓(xùn)練的平臺(tái),若處于在職我秘書(shū)人員則應(yīng)在日程的事物中多加注意與培養(yǎng).
五、結(jié)束語(yǔ)
文秘人員社會(huì)需求量很大,大多數(shù)文秘人員在從事文秘工作3一5年后會(huì)轉(zhuǎn)換崗位或得到晉升,但并不表示文秘是吃青春飯的職業(yè).雖然在中、初級(jí)文秘人員中女性占絕大多數(shù),但也不表示文秘是“花瓶職業(yè)”.做到五六十歲退休的女秘書(shū)大有人在,比爾蓋茨的秘書(shū)就是一位很老練成熟的秘書(shū),可以把比爾蓋茨的日程安排設(shè)計(jì)到分和秒.在西方國(guó)家很多年長(zhǎng)資深的秘書(shū)他們會(huì)更加受青睞,因?yàn)樗?他們的自身的素質(zhì),以及對(duì)企業(yè)文化的認(rèn)同度都造成了她/他們?cè)诼殬I(yè)生涯中的游刃有余.這也是高級(jí)秘書(shū)和初級(jí)文員的區(qū)別,也是文秘職業(yè)縱向發(fā)展的方向.文秘人員在日常工作中接觸到人事、財(cái)務(wù)、專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)的機(jī)會(huì)比較廣泛,對(duì)各方面技能要求很高,只有具備較強(qiáng)的文字與語(yǔ)言表達(dá)能力、綜合協(xié)調(diào)合作能力和邏輯思維與分析能力,富有經(jīng)驗(yàn)的文秘人員才是在我們社會(huì)急需的復(fù)合性人才.社會(huì)對(duì)文秘人員的需求情況決定了文秘職業(yè)是一個(gè)充滿(mǎn)活力和挑戰(zhàn)性的職業(yè),也是一個(gè)具有廣闊發(fā)展前景的職業(yè)
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